Les meilleurs conseils pour rédiger des e-mails professionnels

Saviez-vous qu'un employé de bureau reçoit en moyenne environ 121 e-mails professionnels par jour? C'est beaucoup d'e-mails à parcourir ! Bien que le courrier électronique reste le principal mode de communication d'entreprise, suivre le rythme du courrier électronique suffit à donner mal à la tête à tout le monde. 

Et rédiger des e-mails professionnels et efficaces ? Eh bien, c'est une compétence essentielle qui peut faire ou défaire votre succès. C'est pourquoi, dans cet article, nous allons partager nos meilleurs conseils et outils d'écriture un mail professionnel qui donnera des résultats ! 

Pour commencer, commençons par une question : Qu'est-ce qui distingue un e-mail amateur d'un e-mail véritablement professionnel ? 

Il se résume à quelques éléments clés : un objet clair, un accueil et une clôture appropriés, un contenu bien structuré et une présentation soignée et sans erreur. 

Un e-mail professionnel transmet des compétences et renforce la confiance avec vos collègues, clients et partenaires commerciaux. Les e-mails mal rédigés, en revanche, peuvent entraîner des malentendus, des relations endommagées et des opportunités manquées. Aïe ! 

Maintenant que nous savons ce qu'est un e-mail professionnel, analysons ces éléments plus en détail afin que vous puissiez commencer à améliorer vos compétences en matière de rédaction d'e-mails !

Élaboration de la ligne d'objet parfaite

L'objet de votre e-mail est comme le titre d'un article de journal : il détermine si quelqu'un va prendre la peine d'ouvrir et de lire votre message ! 

David Ogilvy, la légende de la publicité, a dit un jour : « En moyenne, cinq fois plus de personnes lisent le titre que le corps du texte ».  

Le même principe s'applique aux lignes d'objet des e-mails. 

Pour un impact maximal, veillez à ce que votre sujet soit concis et précis. Évitez les expressions vagues telles que « Mise à jour importante » ou « Question rapide ».  

Résumez plutôt le sujet clé, tel que « Détails du lancement du projet X » ou « Reprogrammation de la réunion client du vendredi ».  

Conseil de pro : Résistez à la tentation d'utiliser des majuscules ou d'utiliser une ponctuation excessive ! ! ! !

Cela est particulièrement vrai lors de l'envoi d'un e-mail officiel. Une ponctuation excessive est souvent perçue comme peu professionnelle et comme du spam.

Maîtriser les messages d'accueil et de fermeture d'e-mails professionnels

Vous êtes-vous déjà demandé si vous deviez ouvrir votre e-mail avec « Bonjour John » ou « Dear Mr. Smith » ?

Les messages d'accueil par e-mail peuvent être difficiles, en particulier dans un contexte commercial avec des destinataires d'origines culturelles diverses.  

En cas de doute, optez pour un e-mail officiel avec « Cher [prénom] » pour les premières communications.

Au fur et à mesure que la relation se développe, vous pouvez passer à un message d'accueil plus détendu, comme « Bonjour [prénom] » si cela vous semble approprié.

De même, incluez toujours une signature professionnelle avant la signature de votre e-mail. « Cordialement » est un choix sûr et polyvalent.  

Les autres options incluent « Cordialement », « Merci » ou « Cordialement », selon le contexte et la relation.  

Évitez les signatures par e-mail trop informelles, comme « Plus tard ! » ou « XOXO » dans un e-mail professionnel.

Rédiger un contenu clair et efficace dans le corps d'un e-mail

Nous pouvons maintenant passer à l'essentiel de votre e-mail, à savoir le contenu du corps. Notre règle d'or est la suivante : KISS, restez bref et simple ! Les professionnels pressés apprécient les e-mails concis et faciles à digérer.

Structurez votre message de manière logique avec une ouverture qui fournit le contexte, une section centrale avec les principaux détails et une clôture avec un appel à l'action clair. Utilisez de courts paragraphes et ajoutez un intérêt visuel à l'aide de puces, de caractères gras et d'espaces blancs. Cela rend votre courrier électronique plus facile à scanner.

Relisez sans relâche pour éliminer toute erreur d'orthographe, de grammaire ou de mise en forme. Ces problèmes apparemment mineurs peuvent saper votre crédibilité. Vous pouvez obtenir l'extension Grammarly Chrome ou envoyer vos e-mails via un autre service pour détecter les erreurs !

