Die 20 besten KI-Tools für E-Mail: Sparen Sie Zeit und steigern Sie die Produktivität

Haben Sie jemals das Gefühl, in einem Meer von E-Mails zu ertrinken? Du bist nicht allein! Das E-Mail-Management kann sowohl für den Absender als auch für den Empfänger zum absoluten Albtraum werden. Der durchschnittliche Büroangestellte sendet unglaubliche 40 E-Mails pro Tag. Das ist eine Menge Zeit, die mit dem Lesen, Sortieren und Beantworten von Nachrichten verbracht wird.

Aber was wäre, wenn ich dir sagen würde, dass es eine Möglichkeit gibt, deinen Posteingang zu zähmen und Stunden deines Tages zurückzugewinnen? Im Folgenden werden wir uns mit den besten KI-Tools für E-Mails befassen! Egal, ob Sie Gmail, Microsoft Outlook oder ein anderes E-Mail-Tool verwenden, wir sind sicher, dass wir etwas haben, das Ihnen helfen könnte! 

KI-Tools für E-Mail verstehen

Lassen Sie uns zunächst aufschlüsseln, was wir mit „KI-Tools für E-Mails“ meinen. Dabei handelt es sich um ausgeklügelte Softwareanwendungen, die künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen verwenden, um verschiedene Aspekte des E-Mail-Managements zu unterstützen. Vom Verfassen von Nachrichten bis hin zur Organisation Ihres Posteingangs — diese Tools wurden entwickelt, um Ihnen das Leben zu erleichtern. 

Zu den wichtigsten Funktionen von KI-E-Mail-Assistenten gehören häufig:

- Intelligente Kompositions- und Antwortvorschläge

- Automatische E-Mail-Kategorisierung und -Priorisierung

- Terminplanung und Folgeautomatisierung

- Erweiterte Such- und Abruffunktionen

- Stimmungsanalyse und Tonanpassung 

Das Schöne an der Verwendung von KI für E-Mails ist, dass sie im Laufe der Zeit aus Ihren Gewohnheiten und Vorlieben lernt und personalisierter und effektiver wird, je mehr Sie sie verwenden. Es ist, als hätten Sie einen superintelligenten persönlichen Assistenten, der sich um Ihren Posteingang kümmert! 

Die besten KI-Tools zur Optimierung Ihres Posteingangs

Lassen Sie uns nun einige der leistungsstärksten Möglichkeiten untersuchen, wie KI bei E-Mails hilft. Wir haben es in vier Schlüsselbereiche unterteilt, in denen die besten KI-Tools große Auswirkungen haben.

Intelligente Assistenten für die E-Mail-Erstellung

Das Schreiben von E-Mails kann zeitaufwändig sein, insbesondere wenn Sie versuchen, den richtigen Ton zu treffen oder komplexe Informationen zu vermitteln. Hier bieten sich KI-generierte Software und Tools zum Schreiben von E-Mails an. Diese cleveren Assistenten können Ihnen helfen, E-Mails schneller und effektiver zu verfassen. 

Wenn Sie nach einem KI-Tool zum Verfassen von E-Mails suchen, achten Sie auf Funktionen wie: 

- Kontextsensitive Vorschläge (d. h. Vorschlag von Betreffzeilen auf der Grundlage Ihres E-Mail-Texttextes)

- Ton- und Stilanpassung für generierte E-Mails

- Grammatik und Rechtschreibprüfung

- Mehrsprachiger Support 

Die Vorteile der Verwendung von KI für die E-Mail-Erstellung sind enorm. Sie können nicht nur E-Mails schneller schreiben, sondern auch die Qualität Ihrer Kommunikation verbessern. Mithilfe von KI-Schreibwerkzeugen können Sie sicherstellen, dass Ihre Nachrichten klar, professionell und auf Ihren Empfänger zugeschnitten sind. 

