Guía definitiva sobre cómo tomar buenas notas de reuniones

¿Cuál es el problema de tomar buenas notas de las reuniones? ¿No son solo un registro escrito de lo que sucede en una reunión? Sí, pero son mucho más que eso.

La verdad es que tomar notas sólidas de las reuniones de la empresa, o de cualquier reunión, lo ayudará a recordar los puntos clave, las decisiones y los puntos de acción. Aprender a tomar buenas notas de las reuniones aumentará las probabilidades de que tus proyectos tengan éxito y será increíblemente valioso para tu equipo.

Por eso hemos preparado esta guía para ti. Queremos compartir información privilegiada sobre todo lo que necesita saber sobre las notas de las reuniones, desde la preparación previa a la reunión hasta los diferentes métodos para tomar notas durante la reunión. ¿Suena bien? ¡Sigue leyendo para convertirte en un experto en notas de reuniones!

¿Qué son las notas de reunión?

Tal como parece, las notas de las reuniones son registros escritos que capturan lo que se discutió durante una reunión (es decir, los puntos clave, las decisiones y los elementos de acción). Sirven como una referencia valiosa para los asistentes y para quienes no pueden asistir.

A diferencia de las actas de las reuniones, las notas de las reuniones son menos formales. Las actas de las reuniones se suelen utilizar en entornos más oficiales, como las reuniones de la junta directiva y los procedimientos legales. Incluyen cosas como mociones y votaciones. Pueden incluir marcas de tiempo, fechas y otra información pertinente «que conste en el registro».

Sin embargo, tanto las actas como las notas de la reunión proporcionan una descripción detallada de una reunión. Si bien las notas de las reuniones también pueden mencionar mociones o votaciones, se centran principalmente en la información y las conclusiones más importantes.

Cómo prepararse para escribir las notas de la reunión

Prepararse para una reunión es crucial para tomar notas eficaces. Antes de la reunión, revise la agenda para familiarizarse con los temas que se van a tratar. Esto le ayudará a entender la estructura y los objetivos principales de la reunión. Si no se proporciona ningún orden del día, pídale uno al organizador de la reunión o cree uno propio basándose en la invitación a la reunión. Una preparación adecuada le permite anticipar los puntos importantes y organizar las notas en consecuencia.

Herramientas necesarias para tomar notas de la reunión

Cuando se trata de tomar notas de una reunión, puede elegir entre herramientas tradicionales, como lápiz y papel, o herramientas digitales, como ordenadores portátiles, tabletas o aplicaciones para tomar notas. Las herramientas tradicionales ofrecen simplicidad y menos distracciones, mientras que las herramientas digitales ofrecen la ventaja de organizar, buscar y compartir con facilidad. Algunas herramientas populares para tomar notas digitales son Evernote, OneNote y Google Docs. Experimenta con diferentes herramientas para encontrar la que mejor te funcione.

Consejo profesional: ¡Graba tus reuniones con un equipo de audio y/o vídeo!

Si sus reuniones son remotas a través de una herramienta como Zoom/Google Meet, o en persona, tener una grabación de la reunión hace que sea más fácil llenar cualquier vacío que pueda pasar por alto durante la reunión. Además, si utilizas herramientas como Castmagic, puedes utilizar la transcripción mediante IA para generar automáticamente las notas de la reunión. Pero compartiremos más sobre esto más adelante.

Relacionado: Lee nuestro post»8 excelentes aplicaciones sobre cómo utilizar la IA en los negocios».

Métodos para tomar notas de las reuniones

Existen varios métodos para tomar notas de las reuniones, cada uno con sus propias ventajas:

1. Método Cornell: Este método consiste en dividir la página en tres secciones: notas, puntos clave y resumen. Escribe tus notas en la sección más grande, extrae los puntos clave de la sección más pequeña y resume la reunión en la parte inferior. 

2. Método de creación de gráficos: Crea una tabla con columnas para temas, notas, elementos de acción y partes responsables. Este método le ayuda a organizar la información con claridad e identificar las tareas con facilidad. 

