Ultimativer Leitfaden zum Erstellen guter Besprechungsnotizen

Was ist das Besondere daran, gute Besprechungsnotizen zu machen? Sind sie nicht nur eine schriftliche Aufzeichnung dessen, was in einer Besprechung passiert? Ja, aber sie sind so viel mehr als das.

Die Wahrheit ist, dass es Ihnen helfen wird, sich an wichtige Punkte, Entscheidungen und Aktionspunkte zu erinnern, wenn Sie solide Notizen von Ihren Firmenbesprechungen — oder anderen Besprechungen — haben. Wenn Sie lernen, wie Sie sich gute Besprechungsnotizen machen, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Projekte erfolgreich sind, und sie sind für Ihr Team unglaublich wertvoll.

Deshalb haben wir diesen Leitfaden für Sie zusammengestellt. Wir möchten Ihnen Insiderwissen über alles geben, was Sie über Besprechungsnotizen wissen müssen — von der Vorbereitung vor dem Meeting bis hin zu verschiedenen Methoden, um während des Meetings Notizen zu machen. Klingt gut? Lesen Sie weiter, um Experte für Besprechungsnotizen zu werden!

Was sind Sitzungsnotizen?

Wie es sich anhört, handelt es sich bei Sitzungsnotizen um schriftliche Aufzeichnungen, die festhalten, was während einer Besprechung besprochen wurde (d. h. die wichtigsten Punkte, Entscheidungen und Aktionspunkte). Sie dienen als wertvolle Referenz für Teilnehmer und solche, die nicht teilnehmen können.

Im Gegensatz zu Sitzungsprotokollen sind Sitzungsnotizen weniger formell. Sitzungsprotokolle werden in der Regel in offizielleren Zusammenhängen wie Vorstandssitzungen und Gerichtsverfahren verwendet. Sie beinhalten Dinge wie Anträge und Abstimmungen. Sie können Zeitstempel, Daten und andere relevante Informationen „in der Aufzeichnung“ enthalten.

Sowohl das Protokoll als auch die Sitzungsnotizen enthalten jedoch einen detaillierten Bericht über eine Sitzung. In den Sitzungsnotizen können zwar auch Anträge oder Abstimmungen erwähnt werden, ihr Hauptaugenmerk liegt jedoch auf den wichtigsten Informationen und Erkenntnissen.

So bereiten Sie sich auf das Schreiben von Besprechungsnotizen vor

Die Vorbereitung einer Besprechung ist entscheidend, um effektive Notizen zu machen. Lesen Sie vor dem Meeting die Tagesordnung, um sich mit den zu erörternden Themen vertraut zu machen. Dies wird Ihnen helfen, die Struktur und die Hauptziele des Treffens zu verstehen. Wenn keine Tagesordnung angegeben ist, bitten Sie den Organisator der Besprechung um eine oder erstellen Sie Ihre eigene auf der Grundlage der Besprechungseinladung. Durch die richtige Vorbereitung können Sie wichtige Punkte vorhersehen und Ihre Notizen entsprechend organisieren.

Erforderliche Tools zum Erstellen von Besprechungsnotizen

Wenn es darum geht, Besprechungsnotizen zu machen, können Sie zwischen herkömmlichen Tools wie Stift und Papier oder digitalen Tools wie Laptops, Tablets oder Notiz-Apps wählen. Herkömmliche Tools bieten Einfachheit und weniger Ablenkungen, während digitale Tools den Vorteil einer einfachen Organisation, Suche und gemeinsamen Nutzung bieten. Zu den beliebten Tools für digitale Notizen gehören Evernote, OneNote und Google Docs. Experimentieren Sie mit verschiedenen Tools, um herauszufinden, was für Sie am besten funktioniert.

Profi-Tipp: Nehmen Sie Ihre Besprechungen mit Audio- und/oder Videogeräten auf!

Ob Ihre Besprechungen per Fernzugriff über ein Tool wie Zoomen/Google Meet, oder persönlich, wenn Sie eine Aufzeichnung Ihrer Besprechung haben, ist es einfacher, alle Lücken zu schließen, die Sie während der Besprechung übersehen haben. Und wenn Sie Tools wie Castmagic verwenden, können Sie die AI-Transkription tatsächlich verwenden, um Ihre Besprechungsnotizen automatisch zu generieren. Aber dazu werden wir später mehr sagen.