Einige erstklassige KI-Tools für die E-Mail-Erstellung können sogar ganze E-Mail-Entwürfe auf der Grundlage einiger Keywords oder Aufzählungspunkte generieren. Andere E-Mail-Assistenten zeichnen sich durch intelligente Antwortvorschläge aus, sodass Sie auf einfache Weise schnell und angemessen auf Nachrichten antworten können. 

Beispiele für intelligente Assistenten zur E-Mail-Erstellung

1. Grammatik: Ein KI-gestützter Schreibassistent, der nicht nur Grammatik und Rechtschreibung überprüft, sondern auch Verbesserungen in Stil, Ton und Klarheit für Ihre E-Mails und andere schriftliche Inhalte vorschlägt. 

2. Kristall: Ein KI-Tool, das die Persönlichkeit und den Kommunikationsstil der Empfänger analysiert, um maßgeschneiderte Vorschläge für das Verfassen effektiverer und personalisierterer E-Mails zu unterbreiten. 

3. Gmail Smart Compose: Eine in Gmail integrierte Funktion, die maschinelles Lernen nutzt, um vollständige Sätze während der Eingabe vorherzusagen und vorzuschlagen, sodass Sie E-Mails schneller verfassen können.

Profi-Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Sprache mit Gmail Smart Compose einstellen, um sicherzustellen, dass Ihre Grammatik und Rechtschreibung beim Schreiben überprüft werden.

Der Grund, warum dies so wichtig ist, ist, dass, wenn Sie in einem bestimmten Dialekt Ihrer Sprache verfassen (z. B. britisches Englisch oder Englisch der Vereinigten Staaten), Wörter als grammatikalisch falsch markiert werden, obwohl sie es vielleicht nicht sind.

4. Flowrite: Ein KI-Schreibtool, das kurze Anweisungen in versandfertige E-Mails umwandelt, sodass Sie professionelle E-Mails in Sekundenschnelle verfassen können, die Ihren Absichten entsprechen. Ein Grund, warum die Leute Flowrite lieben, ist, dass Sie E-Mails in Ihrem Browser generieren können.

5. Lavendel: Ein KI-gestützter E-Mail-Assistent, der Vertriebsprofis hilft, effektivere E-Mails zu schreiben, indem er in Echtzeit Schreibvorschläge, Personalisierungstipps und Einblicke in das Engagement bietet.

Profi-Tipp: Wenn Sie ein KI-E-Mail-Schreibtool verwenden, überprüfen Sie die Ausgabe immer noch einmal, bevor Sie sie blind an Ihren Empfänger senden! Und fügen Sie persönliche Akzente hinzu, wo immer Sie können.

Intelligente E-Mail-Sortierung und -Priorisierung

Wenn Sie sich jemals gewünscht haben, Ihr Posteingang könnte sich von selbst organisieren, werden diese KI-Assistenten den Tag retten! Mit KI-gestützten E-Mail-Sortierwerkzeugen ist es einfach, schnell auf Null im Posteingang zu kommen. Diese intelligenten Assistenten können Ihre E-Mails automatisch kategorisieren, wichtige Nachrichten hervorheben und sogar vorhersagen, welche E-Mails Sie wahrscheinlich bald benötigen werden. 

Zu den wichtigsten Funktionen, nach denen Sie in KI-Tools zum Sortieren von E-Mails suchen sollten, gehören:

- Automatische Etikettierung und Ordnerorganisation

- Vorrangige Erstellung des Posteingangs

- Spam- und Werbe-E-Mail-Filterung

- Intelligente Bündelung verwandter E-Mails (z. B. Verkaufs-E-Mails, Werbebotschaften, Benutzer der kostenlosen Testversion usw.) 

Indem Sie KI als personalisierten Assistenten verwenden, um Ihre E-Mails zu organisieren und zu priorisieren, können Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist, ohne sich im Posteingang zu verzetteln. Einige der besten KI-Assistenten für E-Mail-Organisationen können sogar aus Ihrem Verhalten lernen und ihre Sortieralgorithmen an Ihre individuellen Vorlieben und Ihren Arbeitsstil anpassen. 