3. Método de mapeo: Empieza con el tema principal en el centro y divídete con subtemas y detalles. Este método visual te ayuda a ver las conexiones entre las ideas y es útil para las sesiones de lluvia de ideas.

Adapte el método elegido según el tipo de reunión. Por ejemplo, el método de Cornell puede ser más adecuado para reuniones informativas, mientras que el método de creación de gráficos es ideal para reuniones con muchos puntos de acción.

Elegir el método correcto

Al seleccionar un método para tomar notas, tenga en cuenta factores como el tipo de reunión, su función en la reunión y sus preferencias personales. Algunas reuniones pueden requerir notas más detalladas, mientras que otras pueden beneficiarse de un enfoque más visual. Elija un método que le permita capturar información importante mientras participa activamente en la reunión.

Un ejemplo de cómo dar formato a las notas de una reunión

Un formato eficaz para las notas de una reunión debe ser claro, conciso y fácil de escanear. Usa encabezados para separar los temas principales y viñetas o numeraciones para enumerar los subtemas y los detalles. Esto facilita a los lectores la búsqueda de información específica y la comprensión del flujo de la reunión. Este es un ejemplo de un buen formato para las notas de una reunión:

1. Introducción

- Propósito de la reunión

- Asistentes

2. Tema 1

- Puntos clave

- Decisiones tomadas

- Elementos de acción (con las partes responsables y los plazos)

3. Tema 2

- Puntos clave

- Decisiones tomadas

- Elementos de acción (con las partes responsables y los plazos)

4. Resumen

- Conclusiones principales

- Próximos pasos

Cómo Castmagic simplifica la redacción de notas de reuniones

Castmagic es una herramienta impulsada por IA que revoluciona la forma de crear notas de reuniones. La plataforma utiliza tecnologías avanzadas de procesamiento del lenguaje natural y aprendizaje automático. Como resultado, agiliza el proceso de toma de notas, lo que le ahorra tiempo y esfuerzo y, al mismo tiempo, garantiza la precisión y la exhaustividad. 

Simplemente grabe su reunión en formato de audio o vídeo y cargue el archivo. A partir de ahí, Castmagic lo hará transcribir automáticamente la conversación. Esto elimina la necesidad de tomar notas manualmente durante la reunión, lo que le permite centrarse por completo en el debate en cuestión. 

Pero la diversión no termina ahí. Castmagic va más allá de la simple transcripción. Utiliza algoritmos inteligentes para analizar el contenido de su reunión y extraer la información más importante. Enumerará los puntos clave, las decisiones y los elementos de acción para usted. Esto significa que no tiene que revisar una transcripción extensa para encontrar las conclusiones cruciales. La tramitarás al instante y, a continuación, podrás actualizarla o añadirla al documento de notas de la reunión como mejor te parezca. 

También puedes usar la función Magic Chat de Castmagic para escribir instrucciones y crear texto generado por IA a partir de la transcripción de tu reunión para crear contenido como:

• Copia del boletín
• Publicaciones en redes sociales
• Guías de formación
• Informes de control de calidad
• Copia web y mucho más

Las funciones impulsadas por la inteligencia artificial de Castmagic también le permiten generar resúmenes concisos de las reuniones y destacar las ideas clave. Esto es particularmente útil cuando se comparten notas con miembros del equipo o partes interesadas que tal vez no tengan tiempo para revisar todas las notas de la reunión, y mucho menos una transcripción completa. La función de resumen resume la información más importante en un formato fácil de digerir, lo que facilita que todos puedan mantenerse informados y alineados. 

Obtenga más información sobre los ajustes preestablecidos para reuniones de Castmagic aquí.

Después de la reunión: clasificación y organización de las notas

Después de la reunión, tómate un tiempo para revisar y refinar tus notas. Resuma los puntos principales, aclare cualquier punto que no esté claro y añada cualquier pensamiento o idea adicional que se le ocurra. Asegúrese de resaltar los elementos de acción y de hacer un seguimiento de ellos con prontitud. Distribuya las notas a todas las partes pertinentes lo antes posible para garantizar que todos estén informados y puedan tomar medidas sobre los temas discutidos mientras la reunión aún esté fresca en sus mentes. 

