¿Puede grabar una reunión de Zoom? Lo que necesita saber

Zoom se ha convertido en la columna vertebral de la comunicación moderna. Y esta es la cuestión: casi todos los que lo utilizan se han hecho la misma pregunta al menos una vez: ¿se puede grabar una reunión de Zoom? 

¿La respuesta corta? ¡Absolutamente, sí! Puede grabar las reuniones de Zoom.

Pero como la mayoría de las cosas, hay más que solo pulsar un botón.

Ya sea que esté documentando una llamada importante de un cliente, creando materiales de capacitación o simplemente quiera revisar lo que se discutió en esa reunión maratoniana, saber cómo grabar correctamente las reuniones de Zoom es una habilidad esencial.

Analicemos todo lo que necesita saber sobre la grabación en el portal web de Zoom. Te mostraremos las funciones integradas, analizaremos tus opciones como anfitrión y participante, abordaremos los aspectos legales que no puedes ignorar y compartiremos algunos consejos profesionales para que tus grabaciones sean realmente útiles. ¡Empecemos! 

Comprenda sus opciones de grabación en Zoom

De hecho, Zoom hace que sea bastante sencillo grabar las reuniones de Zoom, ¡y tienes opciones! La aplicación Zoom ofrece funciones de grabación nativas que vienen con tu cuenta, tanto si tienes un plan gratuito como si pagas por funciones premium. 

La aplicación Zoom le ofrece dos formas principales de capturar sus reuniones: localmente en su ordenador o en la nube de Zoom. La grabación local guarda todo directamente en su dispositivo, lo que significa que tendrá acceso inmediato una vez que finalice la reunión.

Es genial si tienes una cuenta gratuita, ya que no hay límites de almacenamiento que reduzcan tu cuota. La grabación en la nube a través de Zoom Cloud, por otro lado, guarda la reunión en los servidores de Zoom. Es perfecto si no quieres reducir el rendimiento de tu ordenador durante la llamada o si necesitas funciones de transcripción automática. 

Ahora, la realidad es que no todos los participantes pueden grabar todas las reuniones de Zoom. El anfitrión tiene el control principal en este caso, lo que tiene sentido desde el punto de vista de la seguridad. Pero los participantes también pueden grabar absolutamente. Solo necesitan el permiso del anfitrión primero.

Algunas organizaciones también tienen políticas de seguridad de nivel empresarial que restringen por completo la grabación, por lo que vale la pena consultar las directrices de la empresa antes de intentar grabar la reunión.

Grabar como anfitrión: tomar el control

Cuando es usted quien dirige el programa, usar el botón de grabación en su reunión de Zoom es extraordinariamente sencillo. Cuando la reunión esté en marcha, verás el icono de grabación colgado en la barra de herramientas, en la parte inferior de la pantalla.

Haz clic en el botón de grabación y ¡listo! ¡Estás grabando con Zoom!

La aplicación Zoom notifica automáticamente a todos los participantes que se ha iniciado la grabación, lo que en realidad es bueno desde el punto de vista de la transparencia. 

Pero aquí es donde debe elegir: ¿local o en la nube?

Si trabajas con una cuenta gratuita de Zoom, la grabación local es tu opción preferida. No tendrá en cuenta ningún límite de almacenamiento en la nube y podrá acceder a los archivos inmediatamente después de que finalice la reunión.

¿La desventaja? Su computadora debe tener suficiente capacidad de procesamiento y espacio de almacenamiento para manejarlo. 

Grabar en la nube de Zoom es donde las cosas se ponen sofisticadas. Disponible para suscriptores de pago, esta opción no supone ningún coste para los recursos de su ordenador. Además, obtienes transcripción automática, opciones de uso compartido más sencillas y la posibilidad de acceder a tus grabaciones desde cualquier lugar con una conexión a Internet.