Beispiele für die besten KI-Tools zur Optimierung Ihres Posteingangs

1. Übermenschlich: Ein Premium-E-Mail-Client, der KI nutzt, um Funktionen wie E-Mail-Tracking, zeitgesteuertes Senden und intelligentes Sortieren bereitzustellen, um Benutzern zu helfen, „Posteingang Null“ zu erreichen. 

2. SaneBox: Ein KI-gestütztes E-Mail-Verwaltungstool, das Ihre E-Mails automatisch sortiert, Ablenkungen herausfiltert und intelligente Funktionen wie Abmelden mit einem Klick und Folgeerinnerungen bietet. 

3. Funke: Ein intelligenter E-Mail-Client, der KI verwendet, um E-Mails zu kategorisieren, intelligente Benachrichtigungen bereitzustellen und Funktionen für die Zusammenarbeit für Teams anzubieten. 

4. Astro: Ein KI-gestützter E-Mail-Client (jetzt Teil von Slack), der maschinelles Lernen nutzt, um E-Mails zu priorisieren, deinen Kalender zu verwalten und Einblicke in deine E-Mail-Gewohnheiten zu erhalten. 

5. Vorne: Eine kollaborative E-Mail-Plattform, die KI nutzt, um Teams dabei zu unterstützen, gemeinsam genutzte Posteingänge zu verwalten, Workflows zu automatisieren und Analysen für die Kundenkommunikation bereitzustellen.

KI-gestützte E-Mail-Planung und Nachverfolgung

Timing ist im E-Mail-Marketing und in der Kommunikation alles, und KI-Tools helfen Ihnen dabei, dies zu erreichen. KI-gestützte Planungs- und Folgetools können den Versand Ihrer E-Mails optimieren und sicherstellen, dass wichtige Konversationen nicht übersehen werden.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie sind ein neuer Vertriebsagent für eine VoIP-Anwendung. Wenn Sie kalte E-Mails versenden, wäre es hilfreich, einen KI-Assistenten zu haben, der nachverfolgen kann, ob Ihre potenziellen Kunden Interesse an Ihrem Pitch haben.

Zu den Vorteilen der Verwendung von KI für die Planung und Nachverfolgung von E-Mails gehören:

- Höhere Öffnungs- und Antwortraten von E-Mails

- Reduzierter Zeitaufwand für manuelle Nachuntersuchungen

- Verbessertes Beziehungsmanagement

- Konsistenz in der Kommunikation

Suchen Sie nach Tools, die Funktionen bieten wie:

- Intelligente Sendezeitoptimierung

- KI-E-Mail-Schreiben, das den Großteil der E-Mail-Kopie für Sie generiert

- Automatisierte Folgesequenzen

- Integration mit Ihrem Kalender zur Terminplanung

- Anpassbare Erinnerungseinstellungen

Einige der besten KI-Tools in dieser Kategorie können sogar den Inhalt Ihrer E-Mails analysieren und je nach Dringlichkeit und Art der Konversation optimale Zeiten für Follow-ups vorschlagen. 

Beispiele für KI-gestützte E-Mail-Planung und -Nachverfolgung

1. Mixmax: Ein E-Mail-Produktivitätstool, das mithilfe von KI optimale E-Mail-Versandzeiten vorschlägt und Abläufe für Ihre Folge-E-Mails.

2. Mailshake: Eine KI-gestützte E-Mail-Outreach-Plattform, die dabei hilft, E-Mails zu planen, Follow-ups zu automatisieren und die Versandzeiten für ein besseres Engagement zu optimieren. 

3. Followup.cc: Ein E-Mail-Produktivitätstool, das Sie mithilfe von KI an wichtige E-Mails erinnert, die weiterverfolgt werden müssen, und das Ihnen hilft, zukünftige E-Mail-Versendungen zu planen. Perfekt, um kalte E-Mails und sogar herzliche Verkaufs-E-Mails weiterzuverfolgen.