Almacenamiento y recuperación de notas de reuniones

Organizar las notas de la reunión es esencial para recuperarlas fácilmente y consultarlas en el futuro. Cree un sistema de archivos coherente, ya sea por fecha, proyecto o cliente. Usa nombres claros y descriptivos para tus archivos para facilitar la búsqueda.  

Considera usar una solución de almacenamiento basada en la nube, como Google Drive o Dropbox, para acceder a tus notas desde cualquier dispositivo y compartirlas fácilmente con otros usuarios. Revisa tus notas con regularidad para asegurarte de que estás haciendo un seguimiento de las acciones y para refrescarte la memoria sobre las discusiones importantes.

Errores comunes que se deben evitar al tomar notas de una reunión

Al tomar notas de una reunión, hay algunos errores comunes a los que hay que prestar atención. 

1. Intentando escribirlo todo textualmente

Esto puede hacer que las notas estén incompletas o desorganizadas. En su lugar, concéntrese en capturar los puntos clave, las decisiones y los elementos de acción. 

2. Estar desorganizado en el acto de tomar notas de las reuniones

Asegúrate de organizar tus notas de forma eficaz mediante encabezados, viñetas o una plantilla estructurada para garantizar la claridad y facilitar las referencias. 

3. No ser un oyente activo

Para tomar notas efectivas de las reuniones, debes escuchar activamente. Minimiza las distracciones silenciando las notificaciones y cerrando las pestañas innecesarias de tu dispositivo. Si algo no está claro, no dudes en hacer preguntas aclaratorias.  

Consejo profesional: Parafrasear los puntos clave también puede ayudarte a asegurarte de que has entendido la información correctamente y puede servir como un resumen útil para tus notas.

Colaborar en las notas de las reuniones con su equipo

La colaboración puede mejorar considerablemente la calidad y la exhaustividad de las notas de la reunión. Usa documentos compartidos o aplicaciones para tomar notas que permitan la colaboración en tiempo real. Esto permite que varios miembros del equipo aporten sus puntos de vista e ideas. 

También es una buena idea considerar la posibilidad de asignar un anotador designado para cada reunión. Hacerlo puede garantizar registros consistentes y confiables. Dicho esto, puede que te resulte beneficioso animar a todos los miembros del equipo a que también revisen las notas y las añadan después de la reunión. 

Consideraciones sobre accesibilidad e inclusión

Al crear notas de reuniones, es fundamental tener en cuenta la accesibilidad y la inclusión. Usa un lenguaje claro y conciso que sea fácil de entender para todos los participantes. 

Proporcione formatos alternativos (por ejemplo, grabaciones de audio o resúmenes) para los miembros del equipo que puedan tener necesidades o preferencias diferentes.  

Asegúrese de que todos los participantes tengan acceso a las notas de la reunión, independientemente de su ubicación o dispositivo.

Evaluar y mejorar sus habilidades para tomar notas

Como cualquier habilidad, tomar notas eficaces de las reuniones requiere práctica y mejora continua.

Revisa tus notas con regularidad para identificar las áreas en las que puedes ser más conciso, organizado o exhaustivo.

Solicite la opinión de sus colegas sobre la utilidad y la claridad de sus notas y esté abierto a sugerencias de mejora.

Integración de las notas de las reuniones con las herramientas de gestión de proyectos

La integración de las notas de las reuniones con las herramientas de gestión de proyectos podría ser una forma eficaz de optimizar el flujo de trabajo, garantizar que se actúe en función de la información importante y mantener a su equipo alineado con el progreso y las prioridades del proyecto. Al vincular las notas de las reuniones con los proyectos o tareas relevantes dentro de tu software de gestión de proyectos, creas un centro centralizado para toda la información y la comunicación relacionadas con el proyecto.

