Guide ultime pour prendre de bonnes notes de réunion

Quel est l'intérêt de prendre de bonnes notes de réunion ? Ne s'agit-il pas simplement d'une trace écrite de ce qui se passe lors d'une réunion ? Oui, mais ils sont bien plus que cela.

En vérité, le fait de prendre des notes solides des réunions de votre entreprise, ou de toute autre réunion d'ailleurs, vous aidera à vous souvenir des points clés, des décisions et des mesures à prendre. Apprendre à prendre de bonnes notes de réunion augmentera les chances de réussite de vos projets et sera extrêmement précieux pour votre équipe.

C'est pourquoi nous avons élaboré ce guide pour vous. Nous souhaitons partager tout ce que vous devez savoir sur les notes de réunion, qu'il s'agisse de la préparation avant la réunion ou des différentes méthodes de prise de notes pendant la réunion. Ça a l'air bien ? Continuez à lire pour devenir un expert en notes de réunion !

Que sont les notes de réunion ?

En apparence, les notes de réunion sont des documents écrits qui capturent ce qui a été discuté au cours d'une réunion (c'est-à-dire les points clés, les décisions et les mesures à prendre). Ils constituent une référence précieuse pour les participants et ceux qui ne peuvent pas y assister.

Contrairement aux procès-verbaux de réunion, les notes de réunion sont moins formelles. Les procès-verbaux des réunions sont généralement utilisés dans des contextes plus officiels tels que les réunions du conseil d'administration et les procédures judiciaires. Ils comprennent des éléments tels que les motions et les votes. Ils peuvent inclure des horodatages, des dates et d'autres informations pertinentes « enregistrées ».

Les procès-verbaux et les notes de réunion fournissent toutefois un compte rendu détaillé d'une réunion. Bien que les notes de réunion puissent également mentionner des motions ou des votes, elles se concentrent principalement sur les informations les plus importantes et les points à retenir.

Comment se préparer à rédiger des notes de réunion

La préparation d'une réunion est cruciale pour prendre des notes efficaces. Avant la réunion, passez en revue l'ordre du jour pour vous familiariser avec les sujets qui seront abordés. Cela vous aidera à comprendre la structure et les principaux objectifs de la réunion. Si aucun ordre du jour n'est fourni, demandez-en un à l'organisateur de la réunion ou créez le vôtre en fonction de l'invitation à la réunion. Une bonne préparation vous permet d'anticiper les points importants et d'organiser vos notes en conséquence.

Outils nécessaires pour prendre des notes de réunion

Lorsqu'il s'agit de prendre des notes de réunion, vous pouvez choisir entre des outils traditionnels tels qu'un stylo et du papier ou des outils numériques tels que des ordinateurs portables, des tablettes ou des applications de prise de notes. Les outils traditionnels offrent de la simplicité et réduisent les distractions, tandis que les outils numériques offrent l'avantage de faciliter l'organisation, la recherche et le partage. Parmi les outils de prise de notes numériques les plus populaires, citons Evernote, OneNote et Google Docs. Testez différents outils pour trouver celui qui vous convient le mieux.

Conseil de pro : enregistrez vos réunions avec un équipement audio et/ou vidéo !

Si vos réunions se déroulent à distance via un outil tel que Zoom/Google Meet, ou en personne, le fait de disposer d'un enregistrement de votre réunion permet de combler plus facilement les lacunes que vous pourriez manquer pendant la réunion. Et, si vous utilisez des outils tels que Castmagic, vous pouvez réellement utiliser la transcription IA pour générer automatiquement vos notes de réunion. Mais nous en parlerons plus tard.

Connexe : Lisez notre article »8 excellentes applications pour utiliser l'IA en entreprise. »

Méthodes de prise de notes de réunion

Il existe différentes méthodes pour prendre des notes de réunion, chacune ayant ses avantages :

1. Méthode Cornell : Cette méthode consiste à diviser votre page en trois sections : notes, points clés et résumé. Rédigez vos notes dans la section la plus grande, extrayez les points clés dans la plus petite section et résumez la réunion en bas. 

