So verwenden Sie Workflow-Automatisierungssoftware für maximale Effizienz

Manuelle Aufgaben beeinträchtigen Ihre Produktivität. Jeder sich wiederholende Prozess, den Ihr Team manuell abwickelt, kostet Zeit, verursacht Fehler und verhindert Wachstum. Die Workflow-Automatisierung verändert alles. Egal, ob Sie Kissflow, Asana, Wrike, Monday.com oder andere Management-Tools verwenden — oder gar keine — wir helfen Ihnen dabei, besser zu verstehen, wie Sie Ihr Workflow-Management für Ihre Geschäftsprozesse verbessern können. Lass uns eintauchen!

Was ist Workflow-Automatisierung?

Die Workflow-Automatisierung verwendet Automatisierungstools, um sich wiederholende Geschäftsaufgaben ohne menschliches Eingreifen zu erledigen. Anstatt Daten manuell zwischen Systemen zu verschieben oder dieselben E-Mails wiederholt zu senden, erledigen automatisierte Workflows diese Arbeit für Sie.

Der Unterschied ist dramatisch. Manuelle Prozesse hängen davon ab, dass sich die Mitarbeiter an Schritte erinnern, während automatisierte Prozesse jedes Mal auf die gleiche Weise ablaufen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, werden manuelle Arbeitsabläufe zu Engpässen. Automatisierte Workflows lassen sich mühelos skalieren.

Identifizieren Sie Aufgaben, die sich perfekt für die Workflow-Automatisierung eignen

Führen Sie zunächst alle sich wiederholenden Aufgaben auf, die Ihr Team täglich erledigt und die für Workflow-Automatisierungssoftware sinnvoll wären. Einige Beispiele für Aufgabenmanagement, nach denen Sie Ausschau halten sollten, umfassen, sind aber nicht beschränkt auf:

• Dateneingabe zwischen Systemen
• Onboarding-Sequenzen und Follow-ups per E-Mail
• Dateiorganisation und Routing
• Status-Updates und Benachrichtigungen
• Generierung von Berichten
• Schritte zum Onboarding von Mitarbeitern
  
  

Berechne die Zeit, die für diese Aufgaben aufgewendet wird (und für das Aufgabenmanagement, z. B. das Delegieren und Erklären der einzelnen Aufgaben). Die meisten Unternehmen stellen fest, dass ein großer Prozentsatz ihres Arbeitstages aus sich wiederholenden Aktivitäten besteht, bei denen Automatisierungssoftware und Workflow-Management-Tools Engpässe beseitigen können.

Siehe auch: Neue Ideen zur Prozessverbesserung im Geschäftsablauf

Wählen Sie die richtigen Tools zur Workflow-Automatisierung

Automatisierungssoftware gibt es in zwei Haupttypen: Low-Code-Plattformen und spezielle Tools. Lassen Sie uns beide aufschlüsseln, damit Sie entscheiden können, welche Workflow-Management-Tools für die Integration in Ihren aktuellen Tech-Stack geeignet sind.

Low-Code-Plattformen

Low-Code-Lösungen ermöglichen es Benutzern ohne technische Kenntnisse, automatisierte Workflows mithilfe von Drag-and-Drop-Oberflächen und zahlreichen Integrationen mit anderen Apps und Tools zu erstellen. Der große Vorteil von ihnen ist, dass keine Programmierung erforderlich ist.

Zu den beliebten Optionen für Automatisierungslösungen gehören:

• Kissflow — umfassendes Workflow-Management mit Projektmanagementfunktionen zur Rationalisierung von Geschäftsprozessen
• Wrike — Projektmanagement-Plattform mit integrierter Workflow-Automatisierung und benutzerdefinierten Prozessvorlagen
• Zapier — verbindet verschiedene Apps und Automatisierungstools; diese Workflow-Management-Lösung automatisiert auch den Datenfluss
• Microsoft Power Automate — lässt sich in Office 365 und andere Microsoft-Tools integrieren und sorgt so für ein optimiertes Workflow-Management

Spezialisierte Tools

Einige Automatisierungstools konzentrieren sich auf bestimmte Funktionen:

• Slack-Automatisierung für die Teamkommunikation
• Automatisierung des Projektmanagements für die Aufgabenverteilung
• Inhaltsautomatisierung für die Verarbeitung von Audio-/Videodateien

Hier sind einige Beispiele für spezielle Tools, die Sie möglicherweise finden:

