Cómo utilizar el software de gestión de activos creativos para una mayor visibilidad

Según Playbook, un asombroso 78% de los activos digitales nunca se utilizan, y el 33% de los profesionales creativos pierden más de una hora cada semana buscando archivos.

Esto no solo es frustrante. Le está costando a su empresa mucho dinero e impulso creativo. 

Ahí es donde la gestión de activos creativos viene al rescate. Estamos hablando de un enfoque estratégico para organizar, almacenar y recuperar tus tesoros digitales que transforma el caos en claridad.

Cuando se implementa correctamente, el software de gestión de activos creativos almacena sus archivos, y los hace visibles, accesibles e increíblemente útiles para todo tu equipo. 

La diferencia entre las empresas que prosperan creativamente y las que tienen dificultades a menudo se reduce a una cosa: qué tan bien administran sus activos digitales a través de un sistema de gestión de activos centralizado.

Analicemos cómo puede aprovechar el software de administración de activos digitales (DAM) para aumentar la capacidad de descubrimiento y desbloquear el verdadero potencial de su contenido. 

Comprensión de los fundamentos de la gestión de activos creativos

Qué hace que la gestión de activos digitales sea esencial para la capacidad de descubrimiento

Esta es la cuestión: la mayoría de las organizaciones tratan sus archivos digitales y activos creativos como si fueran un cajón de basura.

Todo se tira a la basura, y cuando necesitas algo específico, te quedas hurgando con la esperanza de tener suerte.

Un sistema DAM adecuado, como Filecamp, Bynder o Mediavalet, cambia este script por completo al proporcionar una plataforma centralizada en la que cada activo creativo tiene su lugar designado. 

La gestión moderna de activos digitales va mucho más allá del almacenamiento básico de archivos. Piense en sistemas sofisticados en los que cada imagen, vídeo, grabación de audio, logotipo y archivo de diseño tenga su lugar y propósito.

Esto incluye contenido multimedia como podcasts, grabaciones de webinars, y presentaciones en vídeo que tradicionalmente se realizaban de forma aislada, pero que contenían información valiosa que se podía buscar cuando se procesaban adecuadamente mediante un sistema de gestión de activos.

La diferencia fundamental radica en el pensamiento estratégico.

El almacenamiento básico de archivos responde «¿Dónde puedo poner esto?» La administración estratégica de activos se pregunta: «¿Cómo descubrirá alguien esto dentro de seis meses?» Esto puede afectar directamente a las capacidades de búsqueda y recuperación, creando toda tu biblioteca de contenido (¡incluidos los archivos de audio y vídeo que antes no se podían buscar!) un recurso poderoso y accesible en lugar de un agujero negro digital. 

Los puntos débiles más comunes cuando los activos digitales permanecen desorganizados incluyen esfuerzos duplicados, marcas inconsistentes, plazos incumplidos y miembros del equipo frustrados.

¡Hemos visto a empresas recrear literalmente los activos existentes porque no podían encontrar los originales!

Se trata de recursos desperdiciados que podrían haberse invertido en innovación y crecimiento. Un sistema DAM centralizado elimina estas ineficiencias y ayuda a optimizar los flujos de trabajo creativos.

Características clave que impulsan la visibilidad de los activos

La magia ocurre cuando su plataforma de gestión de activos creativos incluye funciones sólidas diseñadas específicamente para que sea fácil de detectar.

Las capacidades de metadatos son la columna vertebral de cualquier sistema de gestión de activos con capacidad de búsqueda. Piense en los metadatos como el ADN de sus activos digitales.

Cuando los archivos se etiquetan automáticamente con información relevante como la fecha de creación, el tipo de archivo, el nombre del proyecto, los derechos de uso e incluso el contenido transcrito de archivos de audio y vídeo, la función de búsqueda se vuelve increíblemente potente. 

Las plataformas inteligentes como MediaValet y Bynder pueden generar automáticamente etiquetas basadas en el contenido visual y la transcripción del audio, lo que permite buscar «fondos azules», «fotos de estilo de vida» o incluso citas específicas mencionadas en una presentación grabada.

Este análisis de contenido basado en inteligencia artificial transforma los medios que antes no se podían buscar en activos detectables y procesables dentro de su sistema centralizado. 