2. Méthode de création de graphiques : Créez un tableau avec des colonnes pour les sujets, les notes, les mesures à prendre et les parties responsables. Cette méthode vous permet d'organiser clairement les informations et d'identifier facilement les tâches. 

3. Méthode de mappage : Commencez par le sujet principal au centre et diversifiez-vous avec des sujets secondaires et des détails. Cette méthode visuelle vous permet de voir les liens entre les idées et est utile pour les sessions de brainstorming.

Adaptez la méthode que vous avez choisie en fonction du type de réunion. Par exemple, la méthode Cornell peut être plus adaptée aux réunions d'information, tandis que la méthode des graphiques est idéale pour les réunions comportant de nombreux éléments d'action.

Choisir la bonne méthode

Lorsque vous choisissez une méthode de prise de notes, tenez compte de facteurs tels que le type de réunion, votre rôle dans la réunion et vos préférences personnelles. Certaines réunions peuvent nécessiter des notes plus détaillées, tandis que d'autres peuvent bénéficier d'une approche plus visuelle. Choisissez une méthode qui vous permet de saisir des informations importantes tout en participant activement à la réunion.

Exemple de mise en forme de notes de réunion

Un format de notes de réunion efficace doit être clair, concis et facile à numériser. Utilisez des titres pour séparer les sujets principaux, et des puces ou une numérotation pour répertorier les sous-sujets et les détails. Cela permet aux lecteurs de trouver plus facilement des informations spécifiques et de comprendre le déroulement de la réunion. Voici un exemple de bon format de notes de réunion :

1. Présentation

- Objectif de la réunion

- Participants

2. Thème 1

- Points clés

- Décisions prises

- Mesures à prendre (avec les parties responsables et les délais)

3. Thème 2

- Points clés

- Décisions prises

- Mesures à prendre (avec les parties responsables et les délais)

4. Résumé

- Principaux plats à emporter

- Prochaines étapes

Comment Castmagic simplifie la rédaction de notes de réunion

Castmagic est un outil basé sur l'IA qui révolutionne la façon dont vous créez des notes de réunion. La plateforme utilise des technologies avancées de traitement du langage naturel et d'apprentissage automatique. En conséquence, il rationalise le processus de prise de notes, ce qui vous permet d'économiser du temps et des efforts tout en garantissant précision et exhaustivité. 

Il vous suffit d'enregistrer votre réunion au format audio ou vidéo et de télécharger le fichier. À partir de là, Castmagic va transcrire automatiquement la conversation. Cela élimine la nécessité de prendre des notes manuellement pendant la réunion, ce qui vous permet de vous concentrer pleinement sur la discussion en cours. 

Mais le plaisir ne s'arrête pas là. Castmagic va au-delà de la simple transcription. Il utilise des algorithmes intelligents pour analyser le contenu de votre réunion et en extraire les informations les plus importantes. Il énumérera les points clés, les décisions et les mesures à prendre pour vous. Cela signifie que vous n'avez pas à parcourir une longue transcription pour trouver les principaux points à retenir. Il est géré instantanément pour vous, puis vous pouvez mettre à jour ou ajouter des informations à votre document de notes de réunion comme bon vous semble. 

Vous pouvez également utiliser la fonction Magic Chat de Castmagic pour rédiger des invites et créer du texte généré par l'IA à partir de la transcription de votre réunion afin de créer du contenu tel que :

• Copie de la newsletter
• Publications sur les réseaux sociaux
• Guides de formation
• Rapports de contrôle qualité
• Copie Web, et plus encore

Les fonctionnalités basées sur l'IA de Castmagic vous permettent également de générer des résumés de réunions concis et de mettre en évidence les informations clés. Cela est particulièrement utile lorsque vous partagez des notes avec des membres de l'équipe ou des parties prenantes qui n'ont peut-être pas le temps de consulter toutes les notes de la réunion, et encore moins une transcription complète. La fonction de résumé distille les informations les plus importantes dans un format facile à digérer, ce qui permet à chacun de rester informé et aligné. 

Pour en savoir plus sur les préréglages de réunion de Castmagic, cliquez ici.

