Die besten Tipps für professionelles Schreiben von Geschäfts-E-Mails

Wussten Sie, dass ein durchschnittlicher Büroangestellter etwa 121 geschäftliche E-Mails pro Tag? Das ist eine Menge E-Mails zum Durchforsten! E-Mail ist zwar nach wie vor die wichtigste Art der Geschäftskommunikation, aber es reicht aus, mit E-Mails Schritt zu halten, um jedem Kopfschmerzen zu bereiten. 

Und professionelle, effektive E-Mails verfassen? Nun, das ist eine wichtige Fähigkeit, die über Ihren Erfolg entscheiden oder nicht. Deshalb werden wir in diesem Beitrag unsere Top-Tipps teilen und Werkzeuge zum Schreiben eine professionelle E-Mail, die Ergebnisse bringt! 

Lassen Sie uns zunächst mit einer Frage beginnen: Was unterscheidet eine Amateur-E-Mail von einer wirklich professionellen E-Mail? 

Es kommt auf einige Schlüsselelemente an: eine klare Betreffzeile, angemessene Begrüßung und Abschluss, gut strukturierter Inhalt und eine ausgefeilte, fehlerfreie Präsentation. 

Eine professionelle E-Mail vermittelt Kompetenz und schafft Vertrauen bei Ihren Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern. Schlecht geschriebene E-Mails können dagegen zu Missverständnissen, beschädigten Beziehungen und verpassten Gelegenheiten führen. Autsch! 

Nachdem wir nun wissen, was eine professionelle E-Mail ausmacht, lassen Sie uns diese Elemente näher aufschlüsseln, damit Sie Ihre Fähigkeiten im E-Mail-Schreiben verbessern können!

Die perfekte Betreffzeile erstellen

Ihre E-Mail-Betreffzeile ist wie die Überschrift eines Zeitungsartikels — sie bestimmt, ob sich jemand die Mühe macht, Ihre Nachricht zu öffnen und zu lesen! 

David Ogilvy, die Werbelegende, sagte einmal: „Im Durchschnitt lesen fünfmal so viele Menschen die Überschrift wie den Fließtext.“  

Das gleiche Prinzip gilt für E-Mail-Betreffzeilen. 

Um eine maximale Wirkung zu erzielen, sollten Sie Ihre Betreffzeile kurz und spezifisch halten. Vermeiden Sie vage Formulierungen wie „Wichtiges Update“ oder „Kurzfrage“.  

Fassen Sie stattdessen das Hauptthema zusammen, z. B. „Einzelheiten zum Start von Project X“ oder „Neuplanung des Kundengesprächs am Freitag“.  

Profi-Tipp: Widerstehen Sie der Versuchung, nur Großbuchstaben oder übertriebene Satzzeichen zu verwenden!!!!!!

Dies gilt insbesondere beim Senden einer formellen E-Mail. Übermäßige Zeichensetzung wirkt oft unprofessionell und spammig.

Professionelle E-Mail-Begrüßungen und -Schließungen meistern

Haben Sie sich jemals Gedanken darüber gemacht, ob Sie Ihre E-Mail mit „Hi John“ oder „Dear Mr. Smith“ öffnen sollen?

E-Mail-Begrüßungen können schwierig sein, insbesondere in einem geschäftlichen Kontext mit Empfängern mit unterschiedlichen kulturellen Hintergründen.  

Im Zweifelsfall sollten Sie bei der ersten Kommunikation eine formelle E-Mail mit „Sehr geehrter [Vorname]“ verwenden.

Wenn sich die Beziehung entwickelt, kannst du zu einer entspannteren Begrüßung wie „Hallo [Vorname]“ übergehen, wenn es dir angemessen erscheint.

Ebenso sollten Sie Ihrer E-Mail-Signatur immer eine professionelle Abmeldung hinzufügen. „Mit freundlichen Grüßen“ ist eine sichere und vielseitige Wahl.  