Los sistemas de etiquetado y las taxonomías llevan la gestión de activos digitales aún más lejos al crear categorías y relaciones lógicas entre los activos.

Las funciones de control de versiones mantienen la integridad de los activos y, al mismo tiempo, permiten la detección. Después de todo, ¡nada reduce la productividad más rápido que trabajar con archivos obsoletos!

Cuando su sistema DAM identifica claramente la versión más actual y archiva las iteraciones anteriores, los equipos pueden hacerse con los activos correctos en todo momento con confianza. 

La configuración de permisos de usuario equilibra el acceso con la seguridad, lo que garantiza que las personas adecuadas puedan descubrir y usar los activos y, al mismo tiempo, proteger los materiales confidenciales o en proceso. Esto crea un entorno de confianza en el que la capacidad de detección no compromete el control del sistema de gestión de activos. 

Optimice su organización de activos digitales para lograr la máxima visibilidad

Desarrollar un sistema estratégico de taxonomía y etiquetado

La creación de activos digitales detectables comienza con la creación de una base que tenga sentido para su organización a través de un sistema de gestión de activos bien estructurado.

Te recomendamos desarrollar convenciones de nomenclatura coherentes que admitan la funcionalidad de búsqueda para tus recursos creativos desde el primer día.

Por ejemplo, en lugar de nombres de archivo crípticos como "IMG_2847.jpg», utilice nombres descriptivos que cuenten una historia: «ProductLaunch_Hero_BlueTheme_2024.jpg». 

Para el contenido multimedia, considere la posibilidad de implementar servicios de transcripción basados en inteligencia artificial que puedan extraer automáticamente palabras clave, temas y citas de sus archivos de audio y vídeo. Esto transforma el contenido que antes no se podía buscar en activos detectables basados en texto dentro de su plataforma DAM centralizada. Cuando alguien busca un concepto específico discutido en la presentación ejecutiva del último trimestre, puede encontrarlo al instante a través del contenido transcrito. 

Las estructuras jerárquicas de carpetas deben reflejar el funcionamiento real de tu equipo creativo. Si tu equipo de marketing organiza las campañas por trimestre y luego por línea de productos, tu estructura de gestión de activos digitales debe seguir la misma lógica. Esta organización intuitiva ayuda a los usuarios a navegar de forma natural y, al mismo tiempo, admite algoritmos de búsqueda automatizados dentro de su sistema de gestión de activos.

Las estrategias de etiquetado integrales que utilizan palabras clave relevantes transforman su biblioteca de activos en un potente motor de descubrimiento. Piense más allá de los descriptores obvios: incluya etiquetas contextuales como el estado de ánimo, la paleta de colores, el público objetivo, los escenarios de uso e incluso etiquetas basadas en la transcripción para el contenido de vídeo y audio. Cuanto más cuidadosamente etiquete los activos al subirlos a su sistema DAM, más fáciles de detectar con el tiempo.

Aproveche las capacidades avanzadas de búsqueda y filtrado

Las plataformas modernas de gestión de activos creativos ofrecen herramientas de búsqueda sofisticadas que van mucho más allá de la coincidencia básica de palabras clave. Los parámetros de búsqueda inteligentes deben configurarse para que coincidan con las necesidades y los flujos de trabajo específicos de su equipo.

Si su equipo de diseño busca con frecuencia por color o estilo de composición, mientras que su equipo de contenido busca temas específicos mencionados en las reuniones grabadas, asegúrese de que esos filtros estén disponibles de manera destacada en su sistema centralizado de administración de activos. 

Las colecciones inteligentes y las carpetas dinámicas representan el siguiente nivel de organización de gestión de activos digitales. Estas funciones agrupan automáticamente los activos en función de criterios predefinidos, creando colecciones activas que se actualizan a medida que se añaden nuevos activos relevantes a su sistema DAM.  

Capacidades de búsqueda de texto completo en contenido de audio y vídeo transcrito abren posibilidades completamente nuevas para el descubrimiento de activos. Los equipos ahora pueden buscar frases, conceptos o debates específicos que hayan aparecido en el contenido grabado, lo que permite acceder al instante a información previamente oculta a través de su plataforma centralizada. 