Slack-Automatisierung für die Teamkommunikation

• Workflow Builder (in Slack integriert) — erstellt benutzerdefinierte Workflows in Slack
• Standuply — automatisiert tägliche Standups und Team-Check-ins
• Polly — automatisierte Umfragen und Umfragen in Slack-Kanälen
• Donut — verbindet Teammitglieder automatisch für virtuelle Kaffee-Chats
• Geekbot — führt automatisierte Retrospektiven und Teambesprechungen durch

Automatisierung des Projektmanagements für die Aufgabenverteilung

• Asana-Regeln — weist Aufgaben automatisch auf der Grundlage von Projektkriterien zu
• Monday.com Automations - generiert Statusaktualisierungen und Benachrichtigungen
• Trello Butler — automatisiert Kartenbewegungen und Erinnerungen an Fälligkeitsdaten
• ClickUp Automations — kümmert sich um Aufgabenzuweisungen und Statusänderungen
• Notion Automations - aktualisiert Datenbanken und sendet Benachrichtigungen

Inhaltsautomatisierung für die Verarbeitung von Audio-/Videodateien

• Castmagic - transkribiert Aufzeichnungen und generiert mehrere Inhaltsressourcen mit KI-gestützten Tools
• Loom — verarbeitet und teilt automatisch aufgezeichnete Videos (Dieses Tool ist perfekt für die Aufzeichnung Ihres Workflows, um Autoren in Ihren Workflow-Automatisierungsprozessen zu schulen!) Lesen Sie unseren Beitrag“So verwenden Sie einen Documentation Maker: Warum Sie diese KI-Software benötigen„um mehr über die Dokumentation Ihres Workflows zu erfahren

Andere spezialisierte Workflow-Management-Kategorien für mehr Produktivität

• E-Mail-Marketing: Mailchimp, ConvertKit-Automatisierungssequenzen
• Kundensupport: Intercom-Chatbots, Zendesk-Ticketrouting
• Vertrieb: HubSpot-Lead-Scoring und CRM, Salesforce-Workflow-Regeln
• Personalabteilung: BambooHR-Onboarding-Automatisierung, Workday-Genehmigungsworkflows

Profi-Tipp: Implementieren Sie Task-Management-Tools, die KI verwenden, um Geschäftsprozesse zu optimieren.

Suchen Sie nach Workflow-Management-Tools, die sich in Ihren vorhandenen Software-Stack integrieren lassen. Von Kissflow bis Salesforce, Asana bis Wrike, der besten Automatisierungssoftware und Tools für das Projektmanagement funktioniert mit dem, was Sie bereits verwenden.

Erstellen Sie Ihren ersten automatisierten Workflow

Fangen Sie einfach an. Wählen Sie einen sich wiederholenden Prozess und automatisieren Sie ihn vollständig mit dem Workflow-Management-Tool/Prozess Ihrer Wahl, bevor Sie zu komplexen Workflows übergehen.

Schritt 1: Den aktuellen Prozess abbilden

Schreiben Sie jeden Schritt in Ihrem manuellen Arbeitsablauf für die Aufgabenverwaltung auf:

1. Was veranlasst den Beginn der Geschäftsprozesse?
2. Welche Aktionen finden nacheinander statt?
3. Wer wird benachrichtigt, wenn die Schritte in Ihren Geschäftsprozessen abgeschlossen sind?
4. Wo gehen Informationen hin?

Die Beantwortung dieser Fragen hilft Ihnen dabei, die Workflow-Automatisierungslösungen besser zu bestimmen, die Sie möglicherweise in Betracht ziehen sollten, um Ihre verschiedenen Geschäftsprozesse besser zu rationalisieren und die Produktivität zu steigern.

Schritt 2: Entwerfen Sie die automatisierte Version

Die meisten Workflow-Automatisierungen folgen diesem Muster:

• Funke/Ursache (wenn etwas in Ihrem Arbeitsablauf passiert)
• Aktionen (was das System automatisch macht)
• Bedingungen (wenn/dann Regeln für verschiedene Szenarien)

Verschaffen Sie sich einen genauen Überblick darüber, wie Ihr Arbeitsablauf aussehen soll und wie die besten Methoden zur Beseitigung von Engpässen in Ihren Geschäftsprozessen aussehen könnten.