Verwandt: Lesen Sie unseren Beitrag“8 hervorragende Anwendungen für den Einsatz von KI in Unternehmen.“

Methoden zum Erstellen von Sitzungsnotizen

Es gibt verschiedene Methoden, um Besprechungsnotizen zu erstellen, von denen jede ihre eigenen Vorteile hat:

1. Cornell-Methode: Bei dieser Methode wird Ihre Seite in drei Abschnitte unterteilt: Notizen, wichtige Punkte und Zusammenfassung. Schreiben Sie Ihre Notizen in den größten Abschnitt, extrahieren Sie die wichtigsten Punkte in den kleineren Abschnitt und fassen Sie das Meeting unten zusammen. 

2. Methode zur Erstellung von Diagrammen: Erstellen Sie eine Tabelle mit Spalten für Themen, Notizen, Aktionspunkte und verantwortliche Parteien. Diese Methode hilft Ihnen, Informationen übersichtlich zu organisieren und Aufgaben einfach zu identifizieren. 

3. Zuordnungsmethode: Beginnen Sie mit dem Hauptthema in der Mitte und verzweigen Sie sich mit Unterthemen und Details. Diese visuelle Methode hilft Ihnen, die Zusammenhänge zwischen Ideen zu erkennen, und ist hilfreich für Brainstorming-Sitzungen.

Passen Sie die gewählte Methode an die Art der Besprechung an. Beispielsweise eignet sich die Cornell-Methode möglicherweise besser für Informationsbesprechungen, während sich die Charting-Methode ideal für Besprechungen mit vielen Aktionspunkten eignet.

Die richtige Methode auswählen

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer Methode zum Aufzeichnen von Notizen Faktoren wie die Art der Besprechung, Ihre Rolle in der Besprechung und Ihre persönlichen Vorlieben. Für einige Besprechungen sind möglicherweise detailliertere Notizen erforderlich, während für andere ein visuellerer Ansatz von Vorteil wäre. Wählen Sie eine Methode, mit der Sie wichtige Informationen erfassen können, während Sie aktiv an der Besprechung teilnehmen.

Ein Beispiel für das Formatieren von Besprechungsnotizen

Ein effektives Format für Besprechungsnotizen sollte klar, präzise und leicht zu scannen sein. Verwenden Sie Überschriften, um die Hauptthemen voneinander zu trennen, und Aufzählungspunkte oder Nummerierungen, um Unterthemen und Details aufzulisten. Dies erleichtert es den Lesern, bestimmte Informationen zu finden und den Ablauf der Besprechung zu verstehen. Hier ist ein Beispiel für ein gutes Format für Besprechungsnotizen:

1. Einführung

- Zweck des Treffens

- Teilnehmer

2. Thema 1

- Wichtige Punkte

- Entscheidungen getroffen

- Aktionspunkte (mit Verantwortlichen und Fristen)

3. Thema 2

- Wichtige Punkte

- Entscheidungen getroffen

- Aktionspunkte (mit Verantwortlichen und Fristen)

4. Zusammenfassung

- Wichtigste Imbissbuden

- Die nächsten Schritte

Wie Castmagic das Schreiben von Besprechungsnotizen vereinfacht

Castmagic ist ein KI-gestütztes Tool das revolutioniert die Art und Weise, wie Sie Besprechungsnotizen erstellen. Die Plattform verwendet fortschrittliche Technologien für die Verarbeitung natürlicher Sprache und maschinelles Lernen. Dadurch wird der Notizvorgang optimiert, sodass Sie Zeit und Mühe sparen und gleichzeitig Genauigkeit und Vollständigkeit gewährleisten können. 

Nehmen Sie Ihr Meeting einfach im Audio- oder Videoformat auf und laden Sie die Datei hoch. Von dort aus wird Castmagic transkribieren Sie das Gespräch automatisch. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, während des Meetings manuell Notizen zu machen, sodass Sie sich voll und ganz auf die aktuelle Diskussion konzentrieren können. 