4. Erneut stoßen: Ein automatisiertes E-Mail-Marketing-Follow-up-Tool, das mithilfe von KI maßgeschneiderte Follow-up-Nachrichten zu optimalen Zeiten versendet, um die Antwortraten zu erhöhen.

5. Ja, Ware: Eine Vertriebsplattform mit KI-gestützter Planung und Follow-up-Funktionen für Vertriebs-E-Mails, einschließlich Versandzeitoptimierung und automatisierter Abläufe.

Verwandt: Was ist Marketing Automation? Finden Sie es hier heraus!

Erweiterte E-Mail-Analytik mit KI

Wissen ist Macht, und KI-gestützte E-Mail-Analysetools geben uns mehr Einblick in unsere E-Mail-Gewohnheiten als je zuvor. Diese Tools können eine Vielzahl von Kennzahlen verfolgen und wertvolle Erkenntnisse liefern, mit denen Sie Ihre E-Mail-Kommunikation verbessern können. 

Zu den wichtigsten Kennzahlen und Erkenntnissen, die KI-E-Mail-Analysen liefern, gehören häufig:

- Antwortraten und -zeiten

- E-Mail-Stimmungsanalyse

- Leistung der Betreffzeile

- Engagementmuster

Durch den Einsatz von KI für E-Mail-Analysen können Sie Trends erkennen, Ihre Kommunikationsstrategien optimieren und die Effektivität Ihrer E-Mails messen. Einige Tools bieten sogar prädiktive Analysen, mit denen Sie zukünftige E-Mail-Trends vorhersagen und Ihre Strategien entsprechend anpassen können. 

Beispiele für einige der besten KI-Tools für erweiterte E-Mail-Analysen

1. Gmelius: Eine Plattform für die E-Mail-Zusammenarbeit, die KI-gestützte Analysen zur Verfolgung der E-Mail-Leistung, der Teamproduktivität und der Kundeninteraktionen bietet. Perfekt, um sicherzustellen, dass Ihre professionellen E-Mails ins Schwarze treffen.

2. E-Mail-Analytik: Ein umfassendes E-Mail-Analysetool, das mithilfe von KI Einblicke in E-Mail-Gewohnheiten, Antwortzeiten und Teamproduktivität bietet. 

3. Lackmus: Eine E-Mail-Marketingplattform mit KI-gestützten Analysen, die zur Optimierung von E-Mail-Kampagnen beiträgt, indem sie Einblicke in die Abonnentenbindung und die Nutzung von E-Mail-Clients bietet. 

4. Siebter Sinn: Ein KI-gestütztes E-Mail-Optimierungstool, das das Verhalten der Abonnenten analysiert, um den besten Zeitpunkt für den E-Mail-Versand zu ermitteln, um ein maximales Engagement zu erzielen. 

5. Kap: Eine CRM- und E-Mail-Marketingplattform, die KI verwendet, um erweiterte Analysen zur E-Mail-Leistung, zum Kundenverhalten und zur Effektivität von Kampagnen bereitzustellen.

Integration von KI-E-Mail-Tools in Ihren Arbeitsablauf

Nachdem wir die erstaunlichen Funktionen von KI-E-Mail-Tools untersucht haben, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie sie effektiv einsetzen können. Hier sind einige Schritte, die Ihnen helfen, diese Tools in Ihren Arbeitsablauf zu integrieren: 

1. Beurteilen Sie Ihre Bedürfnisse: Identifizieren Sie, welche Aspekte des E-Mail-Managements für Sie am schwierigsten sind. Benötigen Sie beispielsweise einen KI-E-Mail-Autor, der Sie bei der Generierung von Inhalten unterstützt? Oder benötigen Sie nur Hilfe bei der Überprüfung der Grammatik, bevor Sie Ihre E-Mails versenden?

2. Recherchieren und Tools auswählen: Wählen Sie je nach Bedarf KI-E-Mail-Tools aus, die die von Ihnen benötigten Funktionen bieten. Probieren Sie nach Möglichkeit die verschiedenen Tools aus, bevor Sie sich verpflichten. Viele KI-Tools zum Schreiben von E-Mails bieten kostenlose Testversionen an, sodass Sie zuerst loslegen können.