Las opciones de búsqueda por facetas permiten una rápida localización de activos al permitir a los usuarios combinar varios criterios simultáneamente dentro de su sistema de gestión de activos. Los usuarios pueden filtrar por tipo de archivo, intervalo de fechas, proyecto, características visuales e incluso contenido hablado de una sola vez, lo que reduce drásticamente los resultados a exactamente lo que necesitan. 

Implemente flujos de trabajo inteligentes para mejorar la gestión de activos

Optimice los procesos de carga y admisión de activos creativos

El secreto de la capacidad de detección a largo plazo reside en la creación de procedimientos de carga estandarizados que garanticen la coherencia de los metadatos desde el momento en que los activos digitales entran en su sistema centralizado. En el caso del contenido multimedia, esto incluye procesos de transcripción automática que convierten las palabras habladas en texto con capacidad de búsqueda, lo que hace que el contenido de audio y vídeo sea tan fácil de descubrir como los documentos escritos en su plataforma DAM. 

Los flujos de trabajo de aprobación mantienen la calidad y mejoran la velocidad al incorporar los pasos de revisión y etiquetado directamente en el proceso de admisión.

Los sistemas avanzados de administración de activos pueden analizar automáticamente el contenido subido (es decir, extraer palabras clave de las imágenes, transcribir el discurso de los vídeos e identificar temas clave) incluso antes de que los activos lleguen a su biblioteca principal. Esto ayuda a agilizar todo el flujo de trabajo creativo. 

Las reglas de etiquetado automático basadas en los tipos de archivos y las fuentes pueden impulsar el proceso de organización dentro de su sistema de gestión de activos digitales.

Por ejemplo, los archivos subidos por tu proveedor de fotografía pueden recibir automáticamente etiquetas de «fotografía profesional» y «gestión de derechos», mientras que las reuniones grabadas se etiquetan como «solo para uso interno» y se transcriben automáticamente para poder buscarlas. 

Las vías de integración con las herramientas y plataformas creativas existentes crean flujos de trabajo fluidos que fomentan una gestión adecuada de los activos.

Cuando tu equipo puede guardar datos directamente de Adobe Creative Cloud en tu sistema DAM con un rellenado automático de metadatos, o cuando las reuniones grabadas de Zoom se sincronizan automáticamente con la transcripción y el etiquetado, el cumplimiento se convierte en algo sencillo y no engorroso.

Permita la colaboración entre equipos y el intercambio de activos

Los roles y permisos de usuario configurados garantizan los niveles de acceso adecuados y, al mismo tiempo, mantienen la capacidad de detección en todos los departamentos a través de su sistema de administración de activos centralizado.

Es posible que el departamento de marketing necesite acceder a los recursos finales y a las transcripciones asociadas o a las notas del programa, mientras que el equipo creativo necesita acceder a los archivos de trabajo y al material original.

Los sistemas de permisos inteligentes hacen que las personas adecuadas puedan descubrir los activos en el momento adecuado dentro de su plataforma DAM. 

Los sistemas de notificación de actualizaciones de activos y nuevas incorporaciones mantienen a los equipos informados sin abrumarlos.

Cuando el vídeo perfecto de demostración del producto finalmente se apruebe, se añada a la biblioteca y se transcriba automáticamente, los miembros pertinentes del equipo recibirán una notificación con resúmenes del contenido con capacidad de búsqueda a través de su sistema de gestión de activos digitales.

Los espacios de trabajo compartidos facilitan la colaboración basada en proyectos al crear entornos centrados en los que los activos relacionados, incluidos notas de reuniones transcritas, sesiones de lluvia de ideas grabadas y resultados finales: en vivo juntos temporalmente.

Estos espacios mantienen la organización y, al mismo tiempo, respaldan la naturaleza dinámica de los proyectos creativos dentro de su plataforma centralizada. 

Las funciones de uso compartido e incrustación de enlaces para las partes interesadas externas amplían la capacidad de descubrimiento más allá de su equipo interno.

Los clientes, proveedores y socios pueden acceder a colecciones de activos específicas con transcripciones y resúmenes en los que se pueden buscar sin necesidad de acceder por completo al sistema DAM, lo que ayuda a agilizar la colaboración y, al mismo tiempo, a mantener la seguridad. 