Aber der Spaß hört hier nicht auf. Castmagic geht über die einfache Transkription hinaus. Es verwendet intelligente Algorithmen, um den Inhalt Ihres Meetings zu analysieren und die wichtigsten Informationen zu extrahieren. Es listet die wichtigsten Punkte, Entscheidungen und Aktionspunkte für Sie auf. Das bedeutet, dass Sie kein langes Protokoll durchsehen müssen, um die wichtigsten Erkenntnisse zu finden. Es wird sofort für Sie erledigt, und dann können Sie Ihr Dokument mit den Besprechungsnotizen nach Belieben aktualisieren oder ergänzen. 

Sie können auch die Magic Chat-Funktion von Castmagic verwenden, um Aufforderungen zu schreiben und KI-generierten Text aus dem Protokoll Ihres Meetings zu erstellen, um Inhalte wie die folgenden zu erstellen:

• Kopie des Newsletters
• Beiträge in sozialen Netzwerken
• Schulungsleitfäden
• Berichte zur Qualitätskontrolle
• Web-Texte und mehr

Die KI-gestützten Funktionen von Castmagic ermöglichen es Ihnen auch, kurze Zusammenfassungen von Besprechungen zu erstellen und wichtige Erkenntnisse hervorzuheben. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Notizen mit Teammitgliedern oder Interessenvertretern teilen, die möglicherweise nicht die Zeit haben, alle Besprechungsnotizen zu überprüfen, geschweige denn ein vollständiges Protokoll. Die Zusammenfassungsfunktion fasst die wichtigsten Informationen in einem leicht verdaulichen Format zusammen, sodass alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben und den Überblick behalten können. 

Erfahre hier mehr über die Meeting-Presets von Castmagic.

Nach dem Meeting: Sortieren und Organisieren Ihrer Notizen

Nehmen Sie sich nach dem Meeting etwas Zeit, um Ihre Notizen zu überprüfen und zu verfeinern. Fassen Sie die wichtigsten Punkte zusammen, klären Sie alle unklaren Punkte und fügen Sie alle zusätzlichen Gedanken oder Ideen hinzu, die Ihnen in den Sinn kommen. Stellen Sie sicher, dass Sie Aktionspunkte hervorheben und ihnen umgehend nachgehen. Verteilen Sie die Notizen so schnell wie möglich an alle relevanten Parteien, um sicherzustellen, dass alle informiert sind und auf die besprochenen Punkte reagieren können, solange sie noch frisch an die Sitzung denken. 

Speichern und Abrufen von Besprechungsnotizen

Das Organisieren Ihrer Besprechungsnotizen ist wichtig, damit Sie sie leicht abrufen und später darauf zurückgreifen können. Schaffen Sie ein einheitliches Ablagesystem, egal ob nach Datum, Projekt oder Kunde. Verwenden Sie klare, aussagekräftige Namen für Ihre Dateien, um die Suche zu vereinfachen.  

Erwägen Sie, eine Cloud-basierte Speicherlösung wie Google Drive oder Dropbox zu verwenden, um von jedem Gerät aus auf Ihre Notizen zuzugreifen und sie einfach mit anderen zu teilen. Überprüfe deine Notizen regelmäßig, um sicherzustellen, dass du die Aufgaben durchführst, und um dein Gedächtnis bei wichtigen Diskussionen aufzufrischen.

Häufige Fehler, die Sie beim Erstellen von Besprechungsnotizen vermeiden sollten

Beim Aufzeichnen von Besprechungsnotizen gibt es einige häufige Fallstricke, auf die Sie achten sollten. 

1. Ich versuche alles wörtlich aufzuschreiben

Dies kann zu unvollständigen oder unorganisierten Notizen führen. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, wichtige Punkte, Entscheidungen und Aktionspunkte festzuhalten. 

2. Während des Aufnehmens von Sitzungsnotizen unorganisiert sein

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Notizen effektiv mithilfe von Überschriften, Aufzählungszeichen oder einer strukturierten Vorlage organisieren, um Klarheit und eine einfache Referenz zu gewährleisten. 