En fait, vous pouvez copier-coller votre e-mail professionnel dans Chat GPT et demandez à la plateforme s'il y a des erreurs grammaticales.

Par exemple, vous pourriez demander : « Cet e-mail professionnel est-il suffisamment concis ? »

Ou vous pourriez dire : « Comment puis-je améliorer mon appel à l'action dans cet e-mail officiel ? »

Parfois, il offre en fait des conseils assez solides.

La technologie peut être utilisée pour une meilleure rédaction d'e-mails

La technologie est votre alliée lorsqu'il s'agit de rationaliser votre processus de courrier électronique et d'améliorer la qualité de votre rédaction. Nous sommes de fervents fans d'outils basés sur l'IA qui peuvent convertir vos réunions et conversations enregistrées en modèles d'e-mails personnalisés. Notre préféré est le nôtre - Castmagic.  

Téléchargez votre appels de vente, webinaires, et vraiment n'importe quel fichier audio ou vidéo, et vous générerez instantanément une transcription que vous pourrez utiliser pour rédiger vos e-mails. 

Cela garantit la cohérence des messages et de la voix de la marque tout en faisant gagner du temps. Parlez d'efficacité !  

Et si vous avez du mal à trouver les mots parfaits à utiliser, consultez Thesaurus.com. Ces outils peuvent sauver des vies, mais n'oubliez pas que rien ne remplace le jugement humain. Révisez toujours vos e-mails une dernière fois avant de cliquer sur Envoyer.

Connexe : Exploitez le potentiel de votre e-mail de suivi des ventes

Erreurs professionnelles courantes à éviter lors de la rédaction d'e-mails

Même les expéditeurs chevronnés peuvent être la proie de certains pièges courants en matière d'écriture. En voici quelques-unes à surveiller : 

— Ignorer la ligne d'objet ou utiliser une ligne vague et non pertinente

— Sans mention de salutation

— Rédaction de longs paragraphes décousus sans aucune mise en forme

— Ajout d'un trop grand nombre de phrases

— Utiliser un ton inapproprié (trop décontracté ou trop rigide et plein de jargon)

— Absence de correction et envoi d'un e-mail truffé de fautes d'orthographe

— Appuyer sur « Répondre à tous » inutilement ou mettre en contact des personnes non pertinentes

— Mauvaise saisie du message d'accueil ou du nom du destinataire 

Évitez ces faux pas et vous serez sur la bonne voie pour maîtriser la rédaction d'e-mails !

Modèles d'e-mails pour les scénarios commerciaux courants

Disposer d'une collection incontournable de modèles d'e-mails peut vous faire gagner du temps et garantir la cohérence de vos communications professionnelles. Voici deux exemples pour vous aider à démarrer :

E-mail de suivi après une réunion

Objet : Suivi de la discussion sur [sujet de la réunion]

Cher [Nom], 

Merci d'avoir pris le temps de me rencontrer aujourd'hui pour discuter de [sujet de la réunion]. J'ai apprécié notre conversation et j'ai hâte de suivre [les prochaines étapes ou mesures à prendre]. 

Comme promis, j'ai joint [document ou ressource pertinent] pour votre examen. S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez des questions ou des commentaires. 

Cordialement,

[Votre nom]

Signature électronique (avec intitulé du poste)

E-mail de mise à jour de l'état

Objet : [Nom du projet] Mise à jour de l'état d'avancement - [Date]

Bonjour [Nom], 

Je voulais faire le point sur l'état d'avancement de [nom du projet]. Voici où nous en sommes :

- [Étape ou tâche terminée]

- [Tâche en cours et date d'achèvement prévue]

- [Tâche ou étape à venir] 

S'il vous plaît, faites-moi savoir si vous avez des inquiétudes ou s'il y a autre chose que je puisse faire pour vous aider.

Merci,

[Votre nom]

Signature électronique (avec intitulé du poste)

Etiquette des e-mails pour les messages de groupe et les réponses

Lorsque vous envoyez des e-mails à plusieurs destinataires ou que vous participez à des fils de discussion de groupe, il est essentiel de suivre l'étiquette appropriée pour rester professionnel et éviter toute confusion.

Utiliser « Cc » au lieu de « Bcc »

Quand utilisez-vous l'une de ces options pour envoyer des e-mails ?

Utilisez « Cc » (copie conforme) lorsque vous souhaitez inclure des destinataires qui n'ont pas nécessairement besoin d'agir mais qui doivent être tenus au courant. 

Utilisez « Bcc » (copie carbone invisible) lorsque vous devez inclure des destinataires sans révéler leur adresse e-mail à l'ensemble du groupe. Ceci est utile pour des raisons de confidentialité ou lors de l'envoi d'une longue liste par e-mail.

Gérer les longs fils de discussion

Toutes les réponses à un e-mail ne doivent pas nécessairement contenir l'intégralité de votre conversation. 

Lorsque vous répondez à un long fil de discussion, ne citez que les parties pertinentes du message précédent pour fournir du contexte. 

Si le sujet de discussion change de manière significative, envisagez de créer un nouveau fil de discussion avec une ligne d'objet mise à jour pour éviter toute confusion. 

Faites attention aux personnes qui doivent vraiment figurer dans chaque réponse. Évitez de vous adresser inutilement à des personnes qui ne participent plus à la conversation.

Adapter votre e-mail à votre public

Il n'y a pas de solution unique lorsqu'il s'agit de courriels professionnels. Il est essentiel de tenir compte de votre public et d'adapter votre ton et votre contenu en conséquence.

Ton formel ou informel

Utilisez un ton plus formel lorsque vous envoyez un e-mail pour la première fois à quelqu'un, à un cadre supérieur ou à un client externe. Vous pouvez utiliser un ton légèrement plus informel lorsque vous envoyez des e-mails à des collègues avec lesquels vous travaillez régulièrement ou avec lesquels vous entretenez une relation amicale. 

En cas de doute, privilégiez la formalité.

Prise en compte des différences culturelles

Il est également essentiel de savoir que les styles de communication par e-mail peuvent varier d'une culture à l'autre. 

Par exemple, certaines cultures peuvent préférer un style de communication plus direct, tandis que d'autres privilégient une approche plus indirecte. 

Si vous n'êtes pas sûr des normes culturelles, faites des recherches ou demandez conseil à un collègue.

Liste de contrôle pour la rédaction d'e-mails professionnels

Utilisez cette liste de contrôle pratique pour vous assurer que vos e-mails sont soignés et professionnels : 

1. Créez une ligne d'objet claire et précise qui résume l'objectif de l'e-mail

2. Utilisez un message d'accueil approprié en fonction de votre relation avec le destinataire

3. Gardez le contenu de l'e-mail concis et concentrez-vous sur le message principal

4. Utilisez des paragraphes courts, des puces et une mise en forme pour améliorer la lisibilité

5. Maintenez un ton professionnel tout au long de l'e-mail

6. Corrigez les erreurs d'orthographe, de grammaire et de mise en forme

7. Terminez avec une signature professionnelle et incluez votre signature

8. Vérifiez la liste des destinataires et toutes les pièces jointes avant d'envoyer

Suivez cette liste de contrôle et vous pouvez être sûr que vos e-mails feront bonne impression et communiqueront efficacement votre message.

Maximisez le potentiel de vos e-mails avec Castmagic

La transformation de vos réunions et discussions enregistrées en e-mails bien conçus n'a jamais été aussi simple avec Castmagic. Voici comment nos outils basés sur l'IA peuvent vous aider :

— Transcrivez automatiquement votre audio/contenu vidéo et mise en évidence des points clés

— Utilisez ces informations pour rédiger rapidement des e-mails de suivi professionnels

— Créez des modèles d'e-mails personnalisés basés sur des thèmes courants à partir de vos transcriptions

— Garantissez la cohérence des messages au sein de votre équipe en collaborant sur les réponses aux e-mails

— Ajoutez une touche personnelle en intégrant des extraits vocaux de vos enregistrements

À l'aide des puissants outils de Castmagic et de votre précieux contenu audio/vidéo, vous pouvez rationaliser votre processus de rédaction d'e-mails, garantir la cohérence et ajouter une touche personnelle à vos communications professionnelles. Dites adieu aux tracas de la transcription manuelle et bonjour à la rédaction d'e-mails facile et percutante ! Essayez Castmagic gratuitement ici.

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