Maximice la capacidad de descubrimiento mediante la optimización estratégica de los activos

Mejore los metadatos para mejorar el rendimiento de búsqueda

La identificación de los campos de metadatos críticos que respaldan las necesidades específicas de su organización constituye la base de las bibliotecas de activos con capacidad de búsqueda. En el caso del contenido multimedia, esto incluye transcripciones generadas automáticamente, palabras clave extraídas, identificación de ponentes y resúmenes de temas que hacen que el contenido de audio y vídeo sea tan fácil de buscar como los documentos de texto en su sistema de gestión de activos digitales. 

Las descripciones ricas en palabras clave mejoran los resultados de búsqueda interna al proporcionar un contexto de lenguaje natural que los algoritmos de búsqueda pueden entender. En lugar de descripciones técnicas de los archivos, escribe metadatos como si estuvieras explicando el activo a un nuevo miembro del equipo.

Para contenido grabado, esto podría incluir descripciones resumidas de los puntos de discusión clave, las decisiones tomadas o los elementos de acción identificados a través de su sistema centralizado de administración de activos. 

La información contextual sobre los derechos de uso, las restricciones de licencia y el estado de aprobación ayuda a los usuarios a comprender no solo qué es un activo, sino también cómo pueden usarlo. En el caso del contenido grabado, esto puede incluir consideraciones de privacidad, permisos de orador o niveles de sensibilidad del contenido gestionados a través de la plataforma DAM. 

El análisis de contenido basado en inteligencia artificial puede mejorar automáticamente los metadatos al identificar objetos en las imágenes, extraer citas clave de los vídeos, resumir las grabaciones de las reuniones y generar etiquetas de temas a partir del contenido de audio. Esto garantiza una capacidad de búsqueda completa sin esfuerzo manual, lo que ayuda a agilizar el flujo de trabajo creativo y, al mismo tiempo, a maximizar la capacidad de descubrimiento de los activos.

Utilice la analítica para perfeccionar su estrategia de gestión de activos

Los patrones de uso de los activos revelan contenido de alto valor que merece una ubicación destacada y contenido similar que debería crearse. Las presentaciones grabadas más populares suelen indicar instrucciones de mensajería acertadas que vale la pena seguir, mientras que las grabaciones de reuniones que no se utilizan pueden sugerir problemas organizativos o de visibilidad en el sistema de gestión de activos digitales. 

La supervisión de las consultas de búsqueda ayuda a comprender el comportamiento de los usuarios e identificar las brechas en tu estrategia de etiquetado o transcripción. Si los usuarios buscan constantemente términos relacionados con temas específicos tratados en el contenido grabado, pero obtienen resultados deficientes, es hora de mejorar su enfoque de transcripción y etiquetado en su sistema DAM centralizado. 

Los análisis del rendimiento del contenido pueden rastrear qué tipos de activos (incluidas grabaciones, presentaciones o contenido multimedia específicos) generan la mayor participación y reutilización. Estos datos ayudan a priorizar qué formatos de contenido merecen la mayor atención en su estrategia de administración de activos y pueden guiar las decisiones creativas futuras. 

Los datos de rendimiento del sistema mejoran la velocidad y la precisión de la búsqueda al identificar los cuellos de botella en el procesamiento de archivos multimedia de gran tamaño, los retrasos en la transcripción o los problemas de rendimiento de la búsqueda. Una funcionalidad de búsqueda rápida y fiable en todos los tipos de contenido es crucial para mantener la aceptación y la satisfacción de los usuarios con su plataforma de gestión de activos digitales. 

Mejores prácticas para el éxito a largo plazo en la gestión de activos creativos

Mantenga estándares organizacionales consistentes

Los cronogramas de auditoría regulares garantizan el estado continuo del sistema al detectar las desviaciones organizacionales antes de que se conviertan en problemas.

Recomendamos revisar trimestralmente la coherencia del etiquetado, la precisión de la transcripción, la eficacia de la estructura de carpetas y los patrones de adopción por parte de los usuarios en su sistema de gestión de activos. Estos controles proactivos evitan que los pequeños problemas se conviertan en grandes problemas y ayudan a mantener la integridad de su plataforma centralizada. 