Schritt 3: Testen Sie vor dem unternehmensweiten Start

Führen Sie Ihren automatisierten Workflow mit Testdaten in Ihren Workflow-Management-Tools aus, bevor Sie alle Mitglieder Ihres Teams schulen.

Vergewissern Sie sich, dass jeder Schritt korrekt funktioniert und die Informationen an die richtigen Stellen gelangen. Dieser Prozess erspart Ihnen viele Kopfschmerzen bei der Einführung Ihrer Workflow-Automatisierungspläne. Mit anderen Worten, es ist wichtig, dass Sie genau wissen, wie die Aufgabenmanagement-Tools, die Sie verwenden möchten, funktionieren, bevor Sie andere mit einbeziehen.

Wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten

Benutzerfreundliche Oberfläche

Wählen Sie Automatisierungssoftware mit Drag-and-Drop-Workflow-Buildern. Ihr Team sollte in der Lage sein, Arbeitsabläufe ohne technische Schulung zu ändern.

Integrationsmöglichkeiten

Ihre Automatisierungstools müssen sich mit vorhandener Software verbinden lassen. Suchen Sie nach:

• Native Integrationen mit beliebten Apps
• API-Konnektivität für benutzerdefinierte Verbindungen
• Vorgefertigte Vorlagen für gängige Workflows
  
  

Mobiler Zugriff

Teammitglieder müssen von überall aus mit automatisierten Prozessen interagieren können. Eine mobilfreundliche Automatisierungssoftware stellt sicher, dass Arbeitsabläufe unabhängig vom Standort reibungslos ablaufen.

Überwachung und Berichterstattung

Verfolgen Sie die Workflow-Leistung mit integrierten Analysen. Überwachen Sie die Abschlussraten, die Fehlerhäufigkeit und die Bearbeitungszeiten.

Allgemeine Workflows, die zuerst automatisiert werden müssen

Onboarding von Mitarbeitern

Automatisieren Sie neue Einstellungsprozesse:

• Senden Sie Willkommens-E-Mails mit Unternehmensinformationen
• Erstellen Sie Konten in den erforderlichen Systemen
• Trainingsmodule zuweisen
• Einführungstreffen vereinbaren
• Geräteanfragen generieren

Verwaltung von Projekten

Optimieren Sie die Projektabläufe:

• Automatisches Zuweisen von Aufgaben auf der Grundlage des Projekttyps
• Fristerinnerungen senden
• Systemübergreifend den Projektstatus aktualisieren
• Stakeholder über den Abschluss eines Meilensteins informieren

Kommunikation mit dem Kunden

Automatisieren Sie Kundeninteraktionen:

• Senden Folge-E-Mails nach dem Kauf
• Generieren Sie die Erstellung von Support-Tickets
• Anfragen an die entsprechenden Teammitglieder weiterleiten
• Generieren Sie Umfragen zur Zufriedenheit

Verarbeitung von Inhalten

Für Unternehmen, die Audio-/Videoinhalte erstellen:

• Aufnahmen automatisch transkribieren
• Generieren Sie Zusammenfassungen und wichtige Punkte
• Erstellen Sie Beiträge in sozialen Netzwerken aus Inhalten
• Verteilen Sie Materialien an Teammitglieder

Fortgeschrittene Strategien zur Workflow-Automatisierung

Mehrstufige Workflows

Kombinieren Sie einfache automatisierte Prozesse zu komplexen Workflows. Wenn zum Beispiel eine Aufzeichnung eines Verkaufsgesprächs hochgeladen wird:

1. Transkribieren Sie das Audio automatisch
2. Extrahieren Sie Aktionspunkte und nächste Schritte
3. Erstellen Sie Folgeaufgaben in einer Projektmanagement-Software
4. Zusammenfassung an das Team senden
5. Folgetreffen vereinbaren

Bedingte Logik

Verwenden Sie Wenn/Dann-Regeln, um verschiedene Szenarien zu behandeln:

• Wenn es bei der Kundenanfrage um die Abrechnung geht → Route zum Finanzteam
• Wenn die Projektfrist nicht eingehalten wird → an den Manager weiterleiten
• Wenn der Dateityp Video ist → Prozess durch den Transkriptions-Workflow

Integrationsketten

Verbinden Sie mehrere Systeme durch Workflow-Automatisierung:

• CRM-Daten, die E-Mail-Sequenzen generieren
• Aktualisierungen des Projektmanagements fließen in die Zeiterfassung ein
• Slack-Benachrichtigungen stellen eine Verbindung zur Kalenderplanung her

