Cómo grabar Google Meet: guarda y comparte tus llamadas

¿Alguna vez abandonaste una videoconferencia importante y te diste cuenta de que olvidaste la mitad de lo que se discutió? Los estudios demuestran que las personas olvidan aproximadamente el 50% de la información en una hora de una reunión y casi el 90% en una semana.

Ahí es donde la grabación de las llamadas de Google Meet se vuelve absolutamente esencial. 

Grabar tus sesiones de Google Meet resuelve el desafío universal de intentar tomar notas mientras participas en conversaciones, omitir acciones clave o desear poder compartir conversaciones importantes con miembros del equipo ausentes.

Ya sea que necesite crear materiales de capacitación, documentar decisiones críticas o simplemente tener una referencia confiable para revisarla más adelante, saber cómo grabar la reunión es invaluable en el entorno de trabajo remoto actual. 

En esta guía, te explicamos todo lo que necesitas saber sobre la grabación de las llamadas de Google Meet, desde entender los requisitos y los permisos hasta dominar el proceso de grabación en diferentes dispositivos y maximizar el valor de tus grabaciones.

Cómo entender los requisitos de grabación de Google Meet

Antes de grabar la reunión, aclaremos quién puede acceder realmente a las funciones de grabación en Google Meet. La capacidad de grabar depende completamente del tipo de cuenta de Google Workspace. Si utilizas una cuenta personal de Google gratuita, la función de grabación nativa no está disponible.

La función de grabación es exclusiva para las cuentas de pago de Google Workspace, incluidas las ediciones Business Standard y Plus, Education Plus y Enterprise, para los suscriptores de Google One con dos terabytes o más de almacenamiento. 

Incluso con la cuenta de Google Workspace correcta, el administrador de Google Workspace de tu organización debe haber habilitado la grabación en la consola de administración de Google.

Si tienes problemas para encontrar el botón de grabación cuando intentas grabar la reunión, ponte en contacto con tu administrador de Google Workspace para verificar tus permisos antes de una reunión importante. 

Los niveles de permisos son importantes para las grabaciones de Google Meet. Solo el organizador de la reunión o una persona a la que se hayan concedido permisos de anfitrión de forma explícita pueden empezar a grabar.

Los participantes habituales no pueden iniciar grabaciones a menos que el organizador les haya otorgado derechos especiales. Esta estructura protege la privacidad y garantiza que las grabaciones se realicen con la autorización adecuada del organizador y de todos los participantes.

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Grabación de tu Google Meet en el escritorio

Grabar una llamada de Google Meet en tu escritorio es sencillo una vez que sabes dónde buscar. Cuando te unas a una reunión o la inicies como organizador, haz clic en los tres puntos de la esquina inferior derecha de la interfaz de Google Meet.

Según la configuración de Google Workspace, verás «Grabar reunión» o «Administrar grabación». Si ves «Administrar la grabación», selecciónala, haz clic en el icono azul de Actividades y selecciona Grabación. 

Una vez que haga clic en «Iniciar grabación» para grabar la reunión, ¡se notificará automáticamente a todos los participantes! Esta notificación garantiza que todos los participantes de tu sesión de Google Meet sepan que se está capturando la conversación.

Esto sirve tanto de salvaguardia legal como de cortesía para los participantes. Verás un indicador rojo de grabación en la esquina superior izquierda, que te recuerda visualmente de forma constante que se está capturando la sesión. 

Para finalizar la grabación, el organizador o quien la haya iniciado puede hacer clic en «Detener grabación» en la misma ubicación o se detendrá automáticamente cuando finalice la reunión o todos los participantes abandonen la sesión de Google Meet.

Google Meet necesita tiempo para procesar el archivo. Por lo general, recibirás una notificación por correo electrónico en unas horas con un enlace a tu grabación, aunque, en ocasiones, el procesamiento puede tardar hasta veinticuatro horas. 

Dónde se almacenan las grabaciones de Google Meet

Todas las grabaciones de Google Meet se guardan automáticamente en la cuenta de Google Drive del organizador de la reunión en una carpeta dedicada llamada «Meet Recordings».

Esta carpeta de Google Drive se crea automáticamente la primera vez que grabas la reunión.

Simplemente navega hasta Google Drive y busca en «Mi Drive» para encontrar todas las grabaciones guardadas. 

Las grabaciones almacenadas en Google Drive incluyen vídeo, audio, imágenes de ponentes activos, presentaciones o pantallas compartidas e incluso un registro de conversaciones de chat. Esta captura completa en Google Drive garantiza que tengas un registro completo de todo lo que ocurrió durante la sesión de Google Meet. 

Los participantes que necesiten acceder a las grabaciones de Google Drive necesitarán permisos de uso compartido del organizador. El organizador controla quiénes de los participantes pueden ver, descargar o compartir el archivo. Si programaste tu reunión de Google a través de Google Calendar, el enlace de grabación se adjuntará automáticamente al evento del calendario, ¡para que los participantes puedan encontrarlo fácilmente más adelante!