La formación de los miembros del equipo sobre los protocolos de gestión de activos adecuados crea una cultura de buena higiene digital. Cuando todos comprenden por qué es importante la organización (es decir, cómo el contenido transcrito permite buscar los activos multimedia) y cómo contribuir, su sistema DAM se mantiene limpio y es más fácil de detectar con el tiempo. La inversión en formación ayuda a agilizar la adopción y garantiza el éxito a largo plazo. 

La documentación respalda la implementación uniforme en todos los cambios de equipo y el crecimiento organizacional.

Las directrices claras sobre las convenciones de nomenclatura de los materiales creativos, las estrategias de etiquetado de activos, los estándares de transcripción y los flujos de trabajo de aprobación garantizan que los nuevos miembros del equipo puedan contribuir de manera eficaz a su sistema de gestión de activos digitales sin interrumpir las estructuras organizativas establecidas. 

Las medidas de control de calidad evitan la deriva organizacional al incorporar la responsabilidad en sus procesos de administración de activos. Las revisiones periódicas de la precisión de la transcripción, la integridad de los metadatos y la funcionalidad de búsqueda ayudan a mantener los altos estándares que permiten que su sistema centralizado sea fácil de detectar y valioso para los equipos creativos. 

Amplíe su gestión de activos a medida que su organización crece

La planificación del aumento de las necesidades de almacenamiento y la ampliación de las bases de usuarios evita los problemas de crecimiento que podrían afectar a la capacidad de detección.

Las plataformas escalables y basadas en la nube, como Bynder, Brandfolder, Adobe Experience Manager, Filecamp y MediaValet, están diseñadas para gestionar el crecimiento a nivel empresarial y, al mismo tiempo, mantener el rendimiento de las búsquedas en bibliotecas multimedia cada vez más grandes.

Estas soluciones integrales de DAM pueden adaptarse a equipos creativos en crecimiento sin sacrificar la funcionalidad. 

Las taxonomías flexibles se adaptan a los nuevos tipos de contenido y a los cambios organizativos sin necesidad de realizar revisiones completas del sistema.

A medida que su estrategia de contenido evolucione para incluir más podcasts, seminarios web o contenido de vídeo, sus sistemas de clasificación de gestión de activos digitales deben adaptarse sin problemas y, al mismo tiempo, mantener los estándares de visibilidad en toda su plataforma centralizada.

Los procesos automatizados se vuelven cruciales para mantener la capacidad de detección a escala. Herramientas impulsadas por IA como Castmagic que pueden transcribir automáticamente el contenido de audio, extraer palabras clave de los vídeos, clasificar los tipos de archivos y sugerir etiquetas en función del análisis del contenido son capacidades esenciales para las organizaciones en crecimiento que buscan optimizar sus flujos de trabajo creativos. 

Las opciones de integración con herramientas y plataformas emergentes preparan su estrategia de gestión de activos para el futuro. Ya sea que esté adoptando nuevas herramientas de creación de contenido, servicios de transcripción o plataformas de colaboración, su sistema de gestión de activos creativos debe adaptarse y conectarse sin perder la estructura organizativa que ha creado dentro de su plataforma DAM centralizada.

Mida y mejore la capacidad de descubrimiento de sus activos digitales

Realice un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento para la gestión de activos

Las tasas de éxito de búsqueda y las métricas de tiempo de búsqueda proporcionan datos concretos sobre la eficacia de su sistema de gestión de activos digitales. Recomendamos hacer un seguimiento de la rapidez con la que los usuarios pueden localizar activos específicos (incluida la búsqueda de información específica en el contenido de audio o vídeo transcrito) y si encuentran lo que buscan en el primer intento a través de su plataforma centralizada. 

Las tasas de utilización del contenido demuestran el valor empresarial de hacer que el contenido que antes no se podía buscar se pueda descubrir a través de su sistema de administración de activos. Cuando los equipos creativos pueden encontrar y consultar fácilmente la información de las reuniones, presentaciones o sesiones de formación grabadas, las organizaciones obtienen una mejor toma de decisiones y una reducción de la duplicación de esfuerzos en su plataforma DAM. 

Las mediciones de adopción y participación de los usuarios revelan si su sistema de gestión de activos creativos realmente satisface las necesidades de su organización. Las altas tasas de uso en los diferentes tipos de contenido creativo, incluidos los activos multimedia, indican una implementación exitosa, mientras que una adopción baja puede indicar necesidades de capacitación o deficiencias en las funciones de su sistema centralizado. 