Estos son algunos consejos para integrar eficazmente las notas de las reuniones con las herramientas de gestión de proyectos:

1. Elige una herramienta de gestión de proyectos que admita la integración de documentos, como Trello, Asana o Monday.com. Estas herramientas te permiten adjuntar fácilmente las notas de las reuniones a proyectos, tareas o tarjetas específicos.

2. Cree una convención de nomenclatura estandarizada para los archivos de notas de las reuniones, que incluya la fecha, el tipo de reunión y los nombres de los proyectos o clientes relevantes. De este modo, será más fácil buscar notas específicas y hacer referencia a ellas en tu herramienta de gestión de proyectos.

3. Al crear tareas o elementos de acción basados en los debates de la reunión, incluya un enlace a las notas pertinentes de la reunión. Esto proporciona un contexto para la tarea y permite a los miembros del equipo consultar la discusión original si es necesario.

4. Usa las notas de las reuniones para actualizar los cronogramas, las asignaciones y las prioridades del proyecto. Si una reunión revela información nueva o decisiones que afectan al proyecto, asegúrate de reflejar estos cambios en tu herramienta de gestión de proyectos. Esto mantiene a todos informados y garantiza que el plan del proyecto se mantenga actualizado.

5. Aliente a los miembros del equipo a revisar y comentar las notas de las reuniones dentro de la herramienta de gestión de proyectos. Esto fomenta la colaboración y permite un registro centralizado y de fácil acceso de las discusiones y decisiones relacionadas con el proyecto.

6. Revisa periódicamente las notas de las reuniones junto con las tareas y los hitos del proyecto. Esto te ayudará a identificar cualquier acción o seguimiento que se haya omitido y a garantizar que tu equipo esté al día con los objetivos del proyecto.

Integre las notas de sus reuniones con las herramientas de gestión de proyectos y podrá crear una conexión perfecta entre las discusiones de su equipo y su trabajo diario. Como subproducto, mejorarás la transparencia, la responsabilidad y la colaboración. La mejor parte de tomar notas excelentes sobre las reuniones e integrarlas con las herramientas de gestión de proyectos es que lograrás más éxito a la hora de alcanzar los objetivos de tu empresa.

Cómo podría verse esta integración en la práctica

Supongamos que tu equipo tiene una reunión semanal sobre el estado del proyecto. Durante la reunión, hablas sobre las actualizaciones del progreso, los desafíos y los próximos pasos. Grabas el audio de la reunión y, una vez finalizada la reunión, lo publicas en Castmagic. A partir de ahí, creas elementos de acción que luego pueden traducirse en tareas en tu herramienta de gestión de proyectos, como Trello, para cada elemento de acción discutido.

A continuación, adjuntarás el archivo de notas de la reunión a la tarjeta de Trello correspondiente e incluirás un enlace a las notas en la descripción de la tarea. A medida que los miembros del equipo trabajan en sus tareas, pueden consultar fácilmente las notas de la reunión para ver el contexto y actualizar la tarjeta de Trello según su progreso.

En tu próxima reunión semanal, puedes revisar el tablero de proyecto junto con las nuevas notas de la reunión para asegurarte de que todas las tareas avanzan según lo planeado y abordar cualquier nuevo desafío o prioridad que surja.

Castmagic lleva las notas de sus reuniones al siguiente nivel

Con la ayuda de esta guía y de herramientas como Castmagic, estarás bien preparado para tomar notas de reuniones eficaces que os mantengan a ti y a tu equipo organizados, informados y productivos. La plataforma basada en inteligencia artificial de Castmagic simplifica el proceso de creación de notas de reuniones completas y prácticas, lo que te permite ahorrar tiempo y esfuerzo y, al mismo tiempo, garantizar la precisión. Con funciones como la transcripción automática, Magic Chat e indicaciones personalizadas, Castmagic es la solución definitiva para agilizar la toma de notas de las reuniones y mejorar la colaboración en toda la organización. Experimenta el poder de Castmagic por ti mismo y mejora tus habilidades para tomar notas en las reuniones. Prueba Castmagic gratis hoy!