Pouvez-vous enregistrer une réunion Zoom : ce que vous devez savoir

Zoom est devenu l'épine dorsale de la communication moderne. Et voici le truc : presque tous ceux qui l'utilisent ont posé la même question au moins une fois : pouvez-vous enregistrer une réunion Zoom ? 

La réponse courte ? Absolument, oui ! Vous pouvez enregistrer des réunions Zoom.

Mais comme la plupart des choses, cela ne se limite pas à appuyer sur un bouton.

Que vous documentiez un appel client important, que vous créiez du matériel de formation ou que vous souhaitiez simplement revoir ce qui a été discuté lors de cette réunion marathon, savoir comment enregistrer correctement les réunions Zoom est une compétence essentielle.

Examinons tout ce que vous devez savoir sur l'enregistrement sur le portail Web Zoom. Nous vous expliquerons les fonctionnalités intégrées, explorerons les options qui s'offrent à vous en tant qu'hôte et participant, aborderons les aspects juridiques que vous ne pouvez pas ignorer et partagerons quelques conseils de pro pour rendre vos enregistrements réellement utiles. Allons-y ! 

Comprendre vos options d'enregistrement dans Zoom

Zoom facilite en fait l'enregistrement des réunions Zoom, et vous avez plusieurs options ! L'application Zoom propose des fonctionnalités d'enregistrement natives qui sont fournies avec votre compte, que vous utilisiez un forfait gratuit ou que vous payiez pour des fonctionnalités premium. 

L'application Zoom vous permet de capturer vos réunions de deux manières principales : localement sur votre ordinateur ou dans le cloud Zoom. L'enregistrement local enregistre tout directement sur votre appareil, ce qui signifie que vous pouvez y accéder immédiatement une fois la réunion terminée.

C'est formidable si vous avez un compte gratuit, car aucune limite de stockage n'affecte votre quota. L'enregistrement dans le cloud via Zoom cloud, en revanche, enregistre votre réunion sur les serveurs de Zoom. C'est parfait si vous ne voulez pas ralentir les performances de votre ordinateur pendant l'appel ou si vous avez besoin de fonctionnalités de transcription automatique. 

Aujourd'hui, la réalité est que tous les participants ne peuvent pas enregistrer chaque réunion Zoom. L'hôte a ici le contrôle principal, ce qui est logique du point de vue de la sécurité. Mais les participants peuvent tout à fait enregistrer aussi. Ils ont juste besoin de l'autorisation de l'hôte au préalable.

Certaines organisations ont également des politiques de sécurité au niveau de l'entreprise qui limitent totalement l'enregistrement. Il est donc utile de vérifier les directives de votre entreprise avant d'essayer d'enregistrer la réunion.

Enregistrer en tant qu'hôte : prendre le contrôle

Lorsque c'est vous qui dirigez l'émission, utiliser le bouton d'enregistrement de votre réunion Zoom est remarquablement simple. Une fois votre réunion en cours, vous verrez apparaître l'icône d'enregistrement dans la barre d'outils en bas de l'écran.

Cliquez sur le bouton d'enregistrement et le tour est joué ! Tu es en train d'enregistrer sur Zoom !

L'application Zoom informe automatiquement tous les participants que l'enregistrement a commencé, ce qui est une bonne chose du point de vue de la transparence. 

Mais c'est ici que vous devez faire un choix : local ou cloud ?

Si vous utilisez un compte Zoom gratuit, l'enregistrement local est votre option préférée. Cela ne sera pas pris en compte dans les limites de stockage dans le cloud et vous pourrez accéder aux fichiers immédiatement après la fin de la réunion.

L'inconvénient ? Votre ordinateur doit disposer d'une puissance de traitement et d'un espace de stockage suffisants pour le gérer. 

L'enregistrement sur Zoom Cloud est l'endroit où les choses deviennent sophistiquées. Disponible pour les abonnés payants, cette option n'impose aucune taxe sur les ressources de votre ordinateur. De plus, vous obtenez transcription automatique, des options de partage simplifiées et la possibilité d'accéder à vos enregistrements où que vous soyez grâce à une connexion Internet.

Le compromis est que le stockage cloud de Zoom n'est pas illimité. Vous devrez gérer vos enregistrements en fonction de l'allocation de stockage de votre forfait. 

Pendant la réunion Zoom elle-même, vous avez le contrôle total de votre enregistrement d'écran.

Vous avez besoin de faire une pause pour une discussion délicate ? Appuyez sur Pause sur le bouton d'enregistrement.

Vous voulez arrêter avant la fin officielle de la réunion ? Tu peux le faire aussi.

Un indicateur d'enregistrement clair est visible pour tous les participants, ce qui permet de savoir en toute transparence quand vous capturez la conversation et quand vous ne l'êtes pas. 

S'inscrire en tant que participant : respecter les règles

Et si vous n'êtes pas l'hôte, mais que vous devez quand même enregistrer la réunion? Nous sommes tous passés par là.

Vous avez peut-être besoin du contenu à titre de référence ou vous documentez une session de formation. La bonne nouvelle, c'est que c'est tout à fait possible. Il vous suffit de suivre les canaux appropriés. 

L'approche la plus simple consiste à demander directement à l'hôte l'autorisation d'enregistrement. Vous pouvez le faire avant le début de la réunion Zoom ou en faire la demande pendant l'appel.

L'étiquette professionnelle est importante ici ! Expliquez clairement pourquoi vous devez capturer la réunion et comment vous allez utiliser l'enregistrement Zoom.

La plupart des hôtes sont prêts à accorder l'autorisation lorsqu'ils comprennent votre raisonnement et peuvent activer l'icône d'enregistrement pour les participants. 

Si l'hôte vous accorde des privilèges d'enregistrement dans l'application Zoom, le processus est identique à l'enregistrement en tant qu'hôte.

Vous verrez le même bouton d'enregistrement, vous aurez les mêmes commandes et l'enregistrement d'écran sera enregistré en fonction des paramètres disponibles (généralement un enregistrement local pour la plupart des participants). 

Mais que se passe-t-il si l'hôte dit non ? C'est là que les choses se compliquent.

Certaines personnes se tournent vers des outils d'enregistrement d'écran tiers, et techniquement, c'est possible. Votre ordinateur possède des fonctionnalités d'enregistrement d'écran intégrées et il existe de nombreuses applications d'enregistrement d'écran dédiées.

Cependant, et c'est crucial, vous avez toujours besoin d'une autorisation ! Juste parce que tu peut utiliser un enregistreur d'écran ne veut pas dire que vous devrait.

Nous parlerons plus en détail des implications juridiques dans un instant, mais l'essentiel est le suivant : obtenez toujours votre consentement avant d'enregistrer des réunions Zoom, quelle que soit la méthode utilisée. 

L'aspect juridique : le consentement n'est pas facultatif

Parlons d'un sujet qui inquiète beaucoup de monde : les exigences légales relatives à l'enregistrement des réunions. Il ne s'agit pas simplement d'être poli. Il s'agit de rester du bon côté de la loi.

L'enregistrement de conversations sans le consentement approprié de tous les participants peut avoir de graves conséquences, allant des dommages civils aux sanctions pénales dans certaines juridictions. 

Les lois varient en fonction de l'endroit où vous et vos participants vous trouvez.

Certains endroits exigent le « consentement d'une seule partie », ce qui signifie qu'une seule personne participant à la conversation (peut-être vous) doit accepter l'enregistrement. D'autres juridictions exigent le « consentement des deux parties » ou même le « consentement de toutes les parties », où toutes les personnes impliquées doivent être explicitement d'accord.

Si votre réunion Zoom inclut des participants de différents États ou pays, vous devez respecter les lois les plus strictes qui s'appliquent. 

Voici notre conseil : prenez l'habitude d'annoncer votre intention d'enregistrer la réunion au tout début de chaque session.

La notification intégrée de l'application Zoom est utile lorsque vous cliquez sur le bouton d'enregistrement, mais la confirmation verbale est encore meilleure. Documentez ce consentement, qu'il soit enregistré dans la vidéo elle-même ou qu'il figure dans le procès-verbal de votre réunion.

Pour les réunions Zoom récurrentes, établissez dès le départ une politique d'enregistrement claire afin que tous les participants sachent à quoi s'attendre. 

Donnez aux participants la possibilité de se désinscrire ! Si quelqu'un n'est pas à l'aise d'être enregistré, il devrait pouvoir partir avant que vous n'appuyiez sur le bouton d'enregistrement ou participiez sans vidéo. Le respect de ces limites vous protège légalement et renforce la confiance avec votre équipe.

Gestion de vos enregistrements : accès et organisation

Une fois que vous avez terminé votre enregistrement d'écran de la réunion Zoom, vous devez savoir où le trouver.

Pour les enregistrements locaux, l'application Zoom enregistre les fichiers dans un emplacement par défaut de votre ordinateur, généralement dans votre dossier Documents, sous un sous-dossier « Zoom ».

Vous pouvez personnaliser cet emplacement dans les paramètres de votre application Zoom si vous préférez un autre endroit. Les enregistrements sont enregistrés sous forme de fichiers vidéo (MP4) et audio (M4A), ce qui les rend compatibles avec la plupart des appareils et des plateformes. Les composants vidéo et audio sont capturés automatiquement lorsque vous enregistrez la réunion. 

Enregistrements enregistrés sur Zoom Cloud en direct sur votre compte Zoom en ligne. Il vous suffit de vous connecter via un navigateur Web, d'accéder à la section des enregistrements, et les voilà !

Les enregistrements Zoom cloud présentent de nombreux avantages : vous pouvez les partager via un simple lien, définir des autorisations d'accès pour des participants spécifiques, afficher des transcriptions automatiques et même effectuer une recherche dans le texte de la transcription pour trouver des moments spécifiques. 

En parlant de partage, c'est là que l'enregistrement d'écran et l'enregistrement sur le cloud Zoom brillent vraiment. Pour les enregistrements Zoom dans le cloud, la génération d'un lien partageable ne prend que quelques clics.

Vous pouvez contrôler quels participants ont accès et même définir des dates d'expiration pour plus de sécurité.

Les enregistrements d'écran locaux nécessitent un peu plus d'efforts, car vous devrez les télécharger sur un service de partage de fichiers ou les envoyer par e-mail, ce qui peut être difficile avec des fichiers vidéo volumineux. 

L'organisation compte aussi ! Développez un système pour nommer et classer vos enregistrements afin de pouvoir trouver ce dont vous avez besoin plus tard. Il n'y a rien de pire que d'avoir des dizaines de fichiers étiquetés « Zoom_0 » à « Zoom_47 » sans savoir lequel contient cette discussion cruciale du mois dernier. 

Faire en sorte que vos enregistrements comptent : la qualité est importante

Voici quelque chose que nous voyons tout le temps : des personnes enregistrent des réunions sur Zoom mais se retrouvent avec des images saccadées, dont le son est nul ou si sombre qu'on ne voit presque personne.

Réglons ça ! La qualité de votre enregistrement d'écran dépend largement de votre configuration technique, et quelques réglages simples peuvent faire toute la différence. 

Commencez par votre connexion Internet. Une connexion stable et rapide garantit une vidéo et un son fluides et évite les blocages ou les problèmes de décalage gênants qui affectent les enregistrements. Si possible, utilisez une connexion Ethernet filaire au lieu du WiFi.

Votre configuration audio est tout aussi importante. Investissez dans un microphone décent, ou à tout le moins, utilisez un casque au lieu du micro intégré de votre ordinateur portable. La différence audio en termes de qualité d'enregistrement est la nuit et le jour ! 

Avant d'enregistrer la réunion pour quelque chose d'important, testez votre configuration ! Organisez une réunion d'entraînement rapide avec zoom et utilisez le bouton d'enregistrement pour vérifier vos niveaux audio et la qualité vidéo et vous assurer que tout fonctionne comme prévu. Il est préférable de découvrir les problèmes lors d'un test plutôt que lors d'une réunion. 

Pensez également à votre environnement.

Un bon éclairage vous donne une apparence professionnelle devant la caméra. Placez-vous face à une fenêtre ou investissez dans une simple lampe annulaire. Réduisez le bruit de fond en fermant les fenêtres, en éteignant les ventilateurs et en trouvant un endroit calme.

Ces petits détails s'additionnent pour créer des enregistrements que les gens veulent vraiment regarder et dont le son est parfaitement clair. 

Transformer les enregistrements de réunions Zoom en contenu exploitable

C'est là que les choses deviennent vraiment intéressantes. L'utilisation du bouton d'enregistrement de votre réunion Zoom n'est que la première étape.

La vraie valeur vient de ce que vous faites avec cet enregistrement d'écran par la suite.

De nombreuses équipes rencontrent des difficultés à cet égard : elles ont des dizaines de réunions enregistrées stockées ou enregistrées dans le cloud Zoom, mais en extraire des informations utiles semble être une tâche insurmontable. 

C'est ici outils modernes alimentés par l'IA peuvent changer la donne. Des plateformes comme Castmagic conçus spécifiquement pour le contenu des réunions peuvent transcrire automatiquement vos enregistrements avec identification du locuteur pour chaque participant, générer des résumés concis mettant en évidence les points clés, extraire les mesures à prendre et les délais, et créez même du contenu prêt à partager à des fins différentes.

Au lieu de passer des heures à revoir les réunions pour rédiger des notes ou créer des documents de suivi, vous pouvez générer ces livrables automatiquement. 

Pour les créateurs de contenu et les spécialistes du marketing, les réunions Zoom enregistrées peuvent devenir une mine d'or. Un seul webinaire ou session de formation peut être transformé en articles de blog, contenu sur les réseaux sociaux, des newsletters par e-mail, etc., le tout sans les efforts manuels de transcription et de création de contenu.

Que vous filmiez des réunions via l'application Zoom ou que vous utilisiez un enregistreur d'écran externe, l'essentiel est de mettre en place le bon flux de travail pour faciliter cette transformation.

Faites passer vos réunions Zoom au niveau supérieur

Alors, pouvez-vous enregistrer une réunion Zoom avec votre compte Zoom ?

Absolument, et maintenant vous savez exactement comment le faire correctement !

Nous avons expliqué comment utiliser le bouton d'enregistrement et l'icône d'enregistrement dans l'application Zoom, décrit l'enregistrement d'écran en tant qu'hôte et participant, souligné l'importance cruciale d'obtenir le consentement approprié de tous les participants et partagé des conseils pour créer des enregistrements d'une excellente qualité audio et vidéo. 

Les principaux points à retenir ? Obtenez toujours une autorisation avant d'enregistrer des réunions Zoom.

Choisissez la méthode d'enregistrement qui répond le mieux à vos besoins : local pour un accès immédiat sans problèmes de stockage, ou Zoom cloud pour des fonctionnalités avancées et un partage facile avec les participants.

Testez votre configuration avant les réunions importantes et prêtez attention à votre environnement technique pour garantir la qualité audio et vidéo de vos enregistrements d'écran. 

Pour enregistrer des réunions, il ne suffit pas de cliquer sur le bouton d'enregistrement. Il s'agit de documentation, d'accessibilité et de veiller à ce que des informations précieuses ne soient pas perdues au fil de nos journées de travail bien remplies.

Que vous créiez des supports de formation, que vous teniez les participants à distance informés ou que vous souhaitiez simplement une référence pour une révision ultérieure, savoir comment enregistrer correctement la réunion et gérer le contenu capturé est une compétence inestimable.

Et grâce à des outils modernes capables de transcrire et de transformer automatiquement vos enregistrements d'écran en différents formats de contenu, vous pouvez tirer encore plus de valeur de chaque réunion Zoom que vous capturez. 

Maintenant c'est ton tour ! Testez ces pratiques lors de votre prochaine réunion Zoom. Commencez petit si nécessaire, testez l'icône d'enregistrement et les fonctionnalités de l'enregistreur d'écran, puis intégrez progressivement l'enregistrement à votre flux de travail habituel.

Après tout, la meilleure réunion est celle où vous pouvez vous concentrer sur la conversation en sachant que tout ce qui est important sera enregistré pour plus tard. Bon enregistrement avec Zoom !

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