Los mejores consejos para la redacción profesional de correos electrónicos empresariales

¿Sabías que el empleado de oficina promedio recibe alrededor de 121 correos electrónicos empresariales al día? ¡Es un montón de correos electrónicos que leer! Si bien el correo electrónico sigue siendo el principal modo de comunicación empresarial, mantenerse al día con el correo electrónico es suficiente para causar dolor de cabeza a cualquiera. 

¿Y crear correos electrónicos profesionales y efectivos? Bueno, esa es una habilidad esencial que puede hacer que tu éxito o fracase. Por eso, en esta publicación, compartiremos nuestros mejores consejos y herramientas para escribir ¡un correo electrónico profesional que obtendrá resultados! 

Para empezar, empecemos con una pregunta: ¿Qué separa un correo electrónico amateur de un correo electrónico verdaderamente profesional? 

Todo se reduce a unos pocos elementos clave: una línea de asunto clara, un saludo y cierre adecuados, un contenido bien estructurado y una presentación pulida y sin errores. 

Un correo electrónico profesional transmite competencia y genera confianza con sus colegas, clientes y socios comerciales. Los correos electrónicos mal escritos, por otro lado, pueden provocar malentendidos, dañar las relaciones y perder oportunidades. ¡Ay! 

Entonces, ahora que sabemos lo que hace que un correo electrónico sea profesional, ¡analicemos estos elementos aún más para que puedas empezar a mejorar tus habilidades de redacción de correos electrónicos!

Creando la línea de asunto perfecta

El asunto de tu correo electrónico es como el titular de un artículo de periódico: ¡determina si alguien se molestará en abrir y leer tu mensaje! 

David Ogilvy, la leyenda de la publicidad, dijo una vez: «En promedio, cinco veces más personas leen el titular que el cuerpo del texto».  

El mismo principio se aplica a las líneas de asunto de los correos electrónicos. 

Para lograr el máximo impacto, mantén tu línea de asunto concisa y específica. Evita frases vagas como «Actualización importante» o «Pregunta rápida».  

En su lugar, resuma el tema clave, como «Detalles del lanzamiento del Proyecto X» o «Reprogramación de la reunión con clientes del viernes».  

Consejo profesional: ¡Resiste la tentación de usar mayúsculas o signos de puntuación excesivos!

Esto es especialmente cierto cuando se envía un correo electrónico formal. La puntuación excesiva a menudo resulta poco profesional y genera spam.

Dominar los saludos y cierres profesionales por correo electrónico

¿Alguna vez te has preguntado si abrir tu correo electrónico con «Hola John» o con «Estimado Sr. Smith»?

Los saludos por correo electrónico pueden ser complicados, especialmente en un contexto empresarial con destinatarios de diversos orígenes culturales.  

En caso de duda, escribe en un correo electrónico formal «Estimado [nombre]» para las comunicaciones iniciales.

A medida que la relación se desarrolla, puedes hacer la transición a un saludo más relajado, como «Hola [nombre]», si lo consideras apropiado.

Del mismo modo, incluye siempre una firma profesional antes de la firma del correo electrónico. «Saludos cordiales» es una opción segura y versátil.  

Otras opciones incluyen «Sinceramente», «Gracias» o «Saludos cordiales», según el contexto y la relación.  

Evita las firmas de correo demasiado casuales, como «¡Más tarde!» o «XOXO» en un correo electrónico empresarial.

Redacción de contenido de correo electrónico claro y efectivo

Ahora podemos ir al meollo de tu correo electrónico: el contenido del cuerpo. Nuestra regla de oro es: KISS: ¡que sea breve y simple! Los profesionales ocupados aprecian los correos electrónicos que son concisos y fáciles de digerir.

Estructura tu mensaje de forma lógica con una apertura que proporcione contexto, una sección central con los detalles clave y un cierre con una llamada a la acción clara. Usa párrafos cortos y agrega interés visual con viñetas, negritas y espacios en blanco. Esto hace que tu correo electrónico sea más fácil de escanear.

Revisa sin piedad para eliminar cualquier error ortográfico, gramatical o de formato. Estos problemas aparentemente pequeños pueden socavar su credibilidad. ¡Puedes obtener la extensión Grammarly para Chrome o revisar tus correos electrónicos a través de un servicio alternativo para detectar cualquier error!

De hecho, puedes copiar y pegar el correo electrónico de tu empresa en Chat GPT y pregunte a la plataforma si tiene algún error gramatical.

Por ejemplo, podrías preguntar: «¿Este correo electrónico profesional es lo suficientemente conciso?»

O podrías decir: «¿Cómo puedo mejorar mi llamado a la acción en este correo electrónico formal?»

A veces, en realidad ofrece consejos bastante sólidos.

La tecnología se puede utilizar para escribir mejor los correos electrónicos

La tecnología es tu aliada cuando se trata de agilizar tu proceso de correo electrónico y mejorar la calidad de tu escritura. Somos grandes fanáticos de las herramientas impulsadas por la inteligencia artificial que pueden convertir tus reuniones y conversaciones grabadas en plantillas de correo electrónico personalizadas. Nuestra favorita es la nuestra - Elenca magia.  

Sube tu llamadas de ventas, seminarios web, y en realidad cualquier archivo de audio o vídeo, y generarás al instante una transcripción que podrás usar para escribir tus correos electrónicos. 

Esto garantiza la coherencia de los mensajes y la voz de la marca, a la vez que ahorra tiempo. ¡Habla de eficiencia!  

Y si te cuesta saber las palabras perfectas para usar, visita Thesaurus.com. Estas herramientas son salvavidas, pero recuerda que no hay nada que pueda reemplazar el juicio humano. Revisa siempre tus correos electrónicos por última vez antes de enviar.

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Errores comunes de redacción de correos electrónicos profesionales que se deben evitar

Incluso los usuarios de correo electrónico experimentados pueden ser víctimas de algunos errores de escritura comunes. Estos son algunos a los que debes prestar atención: 

— Omitir la línea de asunto o usar una línea vaga e irrelevante

— Sin incluir un saludo

— Escribir párrafos largos e incompletos sin ningún tipo de formato

— Añadir demasiadas frases repetidas

— Usar un tono inapropiado (demasiado casual o demasiado rígido y con mucha jerga)

— No corregir y enviar un correo electrónico plagado de errores ortográficos

— Pulsar «responder a todos» innecesariamente o hacer tonterías a personas irrelevantes

— Recibir mal el saludo del correo electrónico o el nombre del destinatario 

¡Evita estos pasos en falso y estarás bien encaminado hacia el dominio de la escritura de correos electrónicos!

Plantillas de correo electrónico para escenarios empresariales comunes

Tener una colección de plantillas de correo electrónico de referencia puede ahorrarle tiempo y garantizar la coherencia de sus comunicaciones profesionales. Aquí tienes dos ejemplos para empezar:

Correo electrónico de seguimiento después de una reunión

Asunto: Seguimiento de la discusión [tema de la reunión]

Estimado [Nombre]: 

Gracias por tomarse el tiempo de reunirse conmigo hoy para hablar sobre [el tema de la reunión]. Disfruté de nuestra conversación y espero con ansias [los próximos pasos o puntos de acción]. 

Como prometí, he adjuntado [documento o recurso relevante] para que lo revises. Por favor, avísame si tienes alguna pregunta o comentario. 

Saludos cordiales,

[Tu nombre]

Firma de correo electrónico (con cargo)

Correo electrónico de actualización del estado del proyecto

Asunto: Actualización de estado de [Nombre del proyecto] - [Fecha]

Hola [Nombre], 

Quería ofrecer una actualización rápida sobre el estado de [nombre del proyecto]. Esta es la situación en la que nos encontramos:

- [Hito o tarea completados]

- [Tarea en curso y fecha prevista de finalización]

- [Próxima tarea o hito] 

Por favor, avíseme si tiene alguna duda o si hay algo más en lo que pueda ayudarlo.

Gracias,

[Tu nombre]

Firma de correo electrónico (con cargo)

Etiqueta de correo electrónico para mensajes y respuestas grupales

Al enviar correos electrónicos a varios destinatarios o participar en hilos de correo electrónico grupales, es esencial seguir la etiqueta de correo electrónico adecuada para mantener la profesionalidad y evitar confusiones.

Uso de «Cc» frente a «Bcc»

¿Cuándo usas alguna de estas opciones para enviar correos electrónicos?

Usa «Cc» (copia exacta) cuando quieras incluir destinatarios que no necesariamente tengan que tomar medidas, pero que deben mantenerse informados. 

Usa «Bcc» (copia ciega) cuando necesites incluir a los destinatarios sin revelar sus direcciones de correo electrónico a todo el grupo. Esto es útil para mantener la privacidad o cuando se envía una lista grande por correo electrónico.

Administración de hilos de correo electrónico largos

No es necesario que todas las respuestas por correo electrónico incluyan toda la conversación. 

Cuando respondas a una cadena de correo electrónico larga, cita solo las partes relevantes del mensaje anterior para proporcionar contexto. 

Si el tema de discusión cambia significativamente, considera la posibilidad de iniciar una nueva cadena de correo electrónico con un asunto actualizado para evitar confusiones. 

Tenga en cuenta quién realmente debe incluirse en cada respuesta. Evite molestar innecesariamente a las personas que ya no participan en la conversación.

Adaptar tu correo electrónico a tu audiencia

Una solución única no sirve para todos cuando se trata de correos electrónicos profesionales. Es crucial tener en cuenta a tu audiencia y adaptar tu tono y contenido en consecuencia.

Tono formal versus informal

Usa un tono más formal cuando envíes un correo electrónico a alguien por primera vez, a un ejecutivo de alto nivel o a un cliente externo. Puedes usar un tono un poco más informal cuando envíes correos electrónicos a los colegas con los que trabajas habitualmente o con los que tienes una relación amistosa. 

En caso de duda, opte por la formalidad.

Considerar las diferencias culturales

También es fundamental tener en cuenta que los estilos de comunicación por correo electrónico pueden variar según las diferentes culturas. 

Por ejemplo, algunas culturas pueden preferir un estilo de comunicación más directo, mientras que otras valoran un enfoque más indirecto. 

Si no estás seguro de las normas culturales, investiga un poco o pídele orientación a un colega.

Lista de verificación profesional para escribir correos electrónicos

Usa esta práctica lista de verificación para asegurarte de que tus correos electrónicos sean pulidos y profesionales: 

1. Crea una línea de asunto clara y específica que resuma el propósito del correo electrónico

2. Use un saludo apropiado en función de su relación con el destinatario

3. Mantenga el contenido del correo electrónico conciso y centrado en el mensaje principal

4. Usa párrafos cortos, viñetas y formatos para mejorar la legibilidad

5. Mantenga un tono profesional durante todo el correo electrónico

6. Revisa los errores ortográficos, gramaticales y de formato

7. Cierre con una firma profesional e incluya su firma

8. Comprueba la lista de destinatarios y los archivos adjuntos antes de enviarlos

Siga esta lista de verificación y tendrá la seguridad de que sus correos electrónicos causarán una gran impresión y comunicarán su mensaje de manera efectiva.

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— Garantice una mensajería uniforme en todo su equipo colaborando en las respuestas por correo electrónico

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