3. Kein aktiver Zuhörer sein

Um effektive Besprechungsnotizen zu erstellen, müssen Sie ein aktiver Zuhörer sein. Minimiere Ablenkungen, indem du Benachrichtigungen stummschaltest und unnötige Tabs auf deinem Gerät schließt. Wenn etwas unklar ist, zögere nicht, klärende Fragen zu stellen.  

Profi-Tipp: Wenn du wichtige Punkte paraphrasierst, kannst du auch sicherstellen, dass du die Informationen richtig verstanden hast, und kann als nützliche Zusammenfassung für deine Notizen dienen.

Zusammenarbeit mit Ihrem Team an Besprechungsnotizen

Die Zusammenarbeit kann die Qualität und Vollständigkeit Ihrer Besprechungsnotizen erheblich verbessern. Verwenden Sie gemeinsam genutzte Dokumente oder Apps zum Aufzeichnen von Notizen, die eine Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen. Auf diese Weise können mehrere Teammitglieder ihre Erkenntnisse und Ideen einbringen. 

Es ist auch eine gute Idee, zu erwägen, für jede Besprechung einen bestimmten Notizenzeichner zu benennen. Auf diese Weise können konsistente und zuverlässige Aufzeichnungen gewährleistet werden. Dennoch kann es für Sie von Vorteil sein, alle Teammitglieder zu ermutigen, die Notizen auch nach dem Meeting zu überprüfen und zu ergänzen. 

Überlegungen zur Barrierefreiheit und Inklusion

Bei der Erstellung von Sitzungsnotizen müssen Barrierefreiheit und Inklusion unbedingt berücksichtigt werden. Verwenden Sie eine klare, präzise Sprache, die für alle Teilnehmer leicht verständlich ist. 

Stellen Sie alternative Formate (z. B. Audioaufnahmen oder Zusammenfassungen) für Teammitglieder bereit, die möglicherweise andere Bedürfnisse oder Vorlieben haben.  

Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer Zugriff auf die Besprechungsnotizen haben, unabhängig von ihrem Standort oder Gerät.

Evaluieren und verbessern Sie Ihre Fähigkeiten zum Notieren

Wie bei jeder Fähigkeit erfordert das Erstellen effektiver Besprechungsnotizen Übung und kontinuierliche Verbesserung.

Überprüfe deine Notizen regelmäßig, um Bereiche zu identifizieren, in denen du präziser, organisierter oder umfassender sein kannst.

Bitten Sie Kollegen um Feedback zur Nützlichkeit und Klarheit Ihrer Notizen und seien Sie offen für Verbesserungsvorschläge.

Integration von Besprechungsnotizen in Projektmanagement-Tools

Die Integration Ihrer Besprechungsnotizen in Projektmanagement-Tools könnte eine leistungsstarke Methode sein, um Ihren Arbeitsablauf zu optimieren, sicherzustellen, dass wichtige Informationen berücksichtigt werden, und Ihr Team über den Projektfortschritt und die Prioritäten auf dem Laufenden zu halten. Indem Sie Besprechungsnotizen mit relevanten Projekten oder Aufgaben in Ihrer Projektmanagement-Software verknüpfen, schaffen Sie eine zentrale Anlaufstelle für alle projektbezogenen Informationen und Kommunikation.

Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur effektiven Integration Ihrer Besprechungsnotizen in Projektmanagement-Tools:

1. Wählen Sie ein Projektmanagement-Tool, das die Dokumentenintegration unterstützt, wie Trello, Asana oder Monday.com. Mit diesen Tools kannst du ganz einfach Besprechungsnotizen an bestimmte Projekte, Aufgaben oder Karten anhängen.

2. Erstellen Sie eine standardisierte Benennungskonvention für Ihre Sitzungsnotizendateien, einschließlich Datum, Art der Besprechung und aller relevanten Projekt- oder Kundennamen. Dadurch wird es einfacher, in Ihrem Projektmanagement-Tool nach bestimmten Notizen zu suchen und darauf zu verweisen.