Andere Optionen sind „Mit freundlichen Grüßen“, „Danke“ oder „Herzliche Grüße“, je nach Kontext und Beziehung.  

Vermeiden Sie zu beiläufige E-Mail-Abmeldungen wie „Später!“ oder „XOXO“ in einer Geschäfts-E-Mail.

Schreiben Sie klare und effektive E-Mail-Textinhalte

Jetzt können wir zum Kern Ihrer E-Mail kommen - dem Textinhalt. Unsere goldene Regel lautet: KISS — Keep It Short and Simple! Vielbeschäftigte Profis schätzen E-Mails, die präzise und leicht verdaulich sind.

Strukturieren Sie Ihre Botschaft logisch mit einer Einleitung, die den Kontext bietet, einem mittleren Abschnitt mit den wichtigsten Details und einem Abschluss mit einer klaren Handlungsaufforderung. Verwenden Sie kurze Absätze und sorgen Sie mit Aufzählungszeichen, Fettdruck und Leerzeichen für visuelles Interesse. Dadurch kann Ihre E-Mail besser gescannt werden.

Korrektorat, um Rechtschreib-, Grammatik- oder Formatierungsfehler zu beseitigen. Diese scheinbar kleinen Probleme können Ihre Glaubwürdigkeit untergraben. Sie könnten sich die Grammarly Chrome-Erweiterung besorgen oder Ihre E-Mails über einen alternativen Dienst laufen lassen, um Fehler zu erkennen!

Tatsächlich könnten Sie Ihre Geschäfts-E-Mail kopieren und einfügen in Chat GPT und fragen Sie die Plattform, ob es Grammatikfehler gibt.

Du könntest zum Beispiel fragen: „Ist diese professionelle E-Mail präzise genug?“

Oder Sie könnten sagen: „Wie kann ich meinen Aufruf zum Handeln in dieser formellen E-Mail verbessern?“

Manchmal bietet es tatsächlich ziemlich solide Ratschläge.

Technologie kann für besseres E-Mail-Schreiben verwendet werden

Technologie ist Ihr Freund, wenn es darum geht, Ihren E-Mail-Prozess zu rationalisieren und Ihre Schreibqualität zu verbessern. Wir sind große Fans von KI-gestützten Tools, mit denen Sie Ihre aufgezeichneten Besprechungen und Konversationen in maßgeschneiderte E-Mail-Vorlagen umwandeln können. Unser Favorit ist unser eigener - Castmagic.  

Laden Sie Ihre hoch Verkaufsgespräche, Webinare, und wirklich jede Audio- oder Videodatei, und Sie werden sofort ein Protokoll generieren, das Sie zum Schreiben Ihrer E-Mails verwenden können. 

Dies gewährleistet eine konsistente Botschaft und Markensprache und spart gleichzeitig Zeit. Sprechen Sie über effizient!  

Und wenn Sie Schwierigkeiten haben, die perfekten Wörter zu kennen, besuchen Sie Thesaurus.com. Diese Tools sind Lebensretter, aber denken Sie daran, dass menschliches Urteilsvermögen durch nichts ersetzt werden kann. Überprüfe deine E-Mails immer noch einmal, bevor du auf Senden klickst.

Verwandt: Schöpfen Sie das Potenzial Ihrer Vertriebs-Follow-up-E-Mail aus

Häufige Fehler beim Schreiben professioneller E-Mails, die Sie vermeiden sollten

Selbst erfahrene E-Mailer können einigen häufigen Fallstricken beim Schreiben zum Opfer fallen. Hier sind ein paar, auf die Sie achten sollten: 

— Die Betreffzeile überspringen oder eine vage, irrelevante verwenden

— Ohne Anrede

— Schreiben langer, weitläufiger Absätze ohne jegliche Formatierung

— Zu viele Run-On-Sätze hinzufügen

— Einen unangemessenen Ton verwenden (zu lässig oder zu steif und jargonlastig)

— Versäumtes Korrekturlesen und Senden einer E-Mail voller Rechtschreibfehler

— Unnötigerweise auf „Allen antworten“ drücken oder irrelevante Personen anklicken

— Die E-Mail-Begrüßung oder der Name des Empfängers wurden falsch verstanden 

Vermeiden Sie diese Fauxpas und Sie sind auf dem besten Weg, das Schreiben von E-Mails zu beherrschen!