Grabación de Google Meet en dispositivos móviles

La función de grabación nativa de Google Meet solo funciona en el escritorio. No puedes grabar la reunión con la aplicación móvil, ni siquiera con una cuenta de Google Workspace adecuada y con los permisos del organizador. 

Sin embargo, tanto los dispositivos iPhone como Android tienen capacidades de grabación de pantalla integradas que funcionan como una alternativa a la grabadora de pantalla.

• En Android, desliza el dedo hacia abajo para acceder a los ajustes del menú rápido y toca Grabación de pantalla para activar el grabador de pantalla del dispositivo.
• En el iPhone, desliza el dedo hacia abajo hasta el Centro de control y toca el botón Grabación de pantalla para usar el grabador de pantalla incorporado. 

¡Asegúrese de que su grabador de pantalla capture el audio!

• En Android, selecciona «Medios y micrófono» en la configuración de la grabadora de pantalla.
• En el iPhone, la función de grabación de pantalla debería capturar automáticamente el audio una vez habilitada.

Tenga en cuenta que el uso de una grabadora de pantalla consume los recursos de su dispositivo, así que asegúrese de tener suficiente batería y almacenamiento antes de empezar a grabar la reunión. 

Estos archivos de grabación de pantalla de tu grabador de pantalla se guardan en la galería o en la aplicación Fotos del teléfono, donde puedes subirlos a Google Drive manualmente o compartirlos directamente con otros participantes.

Métodos de grabación alternativos

A veces es necesario grabar la reunión sin las funciones nativas de Google Meet ni una cuenta de Google Workspace. El software de grabación de pantalla ofrece alternativas fiables cuando no tienes acceso a través de tu administrador de Google Workspace.

Herramientas como OBS Studio, Loom o las grabadoras de sistema integradas funcionan como opciones eficaces de grabación de pantalla. Los usuarios de Windows pueden presionar la tecla Windows más G para la barra de juegos de Xbox, mientras que los usuarios de Mac pueden presionar Shift-Command-5 para el grabador de pantalla de QuickTime Player. 

Estas herramientas de grabación de pantalla ofrecen más control sobre la calidad, el formato y las opciones de edición sin depender de los permisos de Google Workspace ni de la configuración de la consola de administración de Google. Sin embargo, la grabación de pantalla con estas herramientas crea archivos de mayor tamaño, requiere más potencia de procesamiento y hace que tú seas el único responsable del almacenamiento, en lugar de guardarlos automáticamente en Google Drive. 

Recordatorio importante: cuando grabas la reunión a través de la función nativa de Google Meet, se notifica automáticamente a todos los participantes. Pero cuando usas un software de grabación de pantalla como grabador de pantalla, ¡no proporciona esta notificación!

Como organizador o participante que utiliza la grabación de pantalla, siempre informa verbalmente a todos de que estás grabando antes de empezar. En muchas jurisdicciones, grabar sin el consentimiento de todos los participantes es ilegal, por lo que es fundamental para el cumplimiento legal.

Transformar las grabaciones en contenido procesable

Una vez grabada la llamada de Google Meet y guardada en Google Drive, el verdadero valor proviene de lo que hagas con ella. Tener el vídeo en Google Drive es útil como referencia, pero ¡imagina transformar al instante esa grabación en notas de reuniones, acciones, contenido para redes sociales y publicaciones de blog! 

Las plataformas basadas en inteligencia artificial pueden transcribir automáticamente tus grabaciones de Google Meet desde Google Drive y generar diversos recursos de contenido en cuestión de segundos. En lugar de pasar horas revisando manualmente las grabaciones, herramientas como Castmagic pueden tomar tu grabación de Google Drive y generar al instante actas de reuniones, acciones asignadas a participantes específicos, correos electrónicos de seguimiento, publicaciones en redes sociales, artículos de blog, materiales de formación y contenido orientado a los clientes, todo ello a partir de una única grabación de Google Meet.

Esta transformación significa que una llamada de Google Meet de una hora se convierte en docenas de valiosas piezas de contenido sin necesidad de transcribir o crear contenido manualmente. Transcripción automática con identificación del hablante es particularmente útil cuando varios participantes contribuyen, ya que te brinda una transcripción clara con cada participante etiquetado para facilitar la asignación de los elementos de acción y el seguimiento de la responsabilidad entre los participantes.

Comparta sus grabaciones de forma eficaz

Para compartir una grabación de Google Drive, ve a la carpeta «Meet Recordings» de Google Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo y selecciona «Compartir». Como organizador, puedes añadir direcciones de correo electrónico específicas de los participantes o generar un enlace para compartir. Presta atención a los niveles de permisos en Google Drive. Puedes conceder a los participantes acceso de solo lectura, permitir comentarios u otorgar derechos de edición. 

De forma predeterminada, las grabaciones de Google Meet en Google Drive tienen habilitadas las restricciones de descarga. Para permitir que los participantes descarguen contenido desde Google Drive, haz clic en «Compartir» y, a continuación, en «Avanzado» y desmarca la casilla que impide la descarga. 

