Zur Episode

‍Begleiten Sie uns, wenn wir mit unserem Expertengast Sara Loretta in die dynamische Welt der Tech-Stacks und Workflow-Optimierung eintauchen.

Mit ihrem reichen Erfahrungsschatz in Technologie und Systeminnovation gibt Sara wertvolle Einblicke an Führungskräfte weiter, die nach Verbesserungen suchen.

In unserem Gespräch legen wir die Schichten frei, wie man mit Tech-Tools interagiert und Abläufe optimiert – für Content-Ersteller und Unternehmen gleichermaßen.

Heute behandeln wir:‍

- Wie Sara Loretta umfassende Tech-Audits durchführt, um den Tech-Stack eines Unternehmens zu optimieren und die Dynamik von Remote-Teams zu verbessern
- Saras Ansatz für interne Schulungen und die entscheidende Rolle, die sie spielen, bevor man über die Auslagerung von Talenten nachdenkt
- Sara Lorettas persönliche Reise mit der Content-Erstellung, ihr Kampf mit der Konsistenz und die Herausforderungen bei der Skalierung von Erträgen
- Wie man die richtige Balance zwischen Automatisierung und Einstellung findet und entscheidet, wo Energie und Ressourcen effektiv eingesetzt werden sollen
- Strategien zur Bewertung von Rollen in Ihrem Unternehmen, die Bedeutung einer langfristigen Planung für virtuelle Assistenten und die Vorteile eines Teamaudits

2 Ideen aus dem Podcast

Idee #1: Technologie-Agnostizismus leben

Verfolgen Sie einen technologie-agnostischen Ansatz, um in Ihren digitalen Prozessen anpassungsfähig und maßgeschneidert zu bleiben, durch:

1. Umfassende Tech-Audits: Führen Sie, wie Sara es in jeder Abteilung tut, vollständige Bewertungen Ihres Tech-Stacks durch, um sicherzustellen, dass Software und Tools mit den übergeordneten Unternehmenszielen übereinstimmen, Redundanzen vermieden und Synergien gefördert werden.

2. Kontinuierliches Lernen: Bleiben Sie über sich ständig weiterentwickelnde Technologietrends informiert. Sara Loretta betont die Notwendigkeit, mit neuen Tools auf dem Laufenden zu bleiben, was ihre Fähigkeit stärkt, die effektivsten Lösungen ohne Voreingenommenheit gegenüber bestimmten Plattformen anzubieten.

3. Vielseitige Problemlösung: Wie Saras Wechsel von Notion zur Behebung einer schlecht konfigurierten ClickUp-Einrichtung zeigt, ermöglicht Technologie-Agnostizismus flexible Problemlösungsstrategien, die die Kundenbedürfnisse über die Plattformloyalität stellen.

Idee #2: Die strategische Bedeutung des internen Kapazitätsaufbaus

Fördern Sie Wachstum und Nachhaltigkeit, indem Sie interne Expertise aufbauen, bevor Sie auslagern, durch:

1. Definition von Mitarbeiterrollen und -verantwortlichkeiten: Sara ermutigt Unternehmen, ein Schulungsmodell zu übernehmen, das das Verständnis jeder Position innerhalb der Organisation vorschreibt. Diese Wissensgrundlage erweist sich als entscheidend, bevor man über Outsourcing nachdenkt, und gewährleistet fundierte Entscheidungen darüber, welche Aufgaben effizient intern verwaltet werden können und welche externe Expertise erfordern.

2. Identifizierung und Schulung von Tech-Personal: Dieser strategische Fokus zeigt sich in Saras Unterstützung ihrer Kunden bei der Identifizierung potenzieller Tech-Mitarbeiter in ihren Reihen. Indem diese Teammitglieder mit den notwendigen Fähigkeiten und Kenntnissen ausgestattet werden, können Unternehmen technologiebezogene Aufgaben intern erledigen, was die langfristige Widerstandsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit des Teams verbessert.

3. Nicht nur Auslagern, sondern Optimieren: Sara betont die potenziellen Fallstricke einer vorzeitigen Auslagerung, insbesondere den Verlust der Qualitätskontrolle und des Verständnisses für die Nuancen jeder Rolle. Durch die Priorisierung des internen Kapazitätsaufbaus können Unternehmen Exzellenzstandards aufrechterhalten und ein starkes Gefühl der Eigenverantwortung und Rechenschaftspflicht in ihren Teams fördern.

1 Wichtige Erkenntnis: Systematisieren, um zu florieren, nicht nur zu überleben

Die Schaffung eines kohärenten Tech-Stacks und die Investition in Workflow-Optimierung können eine überwältigende Arbeitslast in einen effizienten und angenehmen Prozess verwandeln. Saras systematischer Ansatz zur Analyse und Neugestaltung von Geschäftsprozessen hilft Unternehmen, in einem zunehmend dezentralen und asynchronen Arbeitsumfeld zu florieren.

Indem Unternehmen der Synergie zwischen Technologie, Kultur und Schulung große Aufmerksamkeit schenken, können sie vom Überleben zum Gedeihen übergehen. Die Ergebnisse sind eine verbesserte Produktivität, ein besseres Kunden- und Kundenerlebnis und ein Team, das besser auf die langfristigen Ziele des Unternehmens abgestimmt ist.