Après la réunion : trier et organiser vos notes

Après la réunion, prenez le temps de revoir et de peaufiner vos notes. Résumez les principaux points, clarifiez les points qui ne sont pas clairs et ajoutez toutes les pensées ou idées supplémentaires qui vous viennent à l'esprit. Assurez-vous de mettre en évidence les mesures à prendre et d'en assurer le suivi rapidement. Distribuez les notes à toutes les parties concernées dès que possible pour vous assurer que tout le monde est informé et puisse agir sur les points discutés alors que la réunion est encore fraîche dans leur esprit. 

Stockage et récupération des notes de réunion

L'organisation de vos notes de réunion est essentielle pour les retrouver facilement et les consulter ultérieurement. Créez un système de classement cohérent, que ce soit par date, par projet ou par client. Utilisez des noms clairs et descriptifs pour vos fichiers afin de faciliter la recherche.  

Envisagez d'utiliser une solution de stockage basée sur le cloud telle que Google Drive ou Dropbox pour accéder à vos notes depuis n'importe quel appareil et les partager facilement avec d'autres personnes. Passez régulièrement en revue vos notes pour vous assurer que vous donnez suite aux mesures à prendre et pour vous rafraîchir la mémoire sur les discussions importantes.

Erreurs courantes à éviter lors de la prise de notes de réunion

Lorsque vous prenez des notes de réunion, il y a quelques pièges courants à éviter. 

1. Essayer de tout écrire mot pour mot

Cela peut entraîner des notes incomplètes ou désorganisées. Concentrez-vous plutôt sur la saisie des points clés, des décisions et des mesures à prendre. 

2. Être désorganisé au moment de prendre des notes de réunion

Assurez-vous d'organiser efficacement vos notes à l'aide de titres, de puces ou d'un modèle structuré pour garantir la clarté et la facilité de référence. 

3. Ne pas être un auditeur actif

Pour prendre des notes de réunion efficaces, vous devez être un auditeur actif. Réduisez les distractions en désactivant les notifications et en fermant les onglets inutiles de votre appareil. Si quelque chose n'est pas clair, n'hésitez pas à poser des questions de clarification.  

Conseil de pro : La paraphrase des points clés peut également vous aider à vous assurer que vous avez bien compris les informations et peut constituer un résumé utile pour vos notes.

Collaborez sur les notes de réunion avec votre équipe

La collaboration peut améliorer considérablement la qualité et l'exhaustivité de vos notes de réunion. Utilisez des documents partagés ou des applications de prise de notes qui permettent une collaboration en temps réel. Cela permet à plusieurs membres de l'équipe d'apporter leurs points de vue et leurs idées. 

C'est également une bonne idée d'envisager de désigner un preneur de notes pour chaque réunion. Cela peut garantir des enregistrements cohérents et fiables. Cela dit, vous pourriez trouver utile d'encourager tous les membres de l'équipe à réviser et à compléter les notes après la réunion. 

Considérations en matière d'accessibilité et d'inclusion

Lors de la création de notes de réunion, il est essentiel de prendre en compte l'accessibilité et l'inclusion. Utilisez un langage clair et concis, facile à comprendre pour tous les participants. 

Fournissez des formats alternatifs (c'est-à-dire des enregistrements audio ou des résumés) aux membres de l'équipe qui peuvent avoir des besoins ou des préférences différents.  

Assurez-vous que tous les participants ont accès aux notes de la réunion, quel que soit leur emplacement ou leur appareil.

Évaluer et améliorer vos compétences en matière de prise de notes

Comme toute compétence, la prise de notes de réunion efficaces nécessite de la pratique et une amélioration continue.

Révisez régulièrement vos notes pour identifier les domaines dans lesquels vous pouvez être plus concis, organisé ou complet.

Demandez l'avis de vos collègues sur l'utilité et la clarté de vos notes, et soyez ouvert aux suggestions d'amélioration.

Intégrer les notes de réunion aux outils de gestion de projet

L'intégration de vos notes de réunion à des outils de gestion de projet peut être un moyen efficace de rationaliser votre flux de travail, de garantir que les informations importantes sont prises en compte et de maintenir l'alignement de votre équipe sur l'avancement et les priorités du projet. En reliant les notes de réunion à des projets ou à des tâches pertinents dans votre logiciel de gestion de projet, vous créez un hub centralisé pour toutes les informations et communications liées au projet.