La desventaja es que el almacenamiento en la nube de Zoom no es ilimitado. Deberá administrar sus grabaciones en función de la asignación de almacenamiento de su plan. 

Durante la propia reunión de Zoom, tienes el control total sobre la grabación de la pantalla.

¿Necesitas hacer una pausa para una conversación delicada? Pulsa la pausa en el botón de grabación.

¿Quieres parar antes de que termine oficialmente la reunión? Tú también puedes hacer eso.

Hay un indicador de grabación claro visible para todos los participantes, por lo que hay total transparencia sobre cuándo se captura la conversación y cuándo no. 

Grabar como participante: seguir las reglas

¿Qué pasa si no eres el anfitrión, pero aun así necesitas grabar la reunión? Todos hemos estado ahí.

Tal vez necesite el contenido como referencia o tal vez esté documentando una sesión de capacitación. La buena noticia es que es absolutamente posible. Solo tienes que seguir los canales adecuados. 

El enfoque más sencillo es pedir directamente al anfitrión el permiso de grabación. Puede hacerlo antes de que comience la reunión de Zoom o solicitarlo durante la llamada.

¡La etiqueta profesional importa aquí! Ten claro por qué necesitas capturar la reunión y cómo utilizarás la grabación de Zoom.

La mayoría de los anfitriones están encantados de conceder el permiso cuando entienden tu razonamiento y pueden activar el icono de registro para los participantes. 

Si el anfitrión le concede privilegios de grabación en la aplicación Zoom, el proceso es idéntico al de grabar como anfitrión.

Verás el mismo botón de grabación, tendrás los mismos controles y la grabación de la pantalla se guardará según los ajustes disponibles (normalmente grabación local para la mayoría de los participantes). 

Pero, ¿y si el anfitrión dice que no? Aquí es donde las cosas se complican.

Algunas personas recurren a herramientas de grabación de pantalla de terceros y, técnicamente, eso es posible. Su computadora tiene capacidades de grabación de pantalla integradas y existen muchas aplicaciones de grabación de pantalla dedicadas.

Sin embargo, y esto es crucial, ¡aún necesitas permiso! ¡Solo porque tú poder usar una grabadora de pantalla no significa que deberías.

Hablaremos más sobre las implicaciones legales en un momento, pero la conclusión es la siguiente: obtenga siempre el consentimiento antes de grabar las reuniones de Zoom, independientemente del método que utilice. 

El aspecto legal: el consentimiento no es opcional

Hablemos de algo que hace tropezar a mucha gente: los requisitos legales para grabar reuniones. No se trata solo de ser cortés. Se trata de mantenerse en el lado correcto de la ley.

Grabar conversaciones sin el debido consentimiento de todos los participantes puede tener consecuencias graves, que van desde daños civiles hasta sanciones penales en algunas jurisdicciones. 

Las leyes varían según el lugar en el que se encuentren usted y sus participantes.

Algunos lugares exigen el «consentimiento de una sola parte», lo que significa que solo una persona de la conversación (que podrías ser tú) debe aceptar la grabación. Otras jurisdicciones exigen el «consentimiento de las dos partes» o incluso el «consentimiento de todas las partes», en el que todos los involucrados deben estar de acuerdo de manera explícita.

Si su reunión de Zoom incluye participantes de diferentes estados o países, debe cumplir con la ley más estricta aplicable. 

Este es nuestro consejo: acostúmbrese a anunciar su intención de grabar la reunión al principio de cada sesión.

La notificación integrada de la aplicación Zoom ayuda al hacer clic en el botón de grabación, pero la confirmación verbal es aún mejor. Documente ese consentimiento, ya sea que esté grabado en el propio vídeo o anotado en las actas de la reunión.

Para las reuniones periódicas de Zoom, establezca una política de grabación clara por adelantado para que todos los participantes sepan qué esperar. 

¡Ofrezca a los participantes la opción de excluirse! Si alguien no se siente cómodo grabando, debería poder irse antes de que pulses el botón de grabación o participar sin vídeo. Respetar estos límites te protege legalmente y genera confianza en tu equipo.

Administración de sus grabaciones: acceso y organización

Una vez que haya terminado de grabar la pantalla de la reunión de Zoom, necesitará saber dónde encontrarla.

Para las grabaciones locales, la aplicación Zoom guarda los archivos en una ubicación predeterminada del ordenador, normalmente en la carpeta Documentos, en la subcarpeta «Zoom».

Puede personalizar esta ubicación en la configuración de la aplicación Zoom si prefiere un lugar diferente. Las grabaciones se guardan como archivos de vídeo (MP4) y archivos de audio (M4A), lo que las hace compatibles con la mayoría de los dispositivos y plataformas. Tanto los componentes de vídeo como los de audio se capturan automáticamente al grabar la reunión. 

Las grabaciones guardadas en la nube de Zoom se guardan en su cuenta de Zoom en línea. Simplemente inicie sesión a través de un navegador web, navegue hasta la sección de grabaciones y ¡ahí está!

Las grabaciones en la nube de Zoom tienen algunas ventajas interesantes: puede compartirlas con un enlace simple, establecer permisos de acceso para participantes específicos, ver las transcripciones automáticas e incluso buscar en el texto de la transcripción para encontrar momentos específicos. 

Hablando de compartir, aquí es donde realmente brillan la grabación de pantalla y la grabación en la nube de Zoom. En el caso de las grabaciones en la nube de Zoom, generar un enlace que se pueda compartir solo requiere un par de clics.

Puedes controlar qué participantes tienen acceso e incluso establecer fechas de caducidad para mayor seguridad.

Las grabaciones de pantalla locales requieren un poco más de esfuerzo, ya que tendrás que subirlas a un servicio de intercambio de archivos o enviarlas por correo electrónico, lo que puede resultar difícil con archivos de vídeo de gran tamaño. 

¡La organización también importa! Desarrolle un sistema para nombrar y clasificar sus grabaciones para que pueda encontrar lo que necesita más adelante. No hay nada peor que tener docenas de archivos con las etiquetas «Zoom_0» a «Zoom_47» sin tener ni idea de cuál contiene esa discusión crucial del mes pasado. 

Haga que sus grabaciones cuenten: la calidad importa

Esto es algo que vemos todo el tiempo: las personas graban las reuniones de Zoom pero terminan con imágenes entrecortadas, con un audio terrible o tan oscuras que apenas puedes ver a nadie.

¡Vamos a arreglar eso! La calidad de la grabación de pantalla depende en gran medida de tu configuración técnica, y unos pocos ajustes simples pueden marcar una gran diferencia. 

Empieza con tu conexión a Internet. Una conexión estable y rápida garantiza un vídeo y un audio fluidos y evita los molestos problemas de bloqueo o retraso que afectan a las grabaciones. Si es posible, utiliza una conexión Ethernet por cable en lugar de WiFi.

Tu configuración de audio es igual de importante. Invierte en un micrófono decente, o al menos, usa auriculares en lugar del micrófono integrado de tu portátil. ¡La diferencia de audio en la calidad de grabación es día y noche! 

Antes de grabar la reunión para algo importante, ¡pruebe su configuración! Organice una reunión rápida de práctica con zoom y utilice el botón de grabación para comprobar los niveles de audio y la calidad del vídeo y asegurarse de que todo funciona según lo esperado. Es mucho mejor descubrir los problemas durante una prueba que durante una reunión propiamente dicha. 

Piensa también en tu entorno.

Una buena iluminación te hace lucir profesional ante la cámara. Colócate frente a una ventana o invierte en un simple anillo de luz. Minimiza el ruido de fondo cerrando las ventanas, apagando los ventiladores y buscando un espacio tranquilo.

Estos pequeños detalles se suman para crear grabaciones que la gente realmente quiere ver y en las que el audio es nítido. 

Transformar las grabaciones de reuniones de Zoom en contenido procesable

Aquí es donde las cosas se ponen realmente interesantes. Usar el botón de grabación en su reunión de Zoom es solo el primer paso.

El verdadero valor proviene de lo que haces con esa grabación de pantalla después.

Muchos equipos tienen dificultades con esta parte: tienen docenas de reuniones grabadas almacenadas o guardadas en la nube de Zoom, pero extraer información útil de ellas parece una tarea insuperable. 

Aquí es donde herramientas modernas impulsadas por IA pueden cambiar las reglas del juego. Plataformas como Castmagic que están diseñados específicamente para el contenido de las reuniones pueden transcribir automáticamente sus grabaciones con la identificación del orador para cada participante, generar resúmenes concisos que destaquen los puntos clave, extraer los elementos de acción y los plazos, e incluso crear contenido listo para compartir con diferentes propósitos.

En lugar de pasar horas viendo las reuniones para escribir notas o crear materiales de seguimiento, puedes hacer que estas entregas se generen automáticamente. 

Para los creadores de contenido y los profesionales del marketing, las reuniones grabadas de Zoom pueden convertirse en una mina de oro de material. Un único seminario web o sesión de formación puede transformarse en publicaciones de blog, contenido de redes sociales, boletines informativos por correo electrónico y más, todo ello sin el esfuerzo manual de la transcripción y la creación de contenido.

Ya sea que capture reuniones a través de la aplicación Zoom o utilice una grabadora de pantalla externa, la clave es contar con el flujo de trabajo adecuado para que esta transformación sea perfecta.

Lleve sus reuniones de Zoom al siguiente nivel

Entonces, ¿puede grabar una reunión de Zoom con su cuenta de Zoom?

Por supuesto, ¡y ahora sabes exactamente cómo hacerlo bien!

Hemos explicado cómo usar el botón de grabación y el icono de grabación en la aplicación Zoom, hemos explicado cómo grabar la pantalla tanto como anfitrión como participante, hemos hecho hincapié en la importancia fundamental de obtener el consentimiento adecuado de todos los participantes y hemos compartido consejos para crear grabaciones con una calidad de audio y vídeo excelente. 

¿Las conclusiones clave? Obtenga siempre permiso antes de grabar las reuniones de Zoom.

Elija el método de grabación que mejor se adapte a sus necesidades: local para un acceso inmediato y sin problemas de almacenamiento, o Zoom Cloud para funciones avanzadas y para compartir fácilmente con los participantes.

Pruebe la configuración antes de las reuniones importantes y preste atención a su entorno técnico para garantizar la calidad del audio y el vídeo en las grabaciones de pantalla. 

Grabar reuniones no consiste solo en hacer clic en el botón de grabación. Se trata de la documentación, la accesibilidad y de garantizar que la información valiosa no se pierda en el ajetreo de nuestras ajetreadas jornadas de trabajo.

Ya sea que esté creando materiales de capacitación, manteniendo informados a los participantes remotos o simplemente desee una referencia para revisarla más adelante, saber cómo grabar correctamente la reunión y administrar el contenido capturado es una habilidad invaluable.

Y con herramientas modernas que pueden transcribir y transformar automáticamente sus grabaciones de pantalla en varios formatos de contenido, puede extraer aún más valor de cada reunión de Zoom que capture. 

¡Ahora es tu turno! Pruebe estas prácticas en su próxima reunión de Zoom. Empieza poco a poco si es necesario, prueba las funciones del icono de grabación y del grabador de pantalla e incorpora gradualmente la grabación a tu flujo de trabajo habitual.

Después de todo, la mejor reunión es aquella en la que puedes concentrarte en la conversación sabiendo que todo lo importante está siendo capturado para más adelante. ¡Feliz grabación con Zoom!

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