3. Fangen Sie klein an: Implementieren Sie zunächst eine oder zwei KI-E-Mail-Verwaltungsfunktionen gleichzeitig, um sich nicht selbst zu überfordern. Versuchen Sie vielleicht, bessere Betreffzeilen zu generieren, und arbeiten Sie sich dann zum KI-Schreiben von E-Mails hoch, das den Großteil der Arbeit für Sie erledigt.

4. Passen Sie die Einstellungen an: Nehmen Sie sich Zeit, um die KI-Tools an Ihre Vorlieben und Ihren Arbeitsstil anzupassen. Für welches Schreibtool oder welchen E-Mail-KI-Assistenten Sie sich auch entscheiden, es sollte eine Option geben, mit der Sie Ihre Einstellungen auf irgendeine Weise aktualisieren können. Mit ChatGPT können Sie ihm beispielsweise benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen geben und ihm Ihre Markenstimme beibringen.

Verwandt: Schauen Sie sich unseren Beitrag mit mehr als 150 ChatGPT-Eingabeaufforderungen zur Verwendung mit der OpenAI-Plattform an!

5. Trainiere die KI: Viele KI-Tools verbessern sich mit der Nutzung, daher müssen Sie möglicherweise geduldig und konsistent bei der Verwendung sein. Da ein Schreibgerät beispielsweise Ihre Stimme lernt, kann es Ihnen bessere Ergebnisse liefern.

6. Überprüfen und anpassen: Bewerten Sie regelmäßig die Wirksamkeit der KI-Tools und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor. Möglicherweise benötigen Sie nur in den geschäftigen Monaten Ihres Unternehmens einen KI-Assistenten. Im Laufe der Zeit wird sich Ihr Team jedoch möglicherweise stark auf ein Schreibwerkzeug verlassen. Erkundigen Sie sich einfach bei ihnen und sehen Sie, wonach sie suchen, damit Sie einen personalisierten Workflow für Ihr Unternehmen erstellen können. 

Denken Sie daran, dass das Ziel von Tools zum Schreiben, Analysieren und Nachverfolgen von E-Mails darin besteht, Ihr Leben einfacher und nicht komplizierter zu machen. Scheuen Sie sich nicht, mit verschiedenen KI-Schreibwerkzeugen und verschiedener Software zu experimentieren, bis Sie die perfekte Lösung für Ihre Bedürfnisse gefunden haben.

Die Zukunft der KI in der E-Mail-Kommunikation

In der Welt der KI und E-Mail stehen spannende Zeiten bevor! Da die Technologie weiter voranschreitet, können wir erwarten, dass wir noch mehr innovative Funktionen und Fähigkeiten für unsere Posteingänge und Postausgänge sehen werden. Zu den neuen Trends, auf die es zu achten gilt, gehören: 

- Natürliche Sprachverarbeitung für noch menschenähnlichere Interaktionen

- Fortschrittliche Personalisierung auf Basis von Deep-Learning-Algorithmen

- Integration mit anderen Produktivitätstools für reibungslose Arbeitsabläufe

- Verbesserte Sicherheitsfunktionen auf Basis von KI 

Die potenziellen Auswirkungen auf Produktivität und Kommunikationseffizienz sind enorm. Da KI immer ausgefeilter wird, sehen wir möglicherweise eine Zukunft, in der die Verwaltung von E-Mails keine lästige Pflicht mehr ist, sondern ein nahtloser, fast müheloser Teil unseres Alltags ist.

Wählen Sie das richtige KI-E-Mail-Tool für Ihre Bedürfnisse

Wie wählen Sie bei so vielen verfügbaren KI-E-Mail-Tools das richtige aus? Hier sind einige Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt: 

- Kompatibilität mit Ihrer bestehenden E-Mail-Plattform (d. h. funktioniert sie gut mit Gmail und Outlook?)