E-Mail-Vorlagen für gängige Geschäftsszenarien

Mit einer Sammlung von E-Mail-Vorlagen können Sie Zeit sparen und die Konsistenz Ihrer professionellen Kommunikation sicherstellen. Hier sind zwei Beispiele, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern:

Folge-E-Mail nach einem Meeting

Betreff: Weiterverfolgung der Diskussion über [Thema der Sitzung]

Sehr geehrter [Name], 

Vielen Dank, dass Sie sich heute die Zeit genommen haben, mich zu treffen, um [das Sitzungsthema] zu besprechen. Ich habe unser Gespräch genossen und freue mich auf [die nächsten Schritte oder Aktionspunkte]. 

Wie versprochen habe ich [relevantes Dokument oder Ressource] zur Überprüfung beigefügt. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen oder Feedback haben. 

Mit freundlichen Grüßen

[Dein Name]

E-Mail-Signatur (mit Berufsbezeichnung)

E-Mail zur Aktualisierung des Projektstatus

Betreff: [Projektname] Statusaktualisierung — [Datum]

Hallo [Name], 

Ich wollte ein kurzes Update zum Status von [Projektname] geben. Hier sind wir:

- [Meilenstein oder Aufgabe abgeschlossen]

- [In Bearbeitung befindliche Aufgabe und voraussichtliches Abschlussdatum]

- [Bevorstehende Aufgabe oder Meilenstein] 

Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Bedenken haben oder ob ich Ihnen bei etwas anderem weiterhelfen kann.

Danke,

[Dein Name]

E-Mail-Signatur (mit Berufsbezeichnung)

E-Mail-Etikette für Gruppennachrichten und Antworten

Wenn Sie E-Mails an mehrere Empfänger senden oder an Gruppen-E-Mail-Threads teilnehmen, ist es wichtig, die richtige E-Mail-Etikette zu befolgen, um Professionalität zu wahren und Verwirrung zu vermeiden.

Verwendung von „Cc“ im Vergleich zu „Bcc“

Wann verwenden Sie eine dieser Optionen, um E-Mails zu versenden?

Verwenden Sie „Cc“ (Carbon Copy), wenn Sie Empfänger einbeziehen möchten, die nicht unbedingt Maßnahmen ergreifen müssen, aber auf dem Laufenden gehalten werden sollen. 

Verwenden Sie „Bcc“ (Blindkopie), wenn Sie Empfänger einbeziehen müssen, ohne deren E-Mail-Adressen der gesamten Gruppe mitzuteilen. Dies ist nützlich für den Datenschutz oder wenn Sie eine große Liste per E-Mail versenden.

Verwaltung langer E-Mail-Threads

Nicht jede E-Mail-Antwort muss Ihre gesamte Konversation enthalten. 

Wenn Sie auf einen langen E-Mail-Thread antworten, zitieren Sie nur die relevanten Teile der vorherigen Nachricht, um den Kontext zu vermitteln. 

Wenn sich das Diskussionsthema erheblich ändert, sollten Sie erwägen, einen neuen E-Mail-Thread mit einer aktualisierten Betreffzeile zu beginnen, um Verwirrung zu vermeiden. 

Achten Sie darauf, wer wirklich in jede Antwort aufgenommen werden muss. Vermeiden Sie es, Personen, die nicht mehr an der Konversation beteiligt sind, unnötig zu überhören.