El análisis de consultas de búsqueda ayuda a identificar qué tipos de contenido necesitan más los usuarios de su plataforma de gestión de activos digitales. Si los equipos buscan con frecuencia temas específicos en el contenido grabado, estos datos pueden guiar sus prioridades de creación y transcripción de contenido y, al mismo tiempo, ayudar a optimizar los flujos de trabajo creativos futuros. 

Optimice continuamente en función de los comentarios y datos de los usuarios

Los comentarios periódicos de los usuarios del sistema de los diferentes departamentos proporcionan información que los análisis por sí solos no pueden captar. Comprender los puntos problemáticos relacionados con el descubrimiento de contenido multimedia, las necesidades de precisión de la transcripción o los desafíos de búsqueda específicos ayuda a perfeccionar su enfoque para los casos de uso reales dentro de su sistema de gestión de activos. 

Ajustar las estrategias de la organización en función de los patrones de uso garantiza que su sistema DAM evolucione con las necesidades de su equipo. Lo que funciona durante la implementación puede necesitar refinarse a medida que surjan nuevos tipos de contenido o a medida que mejoren las capacidades de transcripción e inteligencia artificial dentro de su plataforma centralizada de administración de activos digitales. 

Las actualizaciones de tecnología y la implementación de nuevas funciones deberían mejorar la capacidad de detección y, al mismo tiempo, basarse en bases establecidas. Ya sea que esté adoptando servicios de transcripción avanzados, análisis de contenido basados en inteligencia artificial o nuevas capacidades de búsqueda, las mejoras deberían hacer que su estructura de administración de activos actual sea más poderosa, en lugar de requerir una reorganización completa. 

Las revisiones y refinamientos de los procesos mantienen un rendimiento óptimo al abordar las ineficiencias antes de que se conviertan en hábitos arraigados. La evaluación periódica de los flujos de trabajo de transcripción, la eficacia de las búsquedas y la categorización del contenido mantiene tu sistema de gestión de activos digitales actualizado y eficaz para los equipos creativos que trabajan en tu plataforma centralizada.

Transforme su potencial creativo mediante la gestión estratégica de activos

El software de gestión de activos creativos no solo consiste en almacenar archivos, sino en liberar el potencial creativo de su organización mediante la capacidad de detección inteligente. Cuando tu equipo puede encontrar, acceder y utilizar al instante los activos perfectos para cualquier proyecto (incluida la información valiosa escondida en el contenido grabado), ocurre la magia. Las campañas se lanzan más rápido, la consistencia de la marca mejora y la energía creativa se centra en la innovación más que en la búsqueda de archivos. 

Las estrategias que hemos analizado, desde el desarrollo de taxonomías estratégicas hasta el análisis de contenido basado en inteligencia artificial, crean un efecto compuesto en su sistema de gestión de activos digitales. Cada mejora se basa en las demás, lo que crea un ecosistema de activos cada vez más valioso y fácil de descubrir que sirve mejor a su organización con el tiempo. Las soluciones DAM modernas, como Bynder, Brandfolder, Adobe Experience Manager, Filecamp y MediaValet, que combinan la gestión de activos tradicional con funciones avanzadas como la transcripción automática y el análisis de contenido, representan el futuro de la optimización del flujo de trabajo creativo.

Ahora es el momento de evaluar honestamente sus prácticas actuales de administración de activos. ¿Sus activos digitales, incluido todo ese valioso contenido grabado, funcionan tan arduamente como podrían para su organización a través de un sistema centralizado? ¿Puede tu equipo creativo encontrar lo que necesita cuando lo necesita, independientemente del formato? De lo contrario, la implementación de estas estrategias creativas de gestión de activos a través de una plataforma DAM integral transformará no solo su organización de archivos, sino todo su flujo de trabajo creativo.

Comience poco a poco, piense estratégicamente y observe cómo sus activos digitales pasan de ser tesoros enterrados a minas de oro accesibles con potencial creativo a través de su sistema centralizado de administración de activos. ¡Tú y todo tu equipo creativo estaréis encantados de que hayáis hecho de la capacidad de descubrimiento una prioridad y hayáis decidido agilizar los procesos mediante una gestión eficaz de los activos digitales!