Cuando compartas grabaciones con los participantes, agrega contexto para que los espectadores entiendan lo que están viendo. Incluye un breve descripción del propósito de la reunión, temas clave discutidos por los participantes o marcas de tiempo importantes. También puedes compartir resúmenes y elementos de acción creados automáticamente junto con el vídeo de Google Drive, ¡para que los participantes tengan múltiples formas de interactuar con el contenido!

Solución de problemas comunes de grabación

Si no encuentras el botón de grabación para grabar la reunión, verifica tu tipo de cuenta de Google Workspace y tus permisos. Ponte en contacto con tu administrador de Google Workspace y asegúrate de que haya habilitado la grabación en la consola de administración de Google. Asegúrate también de usar un navegador web actualizado: Google Meet funciona mejor con las versiones más recientes de Chrome, Firefox, Edge o Safari. 

Los errores de grabación en Google Meet suelen deberse a problemas de conexión a Internet o de almacenamiento insuficiente en Google Drive. Antes de grabar la reunión, comprueba el espacio de almacenamiento disponible en Google Drive. ¡Las reuniones grandes con muchos participantes pueden generar varios gigabytes! Si la grabación falla a mitad de la reunión, no hay forma de recuperar las imágenes perdidas, así que prueba la configuración de antemano. 

La mala calidad de grabación en Google Meet suele indicar restricciones de ancho de banda. Cierre las aplicaciones y pestañas del navegador que no sean necesarias, utilice una conexión a Internet por cable si es posible y colóquese en una zona bien iluminada con un ruido de fondo mínimo. Esto garantiza grabaciones de calidad para que todos los participantes puedan revisarlas más adelante.

Aproveche al máximo sus reuniones grabadas

La grabación de las llamadas de Google Meet no consiste solo en hacer copias de seguridad; se trata de crear recursos valiosos a partir de cada sesión con los participantes.

Considera la posibilidad de crear un repositorio centralizado en Google Drive organizado por departamento, proyecto o tema. De este modo, tus grabaciones de Google Meet se convierten en una base de conocimientos en la que se pueden realizar búsquedas para incorporar nuevos participantes y obtener referencias. 

Como organizador, usa convenciones de nomenclatura coherentes en Google Drive con títulos descriptivos que incluyan la fecha, el propósito de la reunión y los participantes clave. Extrae las transcripciones de tus grabaciones de Google Meet para mejorar la accesibilidad.

Las herramientas impulsadas por IA, como Castmagic, pueden generar automáticamente transcripciones precisas con la identificación del orador para cada participante, lo que facilita la búsqueda de información específica sin tener que ver grabaciones completas. 

Vea sus grabaciones de Google Meet como materia prima para la creación de contenido.

• Una sesión de estrategia con los participantes podría convertirse en una serie de publicaciones de blog.
• Una demostración del producto podría reutilizarse en vídeos de formación y documentación de ayuda.
• La historia de éxito de un cliente compartida por los participantes podría transformarse en un estudio de caso y contenido para redes sociales.

Las herramientas que generan contenido automáticamente a partir de tus grabaciones de Google Drive agilizan todo este proceso, lo que ahorra incontables horas y garantiza que extraigas el máximo valor de cada sesión de Google Meet. 

Empieza a grabar de forma más inteligente hoy mismo

Hemos cubierto todo, desde los requisitos de la cuenta de Google Workspace hasta los procesos de grabación, la administración del almacenamiento de Google Drive y la maximización del valor de la grabación. Si bien la posibilidad de grabar la reunión depende de tu cuenta de Google Workspace y de la configuración de administrador de Google Workspace en la consola de administración de Google, ¡el proceso real es sencillo una vez que tienes acceso! 

Recuerda: verifica los permisos con tu administrador de Google Workspace antes de las reuniones, informa a todos los participantes sobre la grabación, garantiza un almacenamiento adecuado en Google Drive y una conectividad estable, y piensa más allá de simplemente almacenar las grabaciones en Google Drive.

Considera cómo puedes transformarlos en contenido procesable que impulse la productividad. 

¡Ahora es el momento de pasar a la acción! Graba tu próxima llamada de Google Meet y disfruta de la tranquilidad de saber que se capturan todos los detalles. Tanto si eres el organizador que documenta las decisiones como si eres un participante que crea materiales de formación, las reuniones grabadas tienen un valor incalculable para la colaboración moderna.

Cuando estés listo para aprovechar todo el potencial de tus grabaciones de Google Drive, explora herramientas como Castmagic, que transcriben y transforman automáticamente tus sesiones de Google Meet en docenas de recursos de contenido, desde notas de la reunión a publicaciones en redes sociales—todo generado al instante a partir de tus grabaciones.

No dejes que desaparezca otra conversación importante con los participantes. ¡Pulsa el botón de grabación y maximiza cada conversación de Google Meet!

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