Erfolgsmessung der Automatisierung

Verfolgen Sie diese wichtigen Kennzahlen:

Zeitersparnis

• Einsparung von Stunden pro Woche bei automatisierten Aufgaben
• Verkürzte Bearbeitungszeit für routinemäßige Arbeitsabläufe
• Schnellerer Abschluss sich wiederholender Prozesse

Reduzierung von Fehlern

• Weniger Fehler bei der Dateneingabe
• Weniger verpasste Termine
• Verbesserte Prozesskonsistenz

Zufriedenheit des Teams

• Reduzierter Zeitaufwand für langweilige, sich wiederholende Arbeiten
• Mehr Zeit für strategische Aktivitäten
• Weniger Stress durch manuelles Aufgabenmanagement

Auswirkungen auf das Geschäft

• Schnellere Reaktionszeiten der Kunden
• Verbesserte Projektabwicklung
• Bessere Ressourcenauslastung

Häufige Fehler bei der Workflow-Automatisierung, die es zu vermeiden gilt

Überkomplizierung von Arbeitsabläufen

Beginnen Sie einfach mit Ihrer Workflow-Automatisierung. Komplexe automatisierte Workflows sind schwieriger zu verwalten und es ist wahrscheinlicher, dass sie ausfallen.

Automatisierung defekter Prozesse

Korrigieren Sie ineffiziente Prozesse, bevor Sie sie automatisieren. Automatisierungssoftware macht schlechte Prozesse schneller, nicht besser.

Benutzerschulung überspringen

Die Teammitglieder müssen verstehen, wie sich automatisierte Workflows auf ihre tägliche Arbeit auswirken. Stellen Sie klare Schulungen und Dokumentationen bereit, damit die Teams wissen, wie alle Aspekte Ihrer Workflow-Automatisierung funktionieren werden.

Wartung ignorieren

Automatisierte Prozesse müssen regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Geschäftsprozesse und Anforderungen ändern sich, und die Arbeitsabläufe müssen angepasst werden.

Bewährte Methoden für das Workflow-Management

Alles dokumentieren

Sorgen Sie für eine klare Dokumentation für alle automatisierten Workflows:

• Triggerbedingungen und Zeitpunkt
• Schrittweise Prozessabläufe
• Verfahren zur Fehlerbehandlung
• Kontaktinformationen zur Problembehebung

Plan für Ausfälle

Integrieren Sie die Fehlerbehandlung in jeden automatisierten Arbeitsablauf:

• Was passiert, wenn ein System nicht verfügbar ist?
• Wie werden Teammitglieder über Ausfälle informiert?
• Welche manuellen Backup-Verfahren gibt es?

Reguläre Bewertungen

Planen Sie monatliche Überprüfungen automatisierter Prozesse ein:

• Laufen Workflows wie erwartet?
• Haben sich die Geschäftsanforderungen geändert?
• Gibt es neue Automatisierungsmöglichkeiten?

Schrittweise Expansion

Fügen Sie schrittweise Automatisierungstools und Workflows hinzu. Beherrschen Sie einfache automatisierte Prozesse, bevor Sie sich komplexen Herausforderungen des Workflow-Managements stellen.

Machen Sie Ihre Automatisierungsstrategie zukunftssicher

Bleiben Sie flexibel

Wählen Sie Automatisierungssoftware, die sich an sich ändernde Geschäftsanforderungen anpasst. Vermeiden Sie starre Systeme, die kaputt gehen, wenn sich die Anforderungen ändern.

Plan für Wachstum

Wählen Sie Tools zur Workflow-Automatisierung aus, die mit Ihrem Unternehmen skalieren. Berücksichtigen Sie die Benutzerbeschränkungen, die Verarbeitungskapazität und die Verfügbarkeit von Funktionen.

Trends überwachen

Bleiben Sie über die Entwicklungen in der Automatisierungstechnik auf dem Laufenden:

• KI-gestützte Workflow-Optimierung
• Sprachaktivierte Prozessaktivierungen
• Automationsdesign, das auf Mobilgeräte ausgelegt ist

Verwandt: Das Geheimnis schnellerer Workflows

Überlegungen zu Sicherheit und Compliance bei der Workflow-Automatisierung

Sicherheit wird entscheidend, wenn automatisierte Workflows sensible Geschäftsdaten über mehrere Systeme, Projektmanagement-Tools und Apps hinweg verarbeiten. Ganz gleich, ob Sie CRM-Produktivitäts-Apps oder Integrationen mit Ihrem aktuellen Tech-Stack implementieren, Ihre Automatisierungstools müssen Kundeninformationen, Finanzdaten und firmeneigene Geschäftsprozesse vor unbefugtem Zugriff schützen.