3. Wenn Sie Aufgaben oder Aktionspunkte auf der Grundlage von Besprechungsdiskussionen erstellen, fügen Sie einen Link zu den entsprechenden Besprechungsnotizen hinzu. Dies bietet den Kontext für die Aufgabe und ermöglicht es den Teammitgliedern, bei Bedarf auf die ursprüngliche Diskussion zurückzugreifen.

4. Verwenden Sie Ihre Besprechungsnotizen, um Projektzeitpläne, Aufgaben und Prioritäten zu aktualisieren. Wenn bei einer Besprechung neue Informationen oder Entscheidungen bekannt werden, die sich auf das Projekt auswirken, stellen Sie sicher, dass Sie diese Änderungen in Ihrem Projektmanagement-Tool berücksichtigen. So bleiben alle auf derselben Wellenlänge und Ihr Projektplan bleibt auf dem neuesten Stand.

5. Ermutigen Sie die Teammitglieder, Besprechungsnotizen im Projektmanagement-Tool zu überprüfen und zu kommentieren. Dies fördert die Zusammenarbeit und ermöglicht eine zentrale, leicht zugängliche Aufzeichnung der projektbezogenen Diskussionen und Entscheidungen.

6. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Besprechungsnotizen zusammen mit Ihren Projektaufgaben und Meilensteinen. Auf diese Weise können Sie alle Aktionen oder Folgemaßnahmen identifizieren, die möglicherweise verpasst wurden, und sicherstellen, dass Ihr Team die Projektziele einhält.

Integrieren Sie Ihre Besprechungsnotizen mit Projektmanagement-Tools, und Sie können eine nahtlose Verbindung zwischen den Diskussionen Ihres Teams und der täglichen Arbeit herstellen. Nebenbei verbessern Sie Transparenz, Rechenschaftspflicht und Zusammenarbeit. Das Beste daran, hervorragende Besprechungsnotizen zu machen und sie in Projektmanagement-Tools zu integrieren, ist, dass Sie die Ziele Ihres Unternehmens erfolgreicher erreichen werden.

Wie diese Integration in der Praxis aussehen könnte

Nehmen wir an, Ihr Team hat eine wöchentliche Projektstatusbesprechung. Während des Meetings besprechen Sie aktuelle Fortschritte, Herausforderungen und die nächsten Schritte. Sie nehmen das Audio des Meetings auf und geben das Audio nach dem Meeting in Castmagic ein. Von dort aus erstellen Sie Aktionspunkte, die dann für jeden besprochenen Aktionspunkt in Ihrem Projektmanagement-Tool wie Trello in Aufgaben umgewandelt werden können.

Anschließend hängst du die Datei mit den Besprechungsnotizen an die entsprechende Trello-Karte an und fügst einen Link zu den Notizen in die Aufgabenbeschreibung ein. Während die Teammitglieder an ihren Aufgaben arbeiten, können sie leicht auf die Besprechungsnotizen zurückgreifen, um den Kontext zu finden, und die Trello-Karte mit ihren Fortschritten aktualisieren.

In Ihrer nächsten wöchentlichen Besprechung können Sie den Projektausschuss zusammen mit Ihren neuen Besprechungsnotizen überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben wie geplant voranschreiten, und um alle neuen Herausforderungen oder Prioritäten anzugehen, die sich ergeben.

Castmagic bringt Ihre Besprechungsnotizen auf das nächste Level

Mithilfe dieses Leitfadens und Tools wie Castmagic sind Sie gut gerüstet, um effektive Besprechungsnotizen zu erstellen, mit denen Sie und Ihr Team organisiert, informiert und produktiv bleiben. Die KI-gestützte Plattform von Castmagic vereinfacht den Prozess der Erstellung umfassender und umsetzbarer Besprechungsnotizen. So sparen Sie Zeit und Mühe und stellen gleichzeitig die Genauigkeit sicher. Mit Funktionen wie automatische Transkription, Magic Chat und benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen — Castmagic ist die ultimative Lösung, um Ihre Besprechungsnotizen zu optimieren und die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Überzeugen Sie sich selbst von der Leistungsfähigkeit von Castmagic und verbessern Sie Ihre Fähigkeiten zum Aufzeichnen von Besprechungsnotizen. Testen Sie Castmagic noch heute kostenlos!