Episoden-Zeitstempel

‍00:00 Übergang vom Angestellten zum Freiberufler
04:37 Der 10. zertifizierte Notion-Berater in den USA werden
09:01 Durchführung umfassender Tech-Audits und Prozessoptimierung
11:14 Die Fallstricke des Content-Outsourcings
15:50 YouTube-Erfolg und die Herausforderungen bei der Erweiterung der Content-Nische
20:12 Vereinfachung des Plattformwechsels und der Anpassung
22:58 Entwicklung eines innovativen Workflows zur Steigerung der Content-Produktion
24:49 Geschäftsautomatisierung und virtuelle Assistenten
28:17 Reflexion über Projektergebnisse, Beratung mit einem Business-Therapeuten
33:08 Einsatz von Persönlichkeitstests zur Produktivitätssteigerung

Erfolgreiche Unternehmenssanierung: „Als ich ging, hatten wir alles automatisiert und systematisiert, und wir gingen von fast 100.000 Dollar Schulden bei der Stadt pro Jahr, weil die Berichterstattung falsch war, zu einer der leistungsstärksten Organisationen der Stadt über, dank der Arbeit, die ich geleistet habe.“ — Sara Loretta [00:02:45 → 00:03:01]

Der Mythos der Unverzichtbarkeit im Geschäftsleben: „Jeder ist ersetzbar, und so ist es nun mal, wenn wir Unternehmen oder Produkte aufbauen. Ja, wir sind emotional daran gebunden. Aber am Ende des Tages, wenn Sie ein Sabbatical machen wollen, wenn Sie eines Tages aufstehen und entscheiden, hey, ich bin fertig, ich will hier nicht mehr arbeiten, wird das Unternehmen trotzdem weiterlaufen, und wir müssen Unternehmen mit diesem Gedanken aufbauen. Viele Leute tun das einfach nicht.“ — Sara Loretta [00:04:14 → 00:04:37]

Notion als Pionier im Geschäftsleben: „Ich war sozusagen die erste Person, die darüber sprach, ein Design-Business zu haben und Notion dafür zu nutzen. Dieses Video ging viral. Notion kam ein paar Monate später auf mich zu, und ich wurde dann der 10. zertifizierte Notion-Berater in den USA.“ — Sara Loretta [00:04:49 → 00:05:01]

Fehlkommunikation und Kulturprobleme im Unternehmen: „Und hier kommt ein Großteil der Kultur ins Spiel, denn es gibt diese massive Diskrepanz zwischen dem CEO und dem einfachen Assistenten, der Projekte unterstützen soll, und es gibt keine echte Nachfolgeregelung, keine Kommunikationspläne.“ — Sara Loretta [00:08:12 → 00:08:32]

Optimierung von Geschäftsprozessen mit Technologie: „Wir finden heraus, wo es Überschneidungen gibt, sodass ein ganzes Team ein Tool nutzen kann. Dann gehen wir zum Kulturteil über. Was sind also die internen Erwartungen an die Zusammenarbeit mit einem Remote-Async-Team im Vergleich zu den externen Erwartungen?“ — Sara Loretta [00:09:21 → 00:09:37]

Umgang mit Produktivitätstools: „Und so habe ich tatsächlich angefangen, einen kleinen Spickzettel für jedes Tool zu erstellen und was damit möglich ist. So muss ich nicht zu ChatGPT gehen und fragen: ‚Wie mache ich das? Wie schreibe ich diese Formel?‘ Und ich kann einfach, wenn ich in einem Verkaufsgespräch oder einem Strategiegespräch bin, wörtlich sagen: Diese Plattform wird für Sie funktionieren, oder diese nicht.“ — Sara Loretta [00:20:37 → 00:20:58]

Innovative Workflow-Verbesserungen: „Und so haben wir diesen wirklich coolen Workflow entwickelt, der die nächste Person in diesem Ablauf automatisch auslöst, wenn etwas als erledigt markiert wird.“ — Sara Loretta [00:22:58 → 00:23:05]

Effiziente Geschäftsautomatisierung: „Ich kümmere mich nicht um das Onboarding. Es ist ein Klick, um nach einem Verkaufsgespräch eine E-Mail an einen Kunden zu senden, und das Ganze ist vollständig automatisiert.“ — Sara Loretta [00:24:57 → 00:25:05]

Kundenbewertungen und Selbstreflexion: „Also setze ich mich nach jedem Projekt hin und schaue: Welche Fähigkeiten habe ich gelernt? Welche Warnsignale gab es beim Kunden? Habe ich das berechnet, was ich gesagt habe? Welche Fähigkeiten habe ich gelernt? Was möchte ich weiter erforschen?“ — Sara Loretta [00:28:21 → 00:28:34]

Einblicke ins Teammanagement: „Sie ließ ihr gesamtes Team den Myers-Briggs-Test, ich glaube, das Enneagramm und einen Persönlichkeitstest machen, und sie speiste die Ergebnisse in ChatGPT ein und fragte: ‚Welche Rolle, welche Aufgaben passen am besten zu diesen Persönlichkeiten?‘ Sie sagte, sie habe nur kleine Anpassungen vorgenommen. Und ihr Team ist das produktivste, reibungsloseste Umfeld, das sie je geschaffen hat.“ — Sara Loretta [00:33:32 → 00:33:50]