Voici quelques conseils pour intégrer efficacement vos notes de réunion aux outils de gestion de projet :

1. Choisissez un outil de gestion de projet qui prend en charge l'intégration de documents, tel que Trello, Asana ou Monday.com. Ces outils vous permettent de joindre facilement des notes de réunion à des projets, tâches ou cartes spécifiques.

2. Créez une convention de dénomination normalisée pour vos fichiers de notes de réunion, y compris la date, le type de réunion et tout nom de projet ou de client pertinent. Cela facilitera la recherche et la référence de notes spécifiques dans votre outil de gestion de projet.

3. Lorsque vous créez des tâches ou des actions sur la base des discussions de la réunion, incluez un lien vers les notes de réunion pertinentes. Cela fournit le contexte de la tâche et permet aux membres de l'équipe de revenir à la discussion initiale si nécessaire.

4. Utilisez vos notes de réunion pour mettre à jour le calendrier, les tâches et les priorités des projets. Si une réunion révèle de nouvelles informations ou des décisions qui ont un impact sur le projet, assurez-vous de refléter ces changements dans votre outil de gestion de projet. Cela permet de garder tout le monde sur la même longueur d'onde et de garantir que votre plan de projet reste à jour.

5. Encouragez les membres de l'équipe à consulter et à commenter les notes de réunion dans l'outil de gestion de projet. Cela favorise la collaboration et permet un enregistrement centralisé et facilement accessible des discussions et des décisions liées au projet.

6. Passez régulièrement en revue vos notes de réunion ainsi que les tâches et les jalons de votre projet. Cela vous aidera à identifier les actions ou les suivis qui auraient pu être manqués et à vous assurer que votre équipe reste sur la bonne voie pour atteindre les objectifs du projet.

Intégrez vos notes de réunion à des outils de gestion de projet et vous pourrez créer une connexion fluide entre les discussions de votre équipe et son travail quotidien. En tant que sous-produit, vous améliorerez la transparence, la responsabilité et la collaboration. L'avantage de prendre de bonnes notes de réunion et de les intégrer aux outils de gestion de projet est que vous aurez plus de succès dans la réalisation des objectifs de votre entreprise.

À quoi pourrait ressembler cette intégration dans la pratique

Supposons que votre équipe organise une réunion hebdomadaire sur l'état d'avancement du projet. Au cours de la réunion, vous discutez des progrès réalisés, des défis et des prochaines étapes. Vous enregistrez le son de la réunion et, une fois la réunion terminée, vous insérez le son dans Castmagic. À partir de là, vous créez des actions qui peuvent ensuite être traduites en tâches dans votre outil de gestion de projet, tel que Trello, pour chaque action abordée.

Vous joignez ensuite le fichier de notes de réunion à la carte Trello correspondante et incluez un lien vers les notes dans la description de la tâche. Au fur et à mesure que les membres de l'équipe travaillent sur leurs tâches, ils peuvent facilement consulter les notes de réunion pour connaître le contexte et mettre à jour la fiche Trello en fonction de leurs progrès.

Lors de votre prochaine réunion hebdomadaire, vous pourrez consulter le tableau du projet ainsi que vos nouvelles notes de réunion pour vous assurer que toutes les tâches avancent comme prévu et répondent aux nouveaux défis ou priorités qui se présentent.

Castmagic fait passer vos notes de réunion au niveau supérieur

À l'aide de ce guide et d'outils tels que Castmagic, vous serez bien équipé pour prendre des notes de réunion efficaces qui vous permettront, à vous et à votre équipe, de rester organisés, informés et productifs. La plateforme basée sur l'IA de Castmagic simplifie le processus de création de notes de réunion complètes et exploitables, vous permettant ainsi d'économiser du temps et des efforts tout en garantissant la précision. Avec fonctionnalités telles que la transcription automatique, Magic Chat et des invites personnalisées, Castmagic est la solution ultime pour rationaliser la prise de notes de vos réunions et améliorer la collaboration au sein de votre organisation. Découvrez par vous-même la puissance de Castmagic et améliorez vos compétences en matière de prise de notes en réunion. Essayez Castmagic gratuitement dès aujourd'hui!