- Spezifische Funktionen, die auf Ihre Schmerzpunkte eingehen

- Benutzeroberfläche und einfache Bedienung

- Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen

- Kosten- und Preisstruktur

- Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools, die Sie verwenden 

Unser Rat? Nutzen Sie kostenlose Testversionen, sofern verfügbar. Es gibt keinen besseren Weg, ein KI-E-Mail-Tool zu evaluieren, als es in Ihrem eigenen Workflow zu testen. Achten Sie darauf, wie intuitiv sich das Tool anfühlt und ob es Ihnen wirklich Zeit und Mühe spart.

Nutzung von KI für E-Mail-Produktivität

Wenn Sie unserem Beitrag nichts anderes entnehmen, ist hier das Fazit: KI-Tools für E-Mails können unsere Arbeitsweise verändern, uns Zeit sparen und uns helfen, effektiver zu kommunizieren. 

Wenn Sie sich von Ihrem Posteingang überfordert fühlen, empfehlen wir Ihnen, einige der von uns besprochenen KI-E-Mail-Assistenten auszuprobieren. Fangen Sie klein an, experimentieren Sie mit verschiedenen Tools und finden Sie heraus, wie sie Ihre Produktivität steigern können. Die Zukunft des E-Mail-Managements ist da — es ist an der Zeit, sie anzunehmen! 

Denken Sie daran, dass das Ziel nicht darin besteht, die menschliche Kommunikation zu ersetzen, sondern sie zu verbessern. Mit KI als Ihrem E-Mail-Verbündeten können Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: Beziehungen aufbauen, Probleme lösen und Ihr Unternehmen voranbringen.

Verwandt: Lesen Sie unseren Beitrag zur Verbesserung Ihres Geschäftsablaufs. 

So ergänzt Castmagic Ihre KI-E-Mail-Strategie

Apropos Verbesserung der Kommunikation, lassen Sie uns Ihnen vorstellen Castmagic — eine KI-gestützte Plattform zur Generierung von Inhalten das kann Ihr E-Mail-Spiel auf die nächste Stufe heben. Obwohl Castmagic nicht speziell ein E-Mail-Tool ist, können die Funktionen von Castmagic Ihre E-Mail-Marketing- und Newsletter-Bemühungen erheblich steigern. 

Castmagic verwendet fortschrittliche KI um qualitativ hochwertige Inhalte auf der Grundlage Ihrer Audio- oder Videoeingabe zu generieren. Das bedeutet, dass Sie auf einfache Weise ansprechende E-Mail-Vorlagen, Newsletter-Inhalte oder sogar personalisierte E-Mail-Sequenzen erstellen können, ohne stundenlang von Grund auf neu schreiben zu müssen. 

Wenn Sie Castmagic zusammen mit Ihren KI-E-Mail-Tools verwenden, erstellen Sie eine leistungsstarke Inhaltsstrategie, die Zeit spart und das Engagement verbessert. Stellen Sie sich vor, Sie verwandeln Ihre Podcast-Folgen oder Teambesprechungen mit nur wenigen Klicks in überzeugende E-Mail-Inhalte! 

Hier sind nur einige der Vorteile, die sich aus der Integration von Castmagic in Ihren E-Mail-Workflow ergeben: 

- Konsistenter, qualitativ hochwertiger Content für Ihre E-Mail-Kampagnen

- Zeitersparnis bei der Erstellung von Inhalten

- Vielfältige Inhaltsideen, die aus Ihrem vorhandenen Audio-/Videomaterial generiert wurden

- Nahtlose Integration mit Ihren vorhandenen E-Mail-Marketing-Tools

Wenn Sie also die Welt der KI-Tools für E-Mails erkunden, vergessen Sie nicht, sich anzusehen, wie Castmagic Ihre E-Mail-Content-Strategie ergänzen und verbessern kann. Es ist die perfekte Ergänzung zu Ihrem KI-gestützten Produktivitäts-Toolkit!

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