Datenschutzstandards

Wählen Sie Automatisierungssoftware, die Branchensicherheitsstandards wie SOC 2, ISO 27001 oder DSGVO-Konformität erfüllt. Diese Zertifizierungen stellen sicher, dass Ihre Workflow-Automatisierungsplattform strengen Datenschutzprotokollen folgt. Plattformen wie Kissflow und Microsoft Power Automate bieten Sicherheitsfunktionen auf Unternehmensebene, darunter Datenverschlüsselung, sichere API-Verbindungen und Audit-Trails.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Automatisierungstools Daten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsseln. Wenn automatisierte Workflows Informationen zwischen Systemen wie Slack, Projektmanagement-Software und Kundendatenbanken übertragen, verhindert die Verschlüsselung Datenschutzverletzungen während der Übertragung.

Siehe auch: Welche KI-Tools für kleine Unternehmen sind am effektivsten

Zugriffskontrolle und Berechtigungen für Workflow-Automatisierung

Implementieren Sie eine rollenbasierte Zugriffskontrolle in Ihrer Automatisierungssoftware, um die Produktivität zu optimieren. Nicht jedes Teammitglied benötigt die Erlaubnis, automatisierte Workflows zu ändern oder auf vertrauliche Daten zuzugreifen. Richten Sie Berechtigungsstufen ein, die den jeweiligen Aufgaben entsprechen. Vertriebsteams greifen auf Kundenworkflows zu, während die Personalabteilung die Automatisierung der Mitarbeitereinarbeitung übernimmt.

Richten Sie Genehmigungsanforderungen für Workflow-Änderungen in Ihren Geschäftsprozessen ein. Änderungen an automatisierten Prozessen sollten der Genehmigung durch den Manager bedürfen, insbesondere bei Workflows, die Finanzdaten oder Kundeninformationen verarbeiten. Dadurch werden unbefugte Änderungen verhindert, die Geschäftsprozesse gefährden könnten.

Audit-Trails und Überwachung

Ermöglichen Sie eine umfassende Protokollierung in Ihrer Workflow-Automatisierungsplattform. Verfolgen Sie, wer Workflows erstellt, wann Prozesse ausgeführt werden und welche Daten verarbeitet werden. Diese Audit-Trails werden bei Konformitätsprüfungen oder Sicherheitsuntersuchungen unverzichtbar.

Überwachen Sie automatisierte Workflows auf ungewöhnliche Aktivitäten. Richten Sie Warnmeldungen ein, wenn Workflows wiederholt fehlschlagen, unerwartete Datenmengen verarbeiten oder auf nicht autorisierte Systeme zugreifen. Eine frühzeitige Erkennung verhindert, dass kleine Probleme zu größeren Sicherheitsvorfällen werden.

Backup- und Recovery-Planung

Erstellen Sie Backup-Verfahren für Ihre automatisierten Workflows und die zugehörigen Daten. Dokumentieren Sie, wie Sie Workflows wiederherstellen können, wenn Systeme ausfallen oder Daten beschädigt werden. Testen Sie die Wiederherstellungsverfahren regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie bei Bedarf funktionieren.

Speichern Sie die Workflow-Dokumentation getrennt von der Automatisierungssoftware selbst. Wenn Ihr primäres System ausfällt, benötigen Sie detaillierte Aufzeichnungen der Auslösebedingungen, Prozessschritte und Integrationspunkte, um automatisierte Workflows schnell wieder aufbauen zu können.

Überlegungen zur Einhaltung der Vorschriften

Verschiedene Branchen sind mit spezifischen Compliance-Anforderungen konfrontiert, die sich auf die Workflow-Automatisierung auswirken. Organisationen im Gesundheitswesen müssen bei der Automatisierung von Arbeitsabläufen mit Patientendaten die HIPAA-Vorschriften einhalten. Finanzdienstleister benötigen die SOX-Konformität für automatisierte Berichtsprozesse.

Überprüfen Sie die regulatorischen Anforderungen, bevor Sie Automatisierungstools implementieren. Für einige automatisierte Workflows sind möglicherweise zusätzliche Sicherheitskontrollen oder Dokumentationen erforderlich, um den Industriestandards zu entsprechen. Konsultieren Sie zu Beginn Ihres Automatisierungsplanungsprozesses die Rechts- und Compliance-Teams.

Regelmäßige Sicherheitsbewertungen stellen sicher, dass Ihre Workflow-Automatisierung den sich ändernden Geschäftsanforderungen entspricht. Planen Sie vierteljährliche Überprüfungen automatisierter Prozesse, Zugriffsberechtigungen und Datenverarbeitungsverfahren ein, um die Sicherheitsstandards einzuhalten.

Heute loslegen

Wenn Sie Automatisierungstools in Ihre Geschäftsprozesse implementieren möchten, empfehlen wir Folgendes:

1. Aktuelle Prozesse überprüfen: Listen Sie alle sich wiederholenden Aufgaben auf, die Ihr Team ausführt
2. Wählen Sie einen einfachen Workflow: Wählen Sie einen Ihrer leistungsstarken, risikoarmen Geschäftsprozesse aus, der zuerst automatisiert werden soll
3. Wählen Sie Automatisierungstools: Wählen Sie eine benutzerfreundliche Automatisierungssoftware, die sich in bestehende Systeme integrieren lässt
4. Erstellen und Testen: Erstellen Sie Ihren ersten automatisierten Workflow mithilfe von Drag-and-Drop-Tools
5. Überwachen und Verbessern: Verfolgen Sie die Ergebnisse und verfeinern Sie den Workflow-Prozess

Häufig gestellte Fragen zur Workflow-Automatisierung

F: Was ist Workflow-Automatisierung?

A: Die Workflow-Automatisierung verwendet Automatisierungssoftware, um sich wiederholende Aufgaben automatisch zu erledigen, wodurch manuelle Arbeit vermieden und Fehler in Ihren Geschäftsprozessen reduziert werden.

F: Welche Automatisierungstools eignen sich am besten für Anfänger?

A: Low-Code-Plattformen mit Drag-and-Drop-Oberflächen eignen sich am besten für Anfänger. Kissflow, Zapier und Microsoft Power Automate bieten ein benutzerfreundliches Workflow-Management ohne technische Kenntnisse.

F: Welche sich wiederholenden Aufgaben kann ich zuerst automatisieren?

A: Beginnen Sie mit dem Onboarding der Mitarbeiter, der E-Mail-Nachverfolgung, der Dateneingabe, der Dateiweiterleitung und den Projektmanagementaufgaben. Diese automatisierten Workflows bieten sofortige Zeiteinsparungen.

F: Benötige ich Programmierkenntnisse für Automatisierungssoftware?

A: Nein. Moderne Low-Code-Automatisierungstools verwenden Drag-and-Drop-Builder, mit denen jeder ohne Programmierkenntnisse automatisierte Prozesse erstellen kann.

F: Wie viel kosten Workflow-Automatisierungstools?

A: Die meisten Automatisierungsprogramme beginnen bei 10 bis 30 USD pro Benutzer pro Monat. Low-Code-Plattformen wie Kissflow bieten erschwingliche Workflow-Management-Lösungen für kleine Unternehmen.

F: Können Automatisierungstools in Slack integriert werden?

A: Ja. Die meisten Workflow-Automatisierungsplattformen lassen sich in Slack integrieren, um Benachrichtigungen, Updates und Teamkommunikation innerhalb deiner automatisierten Workflows zu ermöglichen.

F: Wie lange dauert die Einrichtung automatisierter Workflows?

A: Die Erstellung einfacher automatisierter Prozesse dauert 1—2 Stunden. Es kann mehrere Tage dauern, bis eine komplexe Workflow-Automatisierung, an der mehrere Systeme beteiligt sind, ordnungsgemäß implementiert ist.

F: Was ist der Unterschied zwischen Workflow-Automatisierung und Projektmanagement?

A: Das Projektmanagement verfolgt Aufgaben und Termine. Die Workflow-Automatisierung erledigt die sich wiederholenden Aktionen innerhalb von Projekten automatisch, wie das Zuweisen von Aufgaben und das Senden von Updates.

F: Kann ich die Onboarding-Prozesse für Mitarbeiter automatisieren?

A: Ja. Automatisierte Onboarding-Workflows ermöglichen das Senden von Willkommens-E-Mails, das Erstellen von Konten, das Zuweisen von Schulungen und das Planen von Besprechungen ohne manuelles Eingreifen.

F: Ersetzt Automatisierungssoftware meine aktuellen Tools?

A: Nein. Gute Automatisierungstools lassen sich in bestehende Software integrieren, anstatt sie zu ersetzen. Ihre aktuellen Projektmanagement- und Kommunikationssysteme arbeiten innerhalb automatisierter Workflows.

F: Wie messe ich den Erfolg der Workflow-Automatisierung?

A: Erfassen Sie die Zeitersparnis bei sich wiederholenden Aufgaben, die Reduzierung von Fehlern in automatisierten Prozessen und die Zufriedenheit des Teams mit weniger manueller Arbeit.

F: Welche Fehler sollte ich mit Automatisierungstools vermeiden?

A: Automatisieren Sie keine kaputten Prozesse, beginnen Sie nicht zu komplex und lassen Sie keine Benutzerschulungen aus. Beginnen Sie mit einfachen automatisierten Workflows und erweitern Sie diese schrittweise.

F: Kann die Workflow-Automatisierung Genehmigungsprozesse abwickeln?

A: Ja. Automatisierungssoftware kann Genehmigungen automatisch weiterleiten, Erinnerungen senden und überfällige Anfragen über Ihr Workflow-Management-System eskalieren lassen.

F: Ist die Workflow-Automatisierung sicher?

A: Seriöse Automatisierungstools bieten Sicherheit auf Unternehmensebene. Wählen Sie Plattformen mit geeigneter Datenverschlüsselung und Compliance-Zertifizierungen für Ihre automatisierten Prozesse.

F: Wie arbeiten Drag-and-Drop-Builder mit Automatisierungstools zusammen?

A: Mithilfe von Drag-and-Drop-Benutzeroberflächen können Sie automatisierte Workflows visuell erstellen, indem Sie Auslöser, Aktionen und Bedingungen verbinden, ohne Code schreiben zu müssen.

F: Kann ich Aufgaben im Arbeitsablauf mehrerer Abteilungen automatisieren?

A: Ja. Die Workflow-Automatisierung kann verschiedene Teams durch automatisierte, abteilungsübergreifende Prozesse miteinander verbinden und so das gesamte Workflow-Management verbessern.

F: Benötige ich IT-Support für die Workflow-Automatisierung?

A: Grundlegende Automatisierungstools mit Drag-and-Drop-Buildern erfordern nur minimalen IT-Support. Für komplexe Integrationen ist möglicherweise zunächst technische Unterstützung erforderlich.

F: Können Automatisierungstools mit Remote-Teams zusammenarbeiten?

A: Ja. Cloud-basierte Automatisierungssoftware ermöglicht das Workflow-Management aus der Ferne und hält verteilte Teams durch automatisierte Prozesse und Slack-Integrationen miteinander in Verbindung.

Wichtige Erkenntnisse

Die Workflow-Automatisierung transformiert Unternehmen, indem sie sich wiederholende Arbeiten überflüssig macht und Fehler reduziert. Beginnen Sie mit einfachen automatisierten Workflows, die Low-Code-Plattformen und Drag-and-Drop-Schnittstellen verwenden.

Konzentrieren Sie sich auf wirkungsvolle Prozesse wie das Onboarding von Mitarbeitern, das Projektmanagement und die Kundenkommunikation.

Wählen Sie Automatisierungstools, die sich in bestehende Systeme wie Slack und Ihre aktuelle Projektmanagement-Software integrieren lassen. Aufgabenmanagement-Plattformen wie Kissflow, Wrike und andere bieten umfassende Workflow-Management-Funktionen für Unternehmen, die bereit sind, ihre Automatisierungsbemühungen zu skalieren.

Erfolg entsteht, wenn Sie klein anfangen, Ergebnisse messen und Ihre automatisierten Prozesse schrittweise erweitern. Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu automatisieren. Beherrschen Sie zuerst die grundlegende Workflow-Automatisierung und erstellen Sie dann anspruchsvollere automatisierte Workflows, sobald sich Ihr Team mit der Technologie vertraut gemacht hat.

Die Unternehmen, die heute erfolgreich sind, sind nicht unbedingt die größten — sie sind diejenigen, die Automatisierungssoftware am effektivsten einsetzen, um sich wiederholende Arbeiten zu vermeiden und sich auf strategisches Wachstum zu konzentrieren.

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