Passen Sie Ihre E-Mail an Ihre Zielgruppe an

Es gibt keine Einheitslösung, wenn es um professionelle E-Mails geht. Es ist wichtig, dass Sie Ihr Publikum berücksichtigen und Ihren Ton und Inhalt entsprechend anpassen.

Formeller oder informeller Ton

Verwenden Sie einen formelleren Ton, wenn Sie jemandem, einer hochrangigen Führungskraft oder einem externen Kunden zum ersten Mal eine E-Mail senden. Sie können einen etwas informelleren Umgangston verwenden, wenn Sie Kollegen, mit denen Sie regelmäßig zusammenarbeiten oder mit denen Sie eine freundschaftliche Beziehung haben, E-Mails senden. 

Im Zweifelsfall sollten Sie auf die Seite der Formalität gehen.

Berücksichtigung kultureller Unterschiede

Es ist auch wichtig zu wissen, dass die E-Mail-Kommunikationsstile in verschiedenen Kulturen unterschiedlich sein können. 

Beispielsweise bevorzugen einige Kulturen möglicherweise einen direkteren Kommunikationsstil, während andere einen indirekteren Ansatz schätzen. 

Wenn Sie sich über kulturelle Normen nicht sicher sind, recherchieren Sie oder bitten Sie einen Kollegen um Rat.

Checkliste für das professionelle Schreiben von E-Mails

Verwenden Sie diese praktische Checkliste, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails ausgefeilt und professionell sind: 

1. Verfassen Sie eine klare, spezifische Betreffzeile, die den Zweck der E-Mail zusammenfasst

2. Verwenden Sie eine angemessene Begrüßung, die auf Ihrer Beziehung zum Empfänger basiert

3. Halten Sie den E-Mail-Inhalt kurz und konzentrieren Sie sich auf die Hauptbotschaft

4. Verwenden Sie kurze Absätze, Aufzählungszeichen und Formatierungen, um die Lesbarkeit zu verbessern

5. Behalten Sie während der gesamten E-Mail einen professionellen Ton bei

6. Korrekturlesen auf Rechtschreib-, Grammatik- und Formatierungsfehler

7. Schließen Sie mit einer professionellen Abzeichnung ab und fügen Sie Ihre Unterschrift bei

8. Überprüfen Sie vor dem Senden die Empfängerliste und alle Anlagen noch einmal

Wenn Sie diese Checkliste befolgen, können Sie sicher sein, dass Ihre E-Mails einen guten Eindruck hinterlassen und Ihre Botschaft effektiv vermitteln.

Maximieren Sie Ihr E-Mail-Potenzial mit Castmagic

Mit Castmagic ist es jetzt noch einfacher, Ihre aufgezeichneten Besprechungen und Diskussionen in gut gestaltete E-Mails umzuwandeln. So können unsere KI-gestützten Tools helfen:

— Transkribieren Sie Ihr Audio automatisch/Videoinhalte und markiere wichtige Punkte

— Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um schnell professionelle Folge-E-Mails zu verfassen

— Erstellen Sie benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen, die auf gängigen Themen aus Ihren Transkripten basieren

— Sorgen Sie für eine konsistente Botschaft in Ihrem gesamten Team, indem Sie bei E-Mail-Antworten zusammenarbeiten

— Füge eine persönliche Note hinzu, indem du Sprachschnipsel aus deinen Aufnahmen einbettest

Mithilfe der leistungsstarken Tools von Castmagic und Ihrer wertvollen Audio- und Videoinhalte können Sie Ihren E-Mail-Schreibprozess optimieren, für Konsistenz sorgen und Ihrer professionellen Kommunikation ein persönliches Flair verleihen. Verabschieden Sie sich von der lästigen manuellen Transkription und genießen Sie das mühelose, wirkungsvolle Schreiben von E-Mails! Testen Sie Castmagic